王满

摘 要：在网络技术和信息技术的推动下，企业档案管理发生了新的变化，如何充分利用信息化的优势推动企业档案管理与服务模式的创新成为人们重点思考的话题。文章阐述了信息化环境下企业档案管理的作用，分析当前阶段企业档案管理存在的问题，并提出信息化环境下企业档案管理与服务模式创新的策略。

关键词：信息化;企业档案管理;模式创新

在信息化环境下，企业档案管理的重要性愈发凸显，为企业的发展和决策提供了重要的支持。和传统的管理模式相比，信息化为档案管理提供了更多便利条件，有助于提升数据信息的安全性、可靠性。面对信息化带来的优势，相关人员要注重档案管理与服务模式的创新，才能顺应当前阶段企业发展的潮流。基于此，笔者结合自身工作和学习经验，研究信息化时代企业档案管理与服务创新的对策，希望对提升企业档案管理效果有积极意义。

1 信息化对于企业档案管理的作用

1）有助于提升档案管理能力。信息技术为企业档案管理发展创造了更多便利条件，在网络技术和计算机技术的支持下，有效扩大了档案管理的范围，在管理内容和形式上更加多样化。传统的档案管理中，信息收集、存储和应用都需要消耗较大的人力、物力和财力，在信息化的帮助下，企业档案管理操作上更加简单，在很大程度上提升了档案管理的效率。可以说，提升企业档案管理信息化水平顺应了时代发展的潮流，对于提升档案综合管理能力有深远影响。

2）提高档案管理部门竞争力。对于档案管理部门来说，核心竞争力与档案具体规模和档案管理先进设备有着直接的关系，内部管理水平也是其极为重要的影响因素。如果管理人员具有较强的管理能力，但是在信息化利用上有所不足，必将对企业档案管理与服务产生负面影响。

3）有助于提升档案管理人员综合素质。在信息化背景下，对于企业档案管理人员的综合素质要求更高，不仅要具备档案管理的专业知识，同时还要灵活掌握计算机硬件和软件，为档案管理的收集、存储和应用创造有利条件。

2 当前阶段企业档案管理工作存在的问题

1）管理制度不健全。档案管理是一项复杂程度较高的工作，在进行管理时涉及内容较多，这无疑对管理制度要求更高。但是从实际情况来看，很多企业在开展档案管理工作时没有系统的制度，传统的工作方式效率较低，这与信息化背景下的档案管理存在很大出入。不仅如此，在信息化背景下，企业生产经营活动中产生的数据较多，传统的纸质管理方式效率较低，在存储和应用时面临诸多问题，对于档案管理与服务创新十分不利。

2）档案资源利用率低。档案管理理念对于整体管理质量产生较大影响。进入新世纪以来，互联网技术对各行各业产生了巨大影响，企业档案管理需要与时俱进，及时更新管理理念才能顺应时代发展潮流。但是，很多企业在档案管理工作开展时，没有充分认识到档案管理工作的重要性，仅仅将其视作记录信息，没有充分利用档案资源，体现不了档案在企业发展中的作用。对于大部分档案管理人员来说，档案管理就等同于档案收藏，同时为了保护档案，很少充分利用檔案，发挥档案的作用。甚至有些企业根本没有具体的档案管理部门，只是作为其他部门监管的工作，这种体制下档案管理人员可能只能完成基础的工作，对于创新工作没有更多是思考。在这种情况下，企业相关人员在档案利用会面临很多问题，比如档案资料不完整、信息可靠性不足、信息查找困难，不能为企业的经营和发展提供参考。

3）档案管理人员素质参差不齐。在信息化背景下，对于企业档案管理人员综合素质要求较高。但是，很多企业缺乏专业的档案管理者，且在整体素质上参差不齐，缺乏信息化方面的训练，操作计算机的能力较弱。要提升工作效能，要真正做到转变工作方式，上级管理部门需转变和创新管理理念。企业档案管理人员在实际工作中可以根据遇到的问题提出改进的方法和建议，再由上级部门将问题汇总，提出标准的改进方法。有些企业档案管理部门独立性差，创新管理开展条件不足。企业档案管理的创新离不开人才的治理，要强化管理人员专业知识和操作技能的培训，以全面提升档案管理的针对性和有效性。

3 信息化背景下企业档案管理与模式创新的对策

1）创新管理制度。科学的制度企业开展档案管理创新的前提，在信息化背景，企业应结合自身发展情况，建立健全档案管理体系，具体来说，主要从以下几个方面来进行：一是将档案管理纳入企业长期规划中，不断完善各项管理流程和规章制度，从而有效约束管理人员的行为规范;二是加大档案管理监督，从档案资料的收集、存储到后续利用，都要确保工作的开展满足企业规范要求，确保档案管理开展的科学性、规范性;三是明确档案管理人员的职责和权限，坚持谁出问题谁负责，提升档案管理人员工作的积极性和热情;四是强化档案管理部门与其它部门之间的联系，强化档案信息的沟通交流，形成系统的档案管理模式，提升档案信息收集和利用效率。

2）转变观念。信息化时代的到来对档案管理工作提出了更高的要求，因此领导人员应充分认清这一发展形势，并开展好如下工作：一是重视档案管理工作的开展，以确保档案信息的录入、分类存储等都满足要求，同时加大宣传教育，以保证每一位档案管理人员都能正确看待档案管理工作;二是加大投入，即投入足够的资金来购买先进的设备，因为在信息化环境下，事业单位处理的信息量非常大，唯有借助先进的设备，才能保证档案管理工作的质量和效率，同时还应加大在技术研发上的投入。

3）加大人才培养。在信息化背景下，要切实提升企业档案管理人员的综合素养，为档案管理质量和效率的提升做好铺垫。一方面，通过招聘工作责任心强、综合水平高的管理人员，为企业档案管理的开展提供源源不断的活力和动力;另一方面，加强企业档案管理人员理论知识和实践能力的培训，强化工作人员之间的沟通交流，共同提升档案管理综合能力;此外，选派优秀的管理人员出外深造，学习和借鉴先进的档案管理模式，为企业档案管理和创新提供参考。

4）创新管理方法。企业在开展档案管理时，要充分利用信息技术的优势，不断创新管理方法。一方面，在档案信息收集和录入时，要注重先进技术的应用，可以融入图片、视频、音频等综合信息;在档案信息归类时，按照根据不同部门、不同年份、不同种类进行详细划分，方便档案信息的调用和查阅。比如：在开展创新管理时，应结合法律法规的实际情况，制定健全的档案管理工作体系，梳理好档案管理各项流程。同时结合企业职能分工、岗位设置等内容，确定档案管理方法的类别和具体需求，让档案管理系统与各专业工作的管理系统相连，形成的各类文件的电子件自动流转到档案管理系统。

5）重视安全管理。网络具有开放性的特点，在企业档案管理过程中，如果安全防范力度不足，很容易被不法分子利用，造成企业机密的泄漏，影响企业的综合竞争力。在这种情况下，要加强企业档案的安全管理，建立防火墙，注重身份认证技术的应用，同时加强计算机病毒的清理，不断优化网络安全系统，避免企业档案管理信息系统被盗用。

4 结语

总而言之，企业档案管理是一项综合性较强的工作，在信息化背景下，对于管理模式和工作人员的综合素质要求更高，企业经营者要充分认识到档案管理对于自身发展的重要性，健全档案管理制度，加大资金的投入力度，注重管理人员的培训，不断提升档案管理综合效率，为企业的长期发展提供可靠支持。

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