张晓燕?曹勤民?王彦龙?景万福

摘 要：信息时代数据的处理更加高效、快捷。在高校中，研究生教学档案是反应高校培养质量、提供研究生教育评估等项工作中最为重要的文件之一，怎样才能有效管理研究生教学档案，从而最大限度地实现研究生教学档案为高校和社会提供服务的功能，将是高校管理工作中非常重要的内容之一。

关键词：信息时代;研究生教学档案;管理

近年来，我国高新技术发展势如破竹，研究生教育规模不断扩大，高校研究生教学档案如仍运用传统的档案管理方法，则无法适应时代的发展。加强信息时代高校研究生教学档案管理，能够为高校的教学和科研工作提供支持，为高校积累丰富的教学经验。因此正确认识研究生档案的学术价值与特点，迎接信息化给档案管理工作带来的挑战，建成系统安全的网络档案平台，以人为本，规范管理体制，从而提高档案管理质量和效果。

1 分析高校研究生档案实现信息化管理的特点与价值

一直以来，研究生教学档案都是从招生、教学、科研等活动中直接形成的，涵盖了教學培养、科学研究、学术论文撰写等档案资料，是衡量研究生教学质量和培养效果的有价指标，汇集了前沿性、实用性科学技术理论成果，各项科研技术成果又可以转化为生产力并在实践中检验科研成果，进而为提升科研技术、助力科技兴国贡献力量，具有较高的学术价值和重要的保存价值。

2 信息化对高校研究生教学档案带来的挑战

1）经费存在缺口。足够的资金支持，可使研究生教学档案的信息化进展更加顺畅。目前，高校《研究生教务管理系统》的建设和开发，为研究生入学到毕业期间的基本教学数据实现电子化和高效利用的档案信息化平台奠定了基础，但是，先进技术的应用离不开各种电子设备的配套支持，后期系统的更新维护、菜单运行后的调整、设计开发的软件等问题，离开了资金投入均无法运行，势必降低数据库的使用效率。

2）安全技术至关全局。随着档案数量的不断增加和内容的不断丰富，研究生教学档案的信息载体形式也日益增多，特别是涉及研究生培养、科研成果等重要资料信息和数据的保密性，一旦发生泄漏或者被黑客攻击，将给高校甚至国家造成严重的损失[1]。因此，档案信息化管理不仅要建设好数据系统的开发，更要做好数据涉密和保护工作，规避非法访问、病毒侵入等风险。

3）档案管理人员素质有待提高。目前，高等学校配备了信息化档案管理的软、硬件设施，而兼具档案管理知识和网络信息技术的人才匮乏、在岗人员缺乏档案管理专业知识和管理技能、管理人员意识不到安全风险对档案工作的重要性、甚至无法完成信息化档案数据处理和归档等现象仍然存在，同时，在岗位上成长和不断成熟的渠道并不畅通，直接影响了研究生教学档案的管理质量和管理水平提升。

3 高校研究生教学档案管理应对策略

1）收集、整理研究生教学资料。收集、整理是档案管理的第一步。这是一个宽口径、多渠道、漫长而循环的过程，不仅需要研究生本人、教师导师、院领导、管理人员以及学校档案馆、研究生院等多方的参与、支持、指导和协助，还需要院所一线工作人员在平时工作中的随时或定期收集资料并结合集中与分散等多种形式，拓展档案收集整理的渠道、丰富院所档案室的资料内容，齐全完整地做好纸质版研究生教学档案的管理和服务，并为实现档案信息电子化奠定有价积累和支撑依据[2]。

2）规范档案标准化建设。档案的标准化，为现代化管理奠定了重要基础。建构一套符合教学规律、结合教学管理实际、简单易操作的研究生教学档案管理体系及标准，对于总结内容形式多样、具有一定教学周期（如硕士研究生三年、博士研究生四年的基本学制）的研究生教学档案形成特点和规律具有现实意义。比如，在实物管理中采取按问题分类、以年级立卷、封面编制卷内目录等切合实际、一目了然、节省人力与物力的方法，而录入系统后的电子数据则运用先进的软件技术、互联网等技术打通环节内容、完善保密界定、推进有序管理等，均不失为提高档案管理水平和利用率的科学手段。

3）加强档案信息的网络化与数字化建设。随着计算机技术和网络技术的不断深入，给高校信息资源扩大载体形式、丰富内容层次提出了更高的要求，高校依托互联网技术、摄影录像技术、数据库等技术手段，基本完成了研究生教学档案数据库的建设、拥有了高效并且专业特色突出的档案资源、加快了研究生教学档案网络化与数字化的进程、推动了科研成果的利用和推广、促进了档案服务的良好发展。然而，在资金支持有限情况的下，需要结合实际情况制定了长、短期相结合的建设方案，非重点硬件设施可不追求一步到位，并以高端服务器低档终端为指导原则逐步配置计算机等各种硬件，能满足高校档案管理不同岗位的工作需要即可。同时，要重视档案管理及互联网技术的复合型人才的引进和培训，通过自学、参加专业培训、岗位锻炼等方法推进懂专业、高学历、懂业务、会操作的高素质人员参与加强队伍建设，形成有效的网络化研究生教学档案数字系统助力[3]。最后，在资金筹集方面，高校的研究生院、各院所、档案馆等档案直接形成和管理的各部门，应发挥主观能动性，开拓思路、广开渠道，积极争取多方资金支援和项目自筹、申请国家专项资金等方法，最大程度地解决档案信息化建设中预算经费的难题和缺口。

4）拓展“以人为本”的社会化服务职能。“以人为本”是科学发展观的核心、是社会主义市场经济发展的基础，也是高校发展的基本要求。在高校的研究生教学档案管理中，应始终坚持将“以人为本”、全心全意为人民服务的精神和建立健全档案管理制度的规范化理念结合起来，做好充实档案资源和完善信息服务的体系构建，关注档案管理人员的专业培养、素质提升和发展空间，鼓励和激励他们为高校的研究生、教师、科研人员、管理人员以及社会等积极、创新地开展工作，并在法律准许、档案保管期限规定和资料可开放原则的基础上，积极协助有关部门筹备和举办研究生教学档案中有关科研技术开发、成果转化、人才培养模式等实物展览和网站信息宣传，变被动为主动地为高校和社会提供有价服务。

5）提高认识，理顺管理体制。提高对研究生教学档案的认识并加强管理，是高校教育教学改革发展和社会不断进步的需要，也是关乎高校研究生个人的学习、生活、科研、实践、评优、获奖等各项活动的原始记录，在高校、研究生本人、家长乃至社会的政治、经济、文化发展等方面起着不可估量的影响和作用。因而，要加强对依法治国、依制度办事的重要性认识，将建立健全科学、规范的档案管理制度作为首要任务，努力实现各项规章制度的环环相扣。其次，要不断完善研究生教学档案信息，认真核查档案资料的内容、载体、时间等与研究生的教育管理工作是否相接轨，及时开展档案资料的收集、整理、保管、利用等环节工作，做到准确无误;第三，要加强部门合作，理顺管理体制，真正将研究生培养过程中的各个管理流程相串联和并联，实现高校规划与指导全局、研究生院有针对性的通知安排、院所具体执行并做好收集、整理、移交档案馆等部门协调配合的机制运行和有效衔接。

4 结束语

信息时代，扩展研究生教学档案的资源量、将档案管理标准规范化、建成网络数字化档案信息平台，以及建立健全高校的档案管理运行体制和机制，不仅可以有效提升高校研究生教学档案的管理质量和服务效率，也是促进高校研究生教学档案科学化管理的发展方向和必然选择。

参考文献

[1]罗溪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2019（22）：122-123.

[2]张丹.信息时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2019（22）：140+142.

[3]代进.信息时代档案管理的研究[J].现代交际，2019（20）：139+138.