王永艳

摘 要：无论是国家机关单位还是企事业单位，抑或是高校，其内部运行效率直接决定了人们对其的第一印象，不仅影响该学校的文化建设、行政人员的精神面貌，还影响学生、家长对该学校的信任程度。因此，加强高校办公室的环境管理十分重要。而办公室档案管理处于办公管理工作中至关重要的一环，但是当前高校办公室档案管理仍存在诸多问题。作为办公室行政人员，要重视办公室档案管理工作的维护，重视办公室的软硬条件建设，提高办公效率。本文将基于当前我国高校办公室档案管理工作的不足，提出解决路径，以提升办公室档案管理工作效率。

关键词：办公室档案管理;工作效率;途径

对于事业单位来说，建立一套科学、系统、民主以及透明的管理制度是非常有必要的。可以有效地维持事业单位良好的运行以及健康发展。办公室档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，决定了整个事业单位是否高效以及有序运行。目前事业单位办公室档案管理方法并不完善，存在较多问题。为了保持事业单位的良好运行，完善事业单位办公室档案管理方法是必要以及急需的。

1 办公室档案管理中存在的问题

1.1 档案管理人员素质不足

调查发现，现如今的事业单位从事档案管理的人员普遍素质较低，大部分没有档案管理专业的学习经历。办公室的档案管理具有一定的专业性以及技术含量，档案管理人员应了解档案分类的原则以及档案保存的相关方法。档案素材装袋后，档案管理工作不能安置在适当的位置，档案工作需要相当的学习，员工需要综合的合成品质，工作责任重大，是档案管理者持有的最基本资料，职业道德也是必要的，需要有素质。商务单元的商务管理者不花费时间，不能在一定程度上适应新的文件管理任务的要求。许多商务单元的文件管理者不受专业限制。另外，商务单元的职员不强调文件管理，因此需要专门的工作。有些业务可以返聘已经退休的老员工进行管理。

1.2 管理制度不健全

制度建设是打基础、利长远的工作。要想使档案管理工作高效进行，首先必须要建立健全档案管理制度，严格按照制度管理利用。档案管理制度主要包括档案收集、整理、分类、利用等步骤，需要做好存储介质分类、收集整理规范、保管期限界定、查阅借阅规定等工作。但是在实际工作中，有的单位没有出台档案管理工作的制度和章程，有的出台了也是一纸空文，没有建立专门档案室，没有按照要求进行档案管理，这在一定程度上也影响了档案工作效率提高。

1.3 行政人员未能形成对档案管理工作的正确认识

首先，长久以来，我国高校尚未形成对档案管理的正确认识，大多不重视档案管理的工作，认为就是对档案进行简单的摆放、陈列，导致其档案管理工作存在管理混乱、陈年旧账冗杂，甚至出现管理岗位缺失等现象，给高校日常运转带来诸多不便。如，在对高校进行审核时，因为此前档案管理工作不到位，导致工作量加大，加班加点对所需材料、数据进行重新整理，甚至重新制作缺失的材料造成高校极大的内耗。其次，在审核结束后，办公室档案管理人员未对刚整理好的材料进行妥善安放，导致以后再用的时候，仍旧需要重新进行整理、制作，造成人力、物力的极大损失。

2 办公室档案管理工作效率提升的有效途径

2.1 提供最佳的优质服务

信息化档案管理工作都是以网络为服务平台进行搭建。在进行传统的档案管理工作时，一般情况下，工作人员都会使用手工编辑的方式进行记录存档，在很大程度上限制了工作人员的工作效率。因此在信息时代，办公室各个部门都展开了信息档案管理工作，利用互联网信息技术，可以随时随地调取任何档案资料和信息，提升了工作效率。同时为了进一步体现出网络平台的优势和价值，在搭建互联网服务平台时，还要加强自动化和智能化的工作，确保办公室档案管理工作的先进性及科学性。

2.2 在制度上不断完善

要重视制度建设，发挥用制度管人管事的公平性和长久性。一方面在制度制定和修订过程中要坚持集思广益，对好的措施办法要发扬光大，对错误做法要坚决纠正，对漏洞不足要及时弥补，提高制度建设的针对性、合理性和时效性。另一方面要积极建立档案利用反馈机制，对单位员工在档案利用中反映的问题，安排专人进行及时收集、汇总、整理，并对相应问题提出解决措施，呈报单位管理者，方便在顶层设计上促进档案管理效率提高。

2.3 档案进行现代化建设

在现代社会飞速发展的背景下，建立一个信息化、技术化、科学化的档案管理系统十分重要，上层管理模块必须要对事业单位办公室的档案管理进行信息化建设，要改变过去传统的思想，与时俱进，利用现代的信息化技术改变传统档案管理方法的缺点。档案的存放也要使用科学的方法，做到防潮防虫，最大限度保证档案的完整，避免因保护不当造成档案的损坏或丢失。信息管理站是与文件管理有关的网站，其目的是为了提供更可靠的信息来管理文件、资源共享和文件的透明性。为了管理文件并迅速传送信息，这将越来越成为一种计算机化的文件管理模式。对快速发展的公司，利用信息技术提高文件管理的效率，建立现代化的档案管理系统有助于为工作人员日常工作提供便利，有些工作人员可能在工作中有一些疏忽，优质的现代化管理系统可以帮助人们减少失误，提高工作效率。

2.4 提升办公室档案管理人员的专业能力

为了推动办公室档案管理改革，需要提升档案管理人员专业能力，具体可以通过以下两个方面来了解;第一，由于档案管理人员需要了解信息技术、档案管理技术、会计技术等，但部分档案管理人员的专业能力不强，导致档案管理人员中存在诸多的人为失误问题，降低了档案管理人员效率。为了提高档案管理人员的专业能力，需要定期开展培训、讲座、进行技术交流等工作。例如：办公室行政部门可以聘请信息技术专家等，开设如何有效提升档案管理效率的讲座，为档案管理人员讲解相关知识，并开展档案管理实践工作，使档案管理对接“互联网+”思维，进一步提高档案管理人员的专业能力，为档案管理人员改革工作的开展提供保障。但部分档案管理人员对培训工作的重视程度不高，在实际培训中属于“混日子”状态，没有发挥出培训工作的意义，还浪费学校的精力对其进行培训。因此，为了改善这一现状，需要在培训之后进行考核工作，将其纳入年终评奖评优的范围，促进档案管理人员重视档案管理工作的培训，以进一步提高其专业能力。第二，由于档案管理人员的工作能力对档案管理工作开展效率有一定的影响，为了降低工作失误问题，需要定期开展档案管理人员技巧会议，加强人员之间的相互交流，提高工作人员对档案的了解程度，有效提升工作效率，达到办公室档案管理改革的目的。

3 結语

档案管理工作是办公室工作中的重要组成部分，与其他工作开展休戚相关，有着千丝万缕的联系，只有档案管理工作效率不断提高，才能促进办公室其他工作数据利用和信息查找方便快捷，推动办公室整体工作顺利开展和高效运行。因此，档案管理工作使命重大、责无旁贷，应通过在思想上高度重视、在业务上强化培训、在制度上不断完善、在技术上逐步提升等多措并举、多管齐下方式，全力提高档案管理工作效率和水平，才能促进办公室整体工作水涨船高、行稳致远。

参考文献

[1]贾雪燕.办公室秘书对档案管理工作问题的探讨[J].黑龙江史志，2014（01）：106-107.

[2]王新敏.刍议事业单位办公室档案管理有效方法[J].科技创新导报，2012（33）：222.

[3]王晶.浅析事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].科技经济导刊，2016（4）.