摘 要：近年来，档案价值的实现成为行业研究的重点，本文拟从信息化建设角度出发，探讨促进档案信息开发的有效措施，浅析信息化建设的意义，以期改变高校纸质学生档案管理“重藏轻用”的现状，挖掘档案利用价值。

关键词：高校学生档案;信息化建设;档案信息资源开发

我国著名的档案学家吴宝康教授曾说过：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，实现档案的自身价值”。高校学生档案作为一种特殊的信息资源，蕴藏着丰富的信息价值，如何开发利用好学生档案信息资源、挖掘档案利用价值是档案工作的当务之急。

1 高校学生档案信息资源开发现状分析

档案信息利用价值的开发，是体现档案工作的意义所在。然而由于缺乏普遍的价值认同、档案意识不强以及档案的“保密”、“机要”特性，档案信息资源开发工作始终停滞不前。

1.1 “重藏轻用”，档案信息资源开发严重不足

无论是档案管理者還是基层档案员普遍缺乏为档案用户提供的“利用需求”服务的意识，“重管理轻服务”的现象普遍存在。

目前，高校学生档案管理部门仍侧重实体工作，对建档、归档等基础业务工作较为重视，学生档案工作的出发点在于确保按期归档、确保一人一档、确保档案妥投，对档案信息资源的开发缺乏明显的认知。档案员的服务工作多停留被动地提供档案服务，如提供档案原件的查借阅、档案去向和档案目录查询;简单地依据档案原件提供复制件和出具证明等，缺乏主动了解信息需求的动力，提供档案编研服务能力和进行档案信息分析和价值挖掘的能力欠缺。

1.2 队伍建设滞后，档案员信息素养偏低

长久以来，学生档案工作始终处于边缘地带，档案工作队伍建设严重滞后。主要表现有以下单方面：首先，专职学生档案员配备不够，人员严重不足。其次，人员流动严重，导致档案工作缺乏积累，对于档案信息化建设工作无法实现深度参与。再次，专职学生档案员能够“走出去”参加档案信息化的培训和学习机会不多，导致他们对“档案信息化建设”缺乏明确的了解与认知、信息服务的能力不强、信息化处理水平不高。

1.3 重视不够，档案信息资源开发手段落后

2019年全国两会，“档案事业”写入政府工作报告。年内即将颁布的新修订的《档案法》中，增加“信息化建设”专章，对运用信息网络技术促进档案资源的共享共用、档案工作的数字化转型发展等提供法律支撑[1]，部分高校领导能够重视档案工作，能够有计划地、系统地组织档案信息资源的开发与利用。但大多数高校档案管理部门仍拘泥于传统思路与做法，对信息化建设的重视程度不够，信息化建设缺乏必要的制度保障和资金支持，软硬件设施的配置不高，档案库房现代化建设程度较低，档案信息资源地开发缺乏生机与活力。

2 以信息化建设为途径开发高校学生档案资源

2.1 高校学生档案信息化建设的内容

在当前档案工作电子化、数据化、智能化、精细化和多元化的信息生态环境中[2]，高校学生档案信息化建设主要指依托信息人才和档案专家、以信息网络为基础，通过建立学生档案数据库、开发和使用学生档案信息管理系统，实现档案信息的全面数字化、档案信息服务的智能化，促使档案工作由管理档案实体向管理档案信息资源的转变。

高校学生档案信息化建设是个过程性事务，当前信息化工作的重点在以下四个方面：

一是管理智能化：将学生档案管理办法和学生管理办法等细则嵌入到学生档案管理平台中，通过前端控制理论，实现建档提醒、归档提醒、归档材料鉴别、数据统计、信息检索等档案业务的自动化处理，具备学生成绩预警、违纪处分预警等学生管理的自动提醒功能。

二是工作网络化：借助网络信息技术，形成以高校档案管理部门为核心，档案形成部门为支撑的信息传输网络，打破各部门各自为政的局限性，优化资源配置，实现档案信息资源的共建、共享、共用，通过“数据整合”，形成“齐抓共管”的档案工作网络，实现档案工作部门的整体升级。

三是业务提质增效：通过前端控制，将学生档案管理办法、归档要求等细则内置到学生档案管理平台中，通过精细化的任务分解与归档材料要求的规范设置，从源头控制档案材料的生成质量，实现建档、归档工作的标准化与量化管理，实行线上采集学生档案信息，线下打印归档材料的“双轨制”，保质高效地完成档案业务工作[3]。

四是服务能力全面提升。全面数字化的学生档案工作将以数据化、可视化的方式集中呈现学生信息，通过“一站式”提供学生的个人信息、家庭信息、学籍信息、学业信息、奖惩情况、心理与身体健康情况、助学情况等，分析问题产生的根源、发现“背后的故事”，为针对性地开展工作、提高教育教学的质量和学生工作水平提供凭证和决策依据。

2.2 高校学生档案信息化建设的目标与方向

现阶段，高校学生档案信息化建设的目标应是全面深化学生档案工作与信息化的融合发展，将学生档案数据库或学生档案信息管理系统打造成学生综合信息资源库，使之成为一站式了解学生情况的窗口，为学院的各项工作的开展提供第一手的凭证资料和决策依据。

通过学生综合信息资源库，创新档案工作模式：实现档案实体工作到档案信息资源管理工作的转变;实现收集纸质材料到采集学生数据的转变;实现封闭式保管文档到档案信息资源共享共建的转变。

通过学生综合信息资源库，创新学生工作的方式与手段：通过将学生在校期间的表现与学生档案信息的生成紧密结合的工作模式，在丰富档案内容、使其学生档案更具个性化的同时，又能实现学生地自我约束与自我管理;最重要的是学生管理和教育教学部门可以综合各项数据分析特殊学生群体（如心理困惑型、学习困难型、经济困难型、单亲或孤儿、违纪学生、生理缺陷、网络成瘾、逃课、恋爱等）产生的根源、预估发展方向，为工作开展提供凭证与决策依据，并建立应对学生突发事件的防御机制。

综上所述，笔者分析认为高校学生档案信息化建设应牢牢把握“服务”方向，努力改变“重管理轻服务”的现状，将档案工作的出发点与重心落在为档案用户提供“利用需求”服务这一层面。比如通过信息技术手段和大数据分析工具，实现学生信息查询的“一站式”服务，提供了解学生的窗口;挖掘学生档案信息的利用价值;利用网络服务的快捷与便利，提供异地档案查询业务;通过开展档案编研，将档案资源转化为文化教育资源，并通过开展多种形式的档案主题宣讲发挥档案的育人价值等。

2.3 高校学生档案信息化建设的意义

通过信息化建设，不仅仅实现了学生档案工作的数据化与现代化，更重要的是建设过程中，提升了综合管理水平，促进学生档案工作与学生管理工作的良性循环发展。

首先，档案信息化建设为高校管理工作的开展提供第一手的凭证材料与决策依据。在档案管理系统中，学生档案信息资源既是学生在校期间综合表现的直观呈现，又是学生档案的基础数据，还是学生工作的结果与凭证。通过信息化建设，学生各项信息得以直观的展现在我们面前，通过综合分析学生信息资源库中的各项数据，高校管理部门可以“有的放矢”地开展工作，剖析问题产生的根源，寻求决策依据，建立应对学生突发事件的防御机制。再者，各归档单位都能生成最直接的学生档案信息，从而达到最直观的学生工作效果。以“奖惩信息”为例，它既是学生在校生活的如实记录、又是依据校纪校规处理的结果，更是高校各部门开展后续工作的依据。

3 促进高校学生档案信息化建设的建议

3.1 增强档案意识，提高档案信息化的认识

在信息化的档案工作网络中，做好学生档案工作不是一个部门的事，更不能凭一己之力，必须提高全员的档案意识，时刻提醒他们重档、归档和用档。首先，高校档案管理部门应更新观念意识，重视学生档案信息化建设的需求，摆脱传统思路与做法，充分利用现代资源、技术等有利条件，抓住信息化发展机遇，推動高校学生档案事业发展。其次，提升全员的档案意识，使他们从思想上重视档案工作，坚决执行档案管理制度，在学生档案管理系统中如实地记录学生在校期间的个人经历、德才能绩、学习和工作表现等，杜绝档案信息不严谨、不规范等问题。再次，通过新生入学、毕业生离校季和国际档案日展开多种形式的档案宣传，使学生了解到档案的重要性，提高档案归档工作的规范性。

3.2 高屋建瓴，制定档案信息化建设的总体规划

现阶段高校学生档案信息化建设仍处于基础建设阶段，档案信息化建设的侧重点在于制度建设、档案信息安全问题、数据库和管理系统的标准化程度、前端控制理论下档案工作的规范化程度、档案实体工作如何开展等问题。然后应逐步将工作重点转向档案制度的执行力度、如何通过档案工作网络实现档案信息的共建共享共用、如何实现学生档案与学生工作的同步管理、如何通过档案编研与宣传体现档案的功效、如何通过档案利用价值的挖掘提升档案地位等问题上来。

3.3 加强制度建设，促进档案信息化建设的规范化

截止目前，我国尚没有专门的法律法规来指导学生档案管理工作的开展，2008年颁布的《普通高等学校档案管理办法》提及学生档案工作的仅有两条：一是将学生类档案纳入高校档案管理部门的工作范畴;二是确定了学生档案的归档范围。因此，当前高校学生档案工作信息化建设的当务之急是要解决信息化建设的标准化问题：如通过制定符合校情的学生档案管理制度和档案人员培训制度、建立完善的档案管理评估考核指标体系和档案工作保障机制等， 以制度的形式来实现学生档案数据的采集、保存、利用等工作环节的规范化。

3.4 加强队伍建设，为信息化建设提供人才保障

档案员的业务素质水平是做好实体档案管理和保证信息服务质量的决定性因素，是实现信息化建设的规范化和标准化的关键。

首先，高校档案管理部门应加强对专职档案人员的培养，通过完善档案专业人员的职称评定体系，稳定人才队伍，激发档案人员的工作积极性。与此同时，还应积极地创造条件，给予档案员参加业务培训和档案信息化建设的学习机会与时间，提高档案员的信息化水平;其次，依托高校的人才优势，从高校信息部门和档案部门抽调技术骨干和专业人才组成专门的信息化建设工作队伍，专司档案信息化建设的各项工作[4]。

此外，高校学生档案信息化建设的还需要强大的资金支持作为其发展后盾，信息化建设需要配备专门的软硬件设施，包括采购学生档案信息管理系统、建成现代化档案库房等。

4 高校学生档案信息化建设的设想

目前我国高校档案信息化建设工作亟需制定统一的管理标准，通过开发普遍适用的高校学生档案信息管理系统，建成区域性的高校学生档案信息资源网络，然后逐步融合建成全国性的高校学生档案信息资源网，实现全国范围内的学生档案信息资源的共建、共享、共用，带来学生档案工作的新局面;实现真正意义上的学生电子档案工作的开展、实现毕业生电子档案网上转递工作的自动化等。然而，高校学生档案信息化建设起步较晚，加之高校学生档案信息化建设缺乏统一地规划与指导，高校学生档案信息化建设工作任重而道远。

参考文献

[1]http：//tv.cctv.com/2019/03/30/VIDEDbrC8M4LKF3bTKrLDAF8190330.shtml？spm=C45404.PS2uUdzI8xau.S28560.177  央视网报道

[2]薛四新，袁继军，杨艳.新技术环境下档案员技能探析[J].档案学通讯，2018（06）.

[3]任越.再论我国档案信息化建设的三个问题[J].山西档案，2017（01）.

[4]宋世叶.高校学生档案信息资源开发的新构架[J].兰台世界，2007（02）.

作者简介

沈玲，女，馆员，研究方向：档案信息化、档案管理。