陶锌其

摘 要：档案信息化建设对学生、学校、社会百利无一害，但现实中受认知、历史因素影响，在档案信息化建设意识、管理措施、人员技能方面存在亟需解决的问题。可考虑从端正办学观念、完善档案管理的制度体系建设、加快档案管理人员的专业知识更新、增强档案管理人员的业务技能方面解决这些问题，完善高等学历教育继续教育（以下按原来简称：成人高等教育）档案管理信息化建设。

关键词：成人高等教育;档案;管理信息化;建设

1 成人高等教育档案管理工作信息化的意义

1）成人高等教育档案有效信息化管理，是促进成人高等教育提高效率的重要途径。自成人高等教育恢复和发展的八十年代至今已近四十年，其档案数量大量沉淀，不管是社会的不同需求主体查阅还是学术研究，使用效价越来越高，因而对档案管理工作提出更高的要求。当前信息化的发展已经成为社会发展的重要标志，成人高等教育档案是成人高等教育中重要的信息资源，对继续教育以后的發展以及学生的切身利益，具有非常重要的作用。

2）成人高等教育档案管理工作的信息化是成人自身发展的需要，以史为镜知兴衰，成人高等教育的档案对于自身的发展有着重要的作用。提高成人高等教育档案管理工作的信息化建设，可以对档案进行有效的分类管理，快速获取到要了解的历史信息，有效的节省人力、财力等的成本，提高档案管理的效率，为成人高等教育档案管理工作提供更大的帮助。

3）成人高等教育档案管理工作的信息化建设是满足社会需求的重要内容，高校成人高等教育的社会性决定其对社会的服务性。如果用传统的方法对信息资源进行查阅、整理、分析是比较复杂的、难以分析的，有的甚至是无法开展的，而信息技术的应用可以有效提升管理的效率。成人高等教育档案管理的信息化建设，可以有效提升成人高等教育的整体发展水平，促进成人高等教育朝着更加科学的方向发展，促进成人高等教育工作的现代化，更好适应社会发展趋势。

2 成人高等教育档案管理信息化中存在问题

2.1 办学理念的认知问题

成人高等教育在历史上对承办高校的财力、声誉贡献功不可没，但随着时间的推移、国家对教育投入加大以及社会对学校的评价似乎多从科研和规模角度为出发点，成人高等教育边缘化了。基于社会的这样认识，高校对成人高等教育的自身认知已成为因变量，不纳入学校整个体系中，缺少归口管理、职责不清，缺乏教学质量监督评价体系，只是作为创收的‘钱袋子存在。

2.2 档案信息化建设意识不足

基于第一点的认知，要指望不起眼、不能在汇报总结中出彩的档案工作能得到重视是很困难的。一是成人高等教育的真正发展始于八十年代中期，而且规模很小，所有信息一目了然，手工操作完全可以胜任。二是受早期“补偿教育”视觉的影响，认为成人高等教育仅是过渡性教育，不会很长（很多原985、211高校已停办是实证），不愿花费太多成本作这一快建设。三是当时的社会对这一块的查阅需求也小，进行信息化建设也是浪费。四是政策的制定者和执行者的认知局限，在继续教育管理信息化建设的过程中，由于这种个人意识的问题，制约了信息化建设的步伐。

2.3 管理措施缺失或混乱

基于认识的主观因素和客观实际，在继续教育档案管理信息化建设方面存在着管理措施缺失或管理混乱的现状。那些仅有短暂成人高等教育历史的学校基本没有这一块的建设。即便连续举办的高校在这块运行和建设的过程中存在着混乱的现象。教学相关环节的多头管理，权责不明导致继续教育档案管理信息化建设难以得落实和推进;档案管理无标准或标准不规范，影响了信息化建设的效果，不利于应用和维护管理;有的虽有投入，但项目的实用性不够强，主要作为摆设或向上级汇报政绩之用。

2.4 管理人员缺少信息化技能

所有信息化建设，档案管理信息化也不例外，需要人才来提供支持，离开了人才，信息化建设也难以真正地进行下去。而信息技术发展日新月异，相应的应用也在不断地发生变化，这对于人才提出了比较高的要求。而在高校中、这一领域的水平相对高及其以上人才，其本人大多宁可作专任教师，从学校角度也是希望这部分教师从教。对于继续教育管理来说，基于学校办学理念的偏差、管理示范、教师发展预期以及历史沉淀，从事继续教育的大部分教师难以快速地适应信息时代的需要，从而在信息素养方面存在很大的缺陷，甚至难以胜任继续教育基本信息化管理工作，更不用说档案管理信息化。

3 完善成人高等教育档案管理工作信息化措施

3.1 端正办学观念，大力推进教育信息化

教育的目标是质量，学校是核心。故学校对成人高等教育要有充分的认识，多借鉴发达国家经验，对成人高等教育未来发展充分思考，有远见地制定政策。首先，成人高等教育是高校的责任和义务。成人高等教育将长期存在，而且是向学习型社会转变的必经途径，不能简单地把成人高等教育看成是谋生出路，而应是促进人的自我价值的实现和人的全面发展的根本途径。其次，要把成人高等教育与学校的办学定位、总目标定位、培养目标定位、质量保证目标定位等一系列定位有机结合起来，这是整个高等教育发展的必然趋势。再次，大力推进整个继续教育的现代化和信息化，完善教育模式。只有观念正确了，成人高等教育档案管理工作信息化才有落实的前提。

3.2 充分认识、完善档案管理的制度体系建设

针对档案管理工作的各环节，建立健全一系列制度保障体系，进而实现管理制度化。对成人高等教育的档案管理从制度层面保障，学校应综合考虑，而不是由承担继续教育的部门思考，且也没有权限能落实。首先制定档案管理信息化奖励制度，特别是从职称晋升方面独考虑。其次完善档案管理人员的知识结构，提高其创新能力和业务水平，使档案管理专业技术人员的业务知识有进一步提高。第三，完善档案信息化管理措施。健全数字档案查询利用制度，维护档案数据管理制度，建立档案数据网络和信息设备维护使用制度，档案库房管理等制度。

3.3 加快档案管理人员的知识更新，提高理念

档案管理应以现代信息技术发展为理念，加快档案管理队伍的知识观念转变和知识系统建构。首先是全面培养档案管理人员的现代信息思维。通过培训、进修等途径，采用集中讲解与系统演示同步等方式，使档案管理队伍具备扎实系统的现代信息技术理论基础。其次是在实例中提升，通过学习现代档案学新概念、现代档案新理念、数字化背景下文件档案信息的长期保存等课程，促进档案管理人员的专业化和职业化发展。

3.4 提升档案管理人员的业务技能

档案管理工作具有专业性强、技术性强等职业特点，工作中的每一个程序都有一套专业的理论知识和技术方法，档案管理工作者只有充分了解和掌握这些专业的理论知识和方法，才能保证档案管理工作有效完成，所以档案管理人员应`练就扎实的档案专业素养。开阔的视野对于研究现代文化科学具有重要的时代意义，应对档案管理人员培养开阔的视野。信息开发技能是档案管理和处理电子档案信息所采用的各种现代高新技术，档案信息资源的开发和利用是档案管理工作的重要环节，档案管理人员应学习必要的信息开发技能。

参考文献

[1]耿莉.论当代信息技术在高校成人教育档案管理中的应用研究[J].中国多媒体与网络教学学报（上旬刊），2019.

[2]林晓.转型时期地方高校成人教育档案优化管理研究[J].中国管理信息化，2017.