李海燕

摘 要：随着我国社会经济的不断发展，”互联网+”的趋势在各行各业逐渐形成。电子档案已经逐步代替纸质档案成为单位人事管理、人员调动凭据的首要档案管理形式。与纸质档案相比，电子档案具有许多优点，但是不排除其面临着安全风险。电子档案管理面临的问题既有人为因素同时又有非人为因素，我们要正确区分，辩证分析，进而提出有针对性的解决方案。本文将探讨电子档案信息安全管理和技术措施，供读者参考。

关键词：电子档案;安全管理;技术措施

如何做好档案信息安全保障管理，提高专业能力，冲破垄断，保障档案信息安全，使电子档案能够长期安全、稳定、顺利的发展，已经成为时代发展的关注重点。

1 电子档案的独特性

电子档案的应用在生活中随处可见，不管是家庭、工作、学习都必然存在其中。电子档案之所以被现代人类所认同，是因为电子档案拥有独特的特性。例如，可以在不同的计算机内进行流转，可以与档案制作时期的载体进行分离，不拘束于传统纸质档案的邮寄形式。可以确保档案在流转过程中的绝对安全，避免数据流失。区别于纸质档案的流转方式，避免中间环节出现的问题。另外电子档案的数据内容可以进行实时更改和替换，这样一来，数据流转到另一方时，如果档案内的数据需要更改，可以根据指定内容区域修改，区别于纸质档案的必须重新覆蓋，以及数据更改不方便的问题。同时也保证了数据的实效性和精准性。

电子档案可以允许错误操作的发生，如果电子档案内的数据资料因为某些客观因素导致错误性删除，那么可以根据计算机技术在硬盘内进行复原恢复，避免麻烦的加大，区别于传统纸质档案，纸质档案如果因为意外操作导致档案原件丢失或者毁坏，那么必须耗费大量的人力物力资源才可以达成档案复原恢复，还不能保证恢复后的档案完整。电子档案最为重要的特点是易于保存性，电子档案的保存方式，要远远超过纸质档案保存的方法。电子档案的保存需要U盘、硬盘、云平台等现代化存储工具作为支撑，相对于纸质档案的保存环境来说，操作性降低，但是劣势是更容易被损坏。不过这一点瑕疵并不能使其应用性降低。相对于纸质档案保存环境需要的湿度、温度等条件，电子档案便利的保存方式引起人们的认同。

2 电子档案数据资料的安全性要求

数据信息安全是现代人追求的目标，在现代生活中，人们保存着各种数据，有些不愿意被人知晓的数据档案则需要妥善保管，以保证其不会丢失和被有心人窃取。

1）电子档案的机密性。电子档案可以确保数据资料的合法使用者任何意图的流转和更改，在电子档案的访问时，访问者需要验证身份，才可以进行数据的访问。

2）电子档案的真实性。电子档案内的数据信息进行流转时，需要核实档案来源的合法渠道，避免数据的混入。

3）电子档案的完整性。数据的流转和相互间的浏览是电子档案存在的主要作用，关注电子档案的相关人员浏览后，发生的改变和改变的内容，要看是否涉及数据的损坏，以保证电子档案的完整性。

以上三个条件是档案管理的重中之重。电子档案的管理一般都由计算机为工具来进行操作和部署。档案管理安全系统必须以涵盖以上三个条件为基础，从而实现档案的共享和信息数据的公开应用。在此期间，档案管理系统必须保证每个环节都要进行安全检修，发现并解决安全系统中的漏洞。

3 电子档案信息管理应采取的措施和建议

3.1 改善硬件设备提高工作效率

通过档案专属设备购入渠道，购买较为先进的计算机、扫描仪、存储介质等档案工作专用硬件设备。这样既可以提高工作效率，又可以加强图表与声像电子档案在入库存储时的清晰度，为以后的储存与检阅带来成效。特别是高端存储介质将会更好地保存备份的电子档案信息，一旦档案信息系统受到破坏或是电子档案信息丢失，我们就可以迅速地将存储介质中的备份档案信息重新导入电子数据库，保护档案信息系统的正常运行。

3.2 加强系统安全防护

寻找像OA、Ever、Do等大型档案系统制作公司，根据自己单位不同需要与要求来订制一套适用于自己的档案信息系统。这样可以增强档案信息系统在运行时的可靠性和专属使用性。购买正版的网络防护系统软件，这样可以加强档案信息系统在运行时加强对网络黑客和网络病毒对系统的入侵防御能力，有效抵制非法入侵，保护档案信息系统的正常安全运行。设定借阅人权限，通过借阅人权限来控制借阅人在查阅电子档案时的查阅范围。这样就可以更好地对一些具有保密性电子档案进行保护，以防信息外泄而带来巨大损失。借阅者要在系统中实名注册，并设定八位以上的字母与数字混合密码。每个借阅者只能登陆自己的用户名与密码，这样在档案信息系统的后台管理系统中，系统都可以对每个借阅者查阅的所有电子档案、登陆时间、登陆地点等相关查阅信息进行保存，并建立查阅信息档案，以便出现问题时可以准确知道借阅信息。

3.3 制定完善的档案信息系统的管理制度

根据运行档案信息系统的独特性，有针对性地制定相应管理制度。应从信息采集、信息审核、电子信息入存档案信息系统、电子档案查阅等环节制定相应工作步骤与规范性工作条例制度。设定专人专岗，特别是信息采集这个过程当中要设定双岗，针对所采集的信息进行严肃认真核实后，才可以将采集到的电子信息根据类别分存入库，这样才可以保确档案信息的正确性和有效性。对档案信息系统运行当中所使用到的硬件设备，制定相应的维护制度，定期对硬件设备进行全面系统维护。要增加对那些备份用的存储介质的日常维护，因为一旦档案信息系统出现问题，这些备份介质当中的电子档案信息就成了至关重要的唯一信息。因此日常对硬件设备的维护，即保证了档案信息系统的正常运行，也延长了硬件设备的正常时间。建立培训制度，定期对档案管理人员进行相应的技术培训，因为现在的档案信息系统管理人员，不但要掌握档案管理，还要具有一定的网络与计算机知识。定期培训可以让我们的管理人员掌握当下网络与计算机的硬件与软件技术知识，这样就可以在实际工作当中更好地提高工作效率，避免一些错误操作，维护好档案信息系统的正常运行，抵御网络黑客、网络病毒与计算机病毒对档案信息系统的侵害。

4 结束语

为了进一步保证电子档案信息的安全，企业应大力采用现金的管理模式和管理方法，针对现下电子信息档案中所存在的网络风险，进行全面的分析和研究，从而制定出对应的解决策略，妥善对其进行处理和补救。企业要确保企业档案电子信息的安全性和稳定性，体现电子信息安全管理技术的优势，就应该推行信息标准化、统一化的管理模式，通过硬件完成网络信息平台的建设，适应档案信息化管理的需要，注重档案科学的管理和服务理念，找准定位，提高综合实力，从而为实现档案信息共享创造良好的条件。

参考文献

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