宋慧丽

摘 要：信息时代，办公室工作均采取系统化、智能化的办公模式，降低了劳动力，同时强化了工作效率，文书档案管理作为办公室中较为基础、复杂的工作，其工作内容复杂、工作量较大，传统的文书档案工作形式已经无法处理当前的工作任务，必然要在信息社会背景下，搭建信息技术工作平台，促使文书管理工作得到革新与创新。

关键词：信息社会背景;办公室;文书档案管理;工作;改革;创新

办公室文书档案管理，随着事业单位的激烈竞争计划而变得复杂起来，传统管理形式较为局限，事业单位应结合其未来的发展方向、目前重要的项目活动，找到文书档案管理的新型模式，注重信息设备的购进与维护，并在事业单位内部培养信息专业人才，高效运转档案资料，避免档案信息闲置无用，让文书档案发挥出重要的作用，调整文书档案工作形式，优化办公室工作状态。

1 办公室文书档案管理措施

1.1 建立事业单位文化档案网络管理体系

事业单位应重视档案文书的工作，不仅要安排合适的人才，专岗专职的展开工作安排，同时还应购进相应设备，进行网络维护，搭建好信息的载体，使得文书档案管理工作在事业单位中成为一个独立，且工作中与各个部门衔接的要点，事业单位应建立文书档案的管理体系，摒弃旧俗与复杂的工作流程，将工作步骤简化，工作中有轻重缓解之分，了解领导工作上的系列安排，事业单位未来的发展方向等，在网络管理体系下要求每名员工都跟紧事业单位的步伐，掌握信息技术工作形式，重整工作的计划，与传统纸质版文书管理形式有所不同，应注意保存安全性等新提出的问题，使得网络管理符合事业单位需要。

1.2 提高档案管理人员的素质及领导的重视程度

部分事业单位文书档案管理工作之所以一直得不到创新和改变，信息化空间的利用率低，追究其原因与责任，均与事业单位的领导对文书档案管理重视度不高有关，事业单位活动中通常会比较关注经济利益，而对于文书档案管理工作，将其归纳到后勤活动中，不仅不重视，且在人员安排上，也没有考虑到工作人员信息技术能力的问题，工作人员多具备长期的管理经验，但传统工作形式已经成为习惯，缺乏创新思考能力，事业单位应提高领导对文书管理工作的重视度，定期审查文书档案的存档、搜索便捷性、完整性，并将文档资料调用起来，结合事业单位正在运行的项目活动，调出其中可供参考的文档，传送到相应领导的收件箱中，同时注意文档传送的权限，避免资料的泄露，管理人员应加入事业单位绩效考核当中，提出相应的奖惩措施，激起文书档案管理工作中员工的创新积极性。

2 办公室文书档案管理工作面对的机遇

有助于事业单位获利。档案资料有助于事业单位回顾发展路径，寻求与市场环境相符合的事业单位资源，为事业单位项目活动提供文书建议，档案中应进行区域、结构划分，可根据事业单位领导提出的要求、任务活动中的重点目标，分析锁定档案，并抽调出与之紧密关联的档案内容，以便于事业单位的领导作出正确决策，同时可将事业单位在高速前进中存在的历史遗留问题及时解除，降低事业单位活动中的风险。

3 办公室文书档案管理工作面对的挑战

3.1 文书档案管理缺乏相应的规章制度

事业单位在信息社会背景下，虽然展开了信息技术为基础的档案管理新型模式，但信息的利用率不高，当那管理人员未构建适应信息形式的规章制度，一旦出现信息泄露、人为篡改、信息缺失的问题难以追责，找不到工作中失误的痕迹，更是无法及时的补充资料，也无法避免第二次问题的重复发生，长此以往，文书档案管理工作不分轻重，工作存在滞后性，员工容易消极怠工，在绩效的考核上，更是无法分辨每个人的功过，甚至出现随意调取资料和替换资料的严重问题发生。

3.2 文书档案管理的安全指标不高

信息化空间开通后，文书档案的危险问题层出不穷，设备上的档案保存密码锁容易解开，档案室工作人员随意出入，部分已经离职的领导仍旧能够输入账号调取其中的资料随意查看，不能进行后台监管，档案的编号、类别划分也不够仔细，与事业单位的工作形式相冲突，在查询资料时难以快速的将相关内容调取出来，容易打乱已经排好的档案次序。

4 办公室文书档案管理工作的相应要求

4.1 构建信息专属管理制度

应在纸质版与电子版的档案管理中，构建属于信息模式的专属制度，如分析事业单位的活动规律，要求分类形式，进行相应的编号处理，可按照年限、重要性等设置编号，简化文件名，一些较为陈旧的文件，不经常取用的文件，应创建只读模式，方便领导在查阅时读取信息，但不能改动信息，与事业单位保密项目关联的资料，应设置有查阅权限，且一旦有人登陆系统查询与调取信息，必然有消息通知与安全警告，发送到管理人员的电脑、手机终端，这样方便管理人员外出活动时，也能随时监察系统。

4.2 要不断提升档案管理者的素质

事业单位应为工作人员提供培训学习的机会，可公费档案管理人员学习信息技术，在招聘新员工时，应优先选择信息技术能力较强、管理经验丰富的人员，开展档案管理的会议讨论，定期进行问题整理与分析，找寻创新对策，对于提出可行性意见的员工应试行，若方法可行应给予奖励，重要档案应交给高层领导直接管理，或由部门项目执行人独立管理，保存在独立的硬盘中，定期进行文件资料的复盘，筛除重复的文件，对有缺失的文件进行补充。对档案管理人员进行评价，奖惩有度。

4.3 构建信息系统模式

档案管理子系统应实现编目管理、原文管理、档案检索、移交接收、档案保管、档案统计、档案借阅、档案编研等功能。可与事业单位的OA系统建立衔接机制，借助文件档案管理、查询利用、系统维护三大模块延伸出多项管理功能，应打通空间的局限，构建云端系统管理，大量存储档案资料，收录与整编信息中，应保障信息的完全，提供信息档案服务，逐步的提高信息编目速度，构建手动检索、信息自动检索等形式，并应相对的建立目录数据，搭建目录链接。

5 结束语

综上所述，文书档案管理中，应分析其与事业单位相关的机遇、挑战，调整事业单位档案管理形式，不断完善管理形式，创新管理思路，并在管理人员素质能力的提高下，实现对档案的不断创新。

参考文献

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