任小英

摘 要：在知识经济时代，档案管理是办公室资料管理的主要方式，但现阶段档案管理方式较为滞后，采取有效的档案管理办法是时代发展必然的趋势。因为档案不仅能够记录历史，还能够某种程度上“预见未来”，为将来工作提供参考。随着社会的不断发展和进行，信息化档案管理受到诸多办公室人员的认可和推广。因此本文将探讨在信息化背景下，对于档案管理工的创新和改革。

关键词：档案管理;可持续发展;策略

办公室档案管理工作主要是对单位各项工作中产生的信息资料进行收集、整理、归纳、管理，通过档案管理工作能够直接反映出事情的发展过程以及结果，使档案管理能够在单位的发展中起到重要的依据。在现代化的发展中，档案管理工作要跟上时代的发展，并不断创新，在体现自身价值的同时提高整体的工作效率。

1 办公室档案管理可持续发展的重要性

在办公室工作中，档案管理具有重要的地位，不仅为各项工作提高了效率与质量，而且为企业的发展发挥着自身的价值。首先，促进档案管理工作的可持续发展。在档案管理的过程中，能够依据档案信息的特点进行储存与管理，确保档案管理的连续性，不断创新管理模式与管理念，用科学合理的管理手段进行管理，既能够满足办公室的工作要求，还能够促进档案管理工作的开展。但是需要注意的是，信息资源的搜集、整理、归纳、储存，每一项工作环节都不是一次性完成的，都是在单位的发展中逐渐整理形成，对此，在档案管理工作中要确保档案信息资源的完整性，及时对信息资源进行整理，避免档案信息出现损坏、丢失、遗漏等现象。其次，在办公室档案管理工作中，需要结合时代促进档案管理工作可持续的发展。要求档案管理人员在日常工作中，在各个环节，都能按照操作制度进行严格的管理，提供信息查询服务，为单位中的各个部门提供方便。最后，档案管理工作的可持续发展，有利于推动单位的经济发展，在多数企业发展中，档案管理工作都具有重要的作用，只有对档案管理工作进行有效的管理，才能推动社会的发展。

2 办公室档案管理工作面临的问题

2.1 管理理念的问题

受到传统档案管理理念的影响，档案管理工作一般只重视档案的存储而忽视了档案的应用。实践表明，在各个行业，档案管理都对现实工作具有重要意义，尤其是在信息时代的背景之下，档案信息量大，且具有很强的应用价值，所以需要相关管理人员树立服务意识，积极调整自己的观念，确保档案管理工作与时俱进。

2.2 管理方式的问题

档案管理的方式过于落伍。在传统的档案管理工作中，档案信息的录入一般是通过工作人员人工编辑录入的，过程复杂，出错率高，且工作量巨大，不能及时对相关档案信息归档。此外，在这种管理模式之下，档案信息的检索效率和准确性都比较低，不能很好的发挥档案资源的作用，还浪费了大量的人力物力资源。

2.3 管理队伍的问题

在传统的档案管理工作中，管理人员对于计算机的了解不多，仅仅掌握信息录入的有关知识，对于档案管理工作了解不足，相关的管理知识也不能有效掌握。所以，在信息化背景之下，需要加强档案管理队伍的建设，积极的对档案管理人员进行技术培训，帮助其了解电脑的软件、硬件知识，提升他们的计算机操作水平，从而培养出具有较高专业素质和操作能力的档案管理人员。

3 办公室档案管理的可持续发展策略

3.1 优化档案管理理念

优化管理理念，是档案管理工作可持续发展中最重要的影响因素。首先，需要充分地了解与掌握档案管理工作，明确档案管理所具有的重要意义，对档案管理工作的内容与管理职责都有所掌握，使管理人员在岗位中能够恪尽职守，完全地投入到档案管理工作中。其次，在档案管理工作中，对管理知识进行定期的培训与管理，使办公室内所涉及的所有人员都能具备专业的能力，充分掌握管理知识，并能在现代化的发展中，不断改革与创新档案管理理念及管理模式，把学习到的档案知识正确地运用到日常的工作中，促进档案管理工作的开展。最后，要以档案管理工作为主题，定期开展交流会，针对问题制定详细的解决方案，在商讨的过程中明确档案管理工作的开展方向，促进档案管理工作的开展。此外，需要大力宣传档案管理工作，明确档案管理工作的重要性。

3.2 对新技术和设施进行有效应用

对档案进行管理的目的是为用户提供更好的查询服务，要想实现对档案进行高效管理的目标，工作人员对信息的收集、存储还有查询引起重视，在信息技术的辅助下，合理應用数据空间，对档案价值进行开发，通过多层次存储的方式，在最大程度上，满足用户在信息查询等方面提出的要求。另外，在实际工作中，相关人员应使用声像光盘代替传统的纸质材料，对档案信息进行存储。除了技术外，对档案管理效率具有决定作用的因素，还包括软硬件设施，由于办公室档案涵盖的内容十分繁杂，只有邀请专业人员对数据库进行建设，使数据库在信息储存、查询、处理等方面具有的功能得到充分发挥，才能为工作效率提供应有的保障，当然，设立防火墙同样很有必要，互联网具有的开放性，给存储在数据库中的信息的安全性，带来了潜在的威胁，防火墙的作用主要是提升计算机系统具有的安全性，避免档案信息被盗窃或丢失的情况出现。

3.3 完善档案精选系统

在实际工作过程中，档案文件需要经过起草、签发和催办，在以上过程全部完成以后，再进行归档工作。整个过程都是通过计算机实现的，无论是原始的申请文件，还是后面的审批文件，都具有电子形式的文档，在进行档案管理工作时，一定要将原始的电子文件良好保存，在后期的核查和调用过程中才能更为方便准确。随着工作的不断开展，会发现类似电子形式的档案越来越多，这些档案文件均以磁盘为载体，在保存和使用过程中都能更为便捷。因此，为了加强电子档案的系统化管理，促进档案信息的真实性和实用性，在进行档案保存工作之前要先进行档案的精选，找到实用性价值较强的档案加以科学管理，进而为用户提供更加便捷的服务。

3.4 转变思维，提升创新理念

要想将互联网信息化技术完全应用到办公室的档案管理中，首先要改变工作人员的思想观念，使工作人员的思想观念有改变和创新。档案管理对于企业的发展能够提供有力依据，能与现阶段业务进行对照，档案管理过程中，只能将这些档案资料进行收集分类，不能真正体现这些档案资料的价值。因此，创新工作人员的思想观念尤为重要。同时事业单位在招聘人员时，也可以多招聘一些年轻的工作人员，年轻的工作人员对于新鲜事物的接受能力相对较强，多数青年人群习惯用互联网开展工作，对各项办公软件掌握程度较高，在开展档案管理工作中，能够得心应手。

4 结语

综上所述，在信息时代的背景之下，档案管理工作已成为社会管理系统中的重要组成部分。积极地对档案管理工作进行改革，通过档案管理系统的完善、档案管理服务的优化、专业人员的培训等方式全面的加强各单位的档案管理工作。促进档案信息的规范化、标准化，管理人员的专业化、管理体系的完善化，三方面共同发展，进而实现档案管理系统的全面升级和优化。让档案信息资源更好的服务社会。

参考文献

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