杨竞云

摘 要：新时期现代信息技术在推动国民经济与社会发展中发挥着重要作用，加快档案信息化建设步伐已经成为各个领域的共识，也在国家信息化建设中占有重要的地位。科研单位也要充分认识到档案信息化建设的意义，能够主动采取应对措施，解决当前档案管理工作中的问题，不断提升档案管理与利用的效率。本文将简述档案信息化的内涵，然后分析了科研单位档案信息化建设的现状，最后提出了新时期科研单位档案信息化建设路径。

关键词：科研单位;档案管理;信息化

在信息技术快速发展过程中，互联网逐步成为信息交流最为便捷的方式。科研单位承担着科研成果转化与科技服务的职责，随着各种数字化资料的形成，科研单位加快档案信息化建设进程已经势在必行。但是在传统档案管理模式下硬件设备落后，规章制度不完善，人员结构与工作方式等难以满足信息化建设要求。对此科研单位应该主动出击，为档案信息化建设提供更多支持，为科技发展提供更好的服务。

1 档案信息化的内涵

在科研单位档案信息化建设之前，应该对档案信息化建设内容有足够的了解，即在档案管理中充分应用信息技术，让档案信息资源得到有效的收集、整理、存储、开发与利用，不断提升档案数字化、信息化和规范化水平，也为档案信息资源的共享创造良好条件。在档案信息化建设过程中，档案管理模式将发生变化，由传统实体保管逐步转变为信息化服务。由档案信息化内涵可知，科研單位档案信息化建设主要包括档案信息资源建设、档案管理基础设施建设、应用系统建设、标准规范建设、信息安全保障体系建设及人才培养等内容。

2 科研单位档案信息化建设的现状

1）信息化建设程度不高。当前科研单位档案信息化建设工作体系不够完善，对档案管理人员很少积极整理与归档，导致档案管理工作显得非常被动，对科研部门送来的所有档案都进行信息化处理，让档案信息化工作流于形式[1]。档案管理人员自身主观能动性未能得到体现，很少有意识筛选出来档案中的部分内容，这样后期信息资源整合工作量将大幅度增加。此外，档案信息化建设对资金的要求较大，特别是在工作初期需要投入足够的资金，这样档案管理软硬件设施才能完善。且档案信息化建设见效周期很长，很多科研单位忽视了资金投入，认为这项工作会占据过多资金，从而档案所需各项软硬件设施不完善，档案管理工作环境也需要进一步完善。

2）管理办法与标准规范不明确。很多档案信息化建设仍然处于起步状态，虽然会保存科研工作中形成的电子档案，然而由于科研单位管理部门众多，所形成的电子文件格式结构未能统一下来，既不兼容与无法转化，管理难度较大。科研单位也缺少适合长期保存、备份电子档案的载体，容易在人力、财力和信息资源等方面出现浪费。这要求科研单位将档案信息化管理标准与规范确定下来，这样才能对档案管理部门形成约束，也在档案形成各阶段文件中体现作用。

3）档案管理人员综合素质有待提升。在以往纸质档案管理过程中，工作人员仅仅掌握了档案管理基础知识，能够保证做好纸质档案管理与利用工作。在科研单位推进档案信息化建设中，工作人员也必须学习计算机操作技能，能够有效应用网络及时。当然很多科研单位档案管理人员缺乏较强的计算机操作技能，不熟悉应用网络技术构建的档案管理网，也无法正确操作档案管理系统，让档案管理工作难以有效进行。也有的科研单位忽视了培训工作，造成档案管理人员知识结构变得老化，不能满足信息化建设的要求。由于档案管理人员综合素质偏低，缺乏必要的技术与技能，这严重制约了档案管理信息化建设。

3 新时期科研单位档案信息化建设路径

1）增强档案管理信息化建设意识。当前科研单位工作人员必须树立新的档案管理理念，满足信息时代为档案管理提出的要求，要在档案管理工作职能上进行扩大与调整，不断转变现代化服务方式，提高服务意识，通过对内挖掘和对外开放，保证档案服务水平实现提

升[2]。科研单位也需要将信息网服务利用起来，注重对农业科研信息化的传播，结合现有档案管理部门的情况，逐步形成辐射周边农村的档案信息共享体系，保证信息传递更加便捷与高效，让档案信息化资源真正实现共享。

2）增加投入，配齐设备。科研单位要想加快档案信息化建设的步伐，应该在资金上给予足够的保证，投入更多的基础性资源，将软硬件设施配置齐全，并引进更多的资金，保证更新改造的有效进行。在科研单位档案信息化建设的过程中，应该提高对办公自动化的重视程度，这样能够保证档案管理工作的水平与效率。科研单位要将先进计算机管理软件、扫描仪、刻录机、微缩复印技术以及静电复印技术等现代化设备利用起来，通过在基础设施上的完善，可以为科研单位大奥现代化档案信息网络奠定良好基础。

3）完善档案制度建设。科研单位在档案信息化建设中标准不够统一，已有档案管理制度无法满足档案信息化建设要求。科研单位要从实际特点出发，充分考虑到行业管理标准与经验，对相关标准

与制度进行统一与完善，这样档案信息化建设工作才能规范、有序进行[3]。科研单位要想对规章制度进行完善，应该做好以下措施：第一，加强数字化档案收集工作。通常在逻辑归档结束后，科研单位应该将所有归档电子文件集中下载至档案管理部门可脱机保存的存储介质上，将物理归档工作做到位。第二，加强数字化档案保管工作。要想避免信息出现丢失的情况，避免出现非法更改的问题，应该关注管理工作。第三，关注数字化档案利用工作。在文件制作与档案管理过程中，应该运用统一的系统软件，保证文件制作与编制检索工具同步进行。

4）加强技术研究，确保信息安全。科研单位应该构建完善的信息安全体系，这是档案信息化建设中的重要内容，需要在理论与技术等方面加大研究力度，保证信息安全风险水平实现提升，从而形成高效、安全的档案综合性数据库与网络服务平台[4]。第一，应该对局域网与外网进行隔离。第二，对档案信息化安全管理制度进行优化，完善档案查询流程。第三，在技术上做好防范措施，在档案公开查询服务过程中，应该运用防火墙、身份认证及密钥管理等手段，让档案信息系统可以正常运转。

5）提升档案管理人员综合素质。科研单位档案管理是一项专业而复杂的工作，档案管理人员既要求掌握扎实基本知识，也应该具备辨别科技信息与处理科技信息的能力，这也对档案管理人员知识结构与素养提出了更高的要求。科研单位应该定期开展对档案管理人员的培训工作，促使他们的知识结构不断优化，可以与本地高校加强合作，结合档案管理人员需求调整培训内容，或者是聘请档案领域专业开展讲座与技能培训，这也能帮助档案管理人员提升综合素质与专业能力，从而更好的胜任档案信息化建设工作。

4 结语

总之，科研单位只有将网络技术、计算机技术和信息技术充分利用起来，对文献检索信息进行总结，可以保证档案管理效率实现大幅度提升。档案管理人员应该增强自身的信息服务意识，树立信息系统化理念，对科研单位档案信息数字化与网络化紧迫性有足够的认识。这样才能真正将科研单位档案信息化建设作出重点工作内容，为今后档案信息开发与利用创造更好的条件。

参考文献

[1]李维艳，关嫚.科研事业单位档案信息化建设的对策[J].管理观察，2019（16）：56-57.

[2]刘蔚.浅析科技档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2018，21（22）：143-144.

[3]谭存民.浅谈如何加强事业单位档案信息化建设[J].办公室业务，2018（20）：86.

[4]朱秀娟.强化农业科研单位建设工程档案管理的思考[J].办公室业务，2018（06）：132.