刘素云

摘 要：事业单位档案管理的信息化与数字化建设是新时代背景之下，全方位提升单位办事效率的有效举措之一。档案管理的数字化能够有效促进单位与社会对档案进行合理化利用，进而促进单位管理能力的提升。本文主要对档案数字化的重要影响进行探讨，并提出现实存在问题的可行性对策，希望可以给广大事业单位提供有效的档案管理思路借鉴，以促进新时代事业单位的自身发展。

关键词：事业单位;档案数字化;管理;建设

影响事业单位档案的数字化管理建设的原因是多方面的，而经过对比分析之后我们发现存在于多个事业单位的共性原因有以下几点：档案管理制度不健全，资金设备技术等有所欠缺，工作人员档案管理专业素质较差。这些原因在各个上市单位当中普遍存在，对于档案管理的数字化建设有着十分巨大的阻碍作用，因此想要建设数字化档案首先就需要解决这几大问题。

1 数字化档案建设的必要性

1）符合社会发展趋势。事业单位与一般企业单位不同，它除了作为经济市场当中的一个主体之外，还在社会当中履行一定的特殊职能，并且与当地的经济发展与社会建设息息相关。事业单位的信息化水平提高能够有效提升该单位的办事效率，从而提升事业单位对于社会发展和经济发展的贡献度，并最终方便人民，提高整体生活条件。基于此，建设数字化的档案是事业单位对经济、对社会、对人民负责的要求，也是符合社会发展趋势和人民期望的事情。有效率的档案管理能够促使事业单位为社会各界提供更好的职能服务，在提升服务质量和服务效率的同时又能够减少本单位人员的工作压力，具有较大的社会效益。

2）提升管理水平的需求。现代化的科学技术发展给事业单位档案数字化提供了可能性，在外界诸多单位都开始采用深入的信息化数字化档案管理情况下，事业单位需要有跟得上时代的精神，不能作为时代浪潮下的被迫前行者，而应该成为主动出击者。建立数字化信息档案管理首要的任务是建立一个沟通群众和事业单位群的信息化平台，通过平台为民众服务、与各个相关部门进行沟通，这样的整合一方面方便了群众，另一方面也使得事业单位群在平台作用下进行信息整合，迅速发现服务灰色地带，扩大服务范围，改善服务质量。

3）档案管理效率提升的需求。档案管理数字化的最直接影响是对于管理档案的工作人员来说能够用更少的精力做更多、质量更好的工作。计算机的高效運算和数据处理能力是人力远不能及的，除此之外计算机的运算也能够避免人为工作当中的主观性失误，并且带来额外的查阅功能，综合来说降低原有的档案管理工作成本，提升整体档案管理效益。

2 当前事业单位档案数字化存在的问题

档案管理的数字化是指通过技术手段，例如纸张扫描、电子档案存储、检索功能完善等达到无纸化管理档案的目的。事业单位档案进行数字化之后能够进行高效的调用，但是就现在的情况看来建设过程当中还存在着比较突出的几项问题。

1）资金、设备、技术有所欠缺。资金、设备是进行数字化档案管理的基础，而技术则是实现数字化的必要手段。当这三个基础性建设要素欠缺时，档案的数字化建设将无法实现。部分事业单位的管理层人员对于档案的数字化建设管理不够重视，不能给予该项工作足够的支持，具体表现为没有充足的建设资金投入、未采用适合数字化档案管理工作的设备，对于具有相关技术的工作人员不够重视，导致在数字化档案建设的过程当中困难重重。

2）档案管理制度不够完善。制度的建设是一项工作开展的纲领性基础，相关制度的缺失是最关键的影响因素，没有制度为前提，档案管理数字化建设工作就无法展开。事业单位所制定的档案管理制度一般而言是针对传统的档案管理方式进行的，要想进行数字化建设则必须在原有基础上继续完善建设档案建设数字化的相关制度，明确档案管理当中的每一步人员职责和权利。在当前已有的制度之下，人员分工不明导致严重的工作懈怠、工作流程不清导致责任相互推诿、新技术的使用得不到制度层面的支持导致该项工作永远只能停留在表面。

3）相关人员专业素养需要提高。目前事业单位从事档案管理的人员大部分是按照传统的方法进行档案管理，即使仍旧需要技巧和专业知识，但是不能很好地与数字化档案建设相契合。事业单位的档案管理工作者是最后一项数字化建设工作的首要支持着和发动者，因此工作人员首先需要学习数字化档案管理建设的相关技能。另外在已有的工作人员队伍中，存在着一批不思进取、不愿改变现状的人，需要对这些人进行思想上的教育，培养他们的创新思想和责任态度，同时队伍里也应当注入新鲜血液。

3 实现事业单位档案管理数字化建设的应对方法

在我们步入一个以大数据和数字化、信息化技术为主进行科技创新的新时代，档案管理的数字化是顺应时代和社会发展的必然趋势，在这样的大背景之下，一味遵循传统的事业单位只会在新时代的浪潮之中不断被裹挟前行，而不能找到自身适合的发展方式，在时代不断发展的过程中取得有效利用发展成果，成为更加有效率、更加现代化的事业单位。为了避免上述情况发生，需要对事业单位档案进行有计划的数字化开发建设，提高档案的利用率，强化事业单位的服务能力。

1）完善事业单位档案数字化建设相关制度。制度建设是档案数字化建设的基础，想要切实地进行该项工作，首要条件是完善好相关制度。作为事业单位的管理层人员，应当具有前瞻性的眼光，即时转变自身思想认识，给予档案数字化高度重视，对于建设当中所需的资金、设备、人员等给予高度关注，保证建设过程中不出现资源缺失导致的停摆问题。另外在制度完善过程中还应当明确数字化的档案管理流程和职责，从制度层面给予数字化档案建设指导性意见。

2）积极运用现代化技术。事业单位的档案数字化建设工作的每一步都需要现代化信息技术的支持，在我国信息化技术发展成果颇丰的基础之上，事业单位可以利用信息化发展成果，帮助本单位进行档案管理的数字化建设。需要注意的是，事业单位的档案管理需要更高的保密性和信息安全性，因此在应用信息化技术进行工作建设的过程当中，应当密切结合本单位的档案特征建立管理信息系统，通过系统化建设保障信息安全与信息共享的功能。

3）人才培养。事业单位档案的数字化建设是一项崭新的工作，要求原有人员进行专业知识和技能的重新学习，出需要对本职工作的相关知识深入掌握之外，还需要对计算机技术有所了解，保证在日常工作当中能够熟练操作、进行简单的故障修复。人员的信息安全教育与工作责任感教育也十分重要，对于相对容易泄露的电子化信息，需要有高度安全意识与高度职业道德的人进行管理。

4 总结

事业单位的档案数字化建设是一项势在必行的工作，这项工作是在现代化背景下提升事业单位服务效率，扩大社会效益的重要工作。建设数字化档案需要制度层面的不断完善、物质层面的支持以及人才和技术层面的建设。落实相关解决措施，必然能够对档案数字化管理有重要的推动作用。

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