范欣婷

摘 要：近几年来，随着互联网技术的不断发展，我国信息化技术也得到了相应的发展，对我国各方面事业的思路转化起到了极大的促进作用。对于档案管理工作来说同样如此，随着信息技术的加入，效率较之以往有了巨大的提高。但是同时我们也应该看到，传统的人工管理的模式已经不能满足社会的需要了，档案管理工作的信息化发展和使用是如今档案管理工作的趋势，所以档案管理人员必须进一步转变思路，积极适应时代发展，提升自身素质，为进一步提高档案管理的质量积极努力。

关键词：档案管理;信息化;技术。

1 研究背景

档案管理的信息化是促进档案管理效率的重要方法，也是当今社会档案管理的趋势所在。目前关于档案信息化的表述有很多，并没有一个明确的定论，本文作者所理解的档案信息化管理是指国家档案有关行政管理部门的统一规划和领导下，针对档案管理活动中的一切行为，采用现代化的信息技术，不断实现档案信息管理的社会化和网络化，进一步加强档案管理的制度有效性，同时提高档案查找的速度。如今，档案管理的信息化管理成为社会发展中的一个举足轻重的因素，信息化正逐渐引起社会各方面的密切关注，为了紧跟时代的步伐，加快档案管理的信息化显得尤为重要。

2 档案管理工作信息化改革的难点

档案管理对于一个国家和行政单位来说，是非常重要的工作，其内部所储存的都是非常重要的资料，所以在进行改革的时候也要做到慎之又慎，不能影响到其原有功能的发挥。但是同时我们也应该意识到，原有的传统管理方式已经不再适用与当前的发展潮流，相对低下的管理效率已经无法跟上日益增多的工作内容。所以改革也是势在必行的。个人认为，阻碍档案管理工作的主要有以下几个方面的因素：首先，相关专业人才的匮乏，因为档案管理的工作内容非常重要，所以从事人员也要具备足够的专业性，保证在改革工作中不会对原有职能造成损害;其次，机构原有设备不足以支撑工作方式的转变，信息化改革的前提必须以设备更新作为前提;最后，意识层面的抵触，抵触的主要原因是对于信息技术安全性方面的考虑，我们说过档案管理的工作内容非常重要，但是如何能够保证在信息化变革的工作中保证自身工作不被泄露，是一定要考虑到的问题。

3 档案管理工作的信息化思路的转变

3.1 人才培养建设是关键

人才是促进社会不断向前发展的第一动力，所以要促进档案管理的信息化，就必须不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。由于我国信息化建设发展的时间并不长，所以在信息化方面的经验尚不充足，信息化人才相对匮乏。为了加快信息化的进程，必须尽早选拔一批信息化方面的储备人才来建设信息化。企业的信息化人才主要来自外部选拔和内部培养。首先，各个行业可以与相关高校进行有关方面的合作，成立高校学生实习基地，通过学生的实地锻炼，选拔优秀的人才留在企业，在关注自身企业可持续发展的同时，也为高校学生解决了就业问题。另一方面来说，企业可以针对内部已有的人才进行自我培养，这种培养方式相对高校人才选拔来说较为复杂，需要企业为人才培养发挥自身作用。一般情况下，企业多是寻找有关方面的专家为企业人才进行培训，通过学习进一步提高企业人才信息化的管理水平。不管是通过哪种形式进人才的吸收和培养，信息化管理的潮流是無法改变的，企业信息化人才队伍的建设必须抓在手上，这是为企业发展提供不竭动力的根本方法。

3.2 管理人员要不断提高自身技能

随着我国城市化进程的不断加快，越来越多的档案需要去保存和管理，许多外来人口的档案管理往往更加麻烦。传统的档案管理往往需要占用很多的存放空间，在进行人工核对时也容易出错，引发各种问题纠纷。档案管理的信息化就是将纸质的档案信息变为电子的信息管理，这样利用信息技术，不仅查找快速方便，而且几乎不需要占用办公室空间。档案管理的信息化已经应用到了社会的各个行业，为档案管理带来了极大的便捷，节约了社会管理成本，解放了劳动力。当然档案管理信息化也存在很多的问题，比如许多人对信息化存在安全疑问，担心信息泄露，表现出极大的不信任，不愿意使用信息化的档案管理模式;另外，大多数企业自身缺乏有关的信息化管理人才，无法进行档案信息化管理，所以，作为档案管理人员，我们必须适应时代的发展，与时俱进，不断转变自身管理观念，提升自身管理能力，尤其是要注重信息化技术的学习应用。信息化技术的学习是档案管理信息化的基础，如果不能有效掌握信息化技术，便无法承担档案管理的工作。社会要积极为档案管理人员提供良好的学习环境，加快档案管理人员自身管理能力的提升。信息化技术从无到有，需要一个发展的过程，所以全社会应该公共努力，争取早日实现档案管理信息化的全部普及。

3.3 信息化设备的完善健全

我们都知道，企业如果想要有效的完成工作，必须要有必要的工作工具和设备。目前，很多的档案管理部门对信息安都缺乏一个清晰的认识，他们并没有了解到病毒和黑客对电子档案进行攻击后所产生的危害，因此，政府有必要不断建立和完善信息安全体系（尉京明，2017）。传统的档案管理主要依靠人力，除了存放档案的书柜以外，基本不需要其他的设备。但是信息化的管理除了人力以外必须配备必要的信息化设备。这一方面需要政府和企业自身共同的努力。首先，政府要不断加大对信心管理系统的投入，逐步完善信息系统的功能，尤其是信息系统的安全防御功能。信息系统管理着社会人才的安全问题，人才信息泄露将引发巨大的社会问题，这是在信息化技术使用之前政府必须考虑的事情，只有进一步的完善电子信息管理系统，充分保证信息系统的安全性能，才能有效的促进档案管理信息化安全使用。另一方面，企业也必须要不断的加强对档案管理信息化工作的认识，积极的探索档案管理信息化的有效方法，通过不断的改变企业的管理手段，实现多元化的服务，进一步提高员工工作的体验感，降低企业员工的管理工作压力，真正实现档案管理信息化的作用，增强企业的市场竞争力。

3.4 社会要给信息化管理给予信任

社会不断发展的过程中都会出现波折，作为个人，我们要积极发现社会的发展趋势，积极适应社会发展的潮流，给予社会发展一定的信任。档案管理信息化技术在我国发展的时间并不长，人才上有所匮乏，技术上存在缺点，导致目前的安全性能方面无法取得广大民众的信任。但是随着信息化管理技术的不断发展，信息泄露的事件越来越少，档案信息泄露几乎没有发生过。近几年来，针对档案管理信息化过程中所暴露出的问题，政府制定了一系列有关档案信息化管理安全的规定和措施，不断的加强档案信息化管理的安全防控工作。企业作为用人单位的主体，也积极发挥自身作用，在部门使用信息化管理的过程中，不断加强企业人事的信息保密的措施，严格落实信息保护的有关制度规定，极大的促进了信息化管理的发展。

4 结语

社会前进的步伐不会停歇，企业发展的速度也不会减弱，随着大数据时代的来临，对于企业人事档案的管理将会变得越来越简单，档案信息化管理方式已经是大势所趋，为了处理保存日益增多的档案信息，我们必须使用并加快档案信息化管理的步伐，加快档案信息化管理的相关建设，通过多种方式培养信息化人才，积极构建安全的信息管理体系，完善档案信息化管理的相关制度，充分发挥信息化管理在当今社会各行各业的档案管理中的作用，提高社会及企业的工作效率。

参考文献

[1]尉京明.档案管理工作的信息化转变思路[J].中国管理信息化，2017，20（22）：184-185.

[2]杨茜茜.我国文件档案“双轨制”管理模式转型——澳大利亚政府数字转型政策的启示[J].档案学研究，2014（3）：9-13.

[3]冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009：62.