摘 要：随着信息化的普及，办公自动化系统应用越来越广泛，给人们的工作带来了极大便利。医院作为国家的重要机构，档案管理是這个机构的重要构成部分，涉及面非常广。对于目前医院档案管理当中存在的不足之处，必须要认真分析和对待，并采取科学合理的管理措施，来提升档案管理工作水平。本文主要探讨了基于办公自动化环境下医院档案管理的主要策略。

关键词：办公自动化;医院;档案管理

信息化时代的全面到来给各个行业领域都注入了新鲜的活力。医院要把握好这一基于，加快信息化建设，才能全面提升医院档案管理质量与水平。现如今医院档案管理当中仍旧存在许多问题，严重影响了医院的整体管理水平。所以，必须要尽快引入先进的新鲜技术，创造自动化办公环境，才能促进医院的长远发展。

1 办公自动化环境下给医院档案管理带来的影响

其一，提高工作效率。档案工作繁琐复杂，需要经历分类、归档、编目等各个环节，医院档案工作涉及面更广，例如病历、财务以及人事等。假如在档案管理当中采用办公自动化模式，能够有效减轻档案管理人员的工作量，全面提高工作效率。其二，办公自动化环境给档案管理人员带来了挑战。处于办公自动化环境下，传统的管理模式已经无法满足工作需求，档案管理工作需要融入更多技术性办法。因此，档案管理人员必须要掌握大量的信息技术。只有这样才能充分发挥办公自动化的功能和价值。其三，可以实现资源共享，方便信息传递。档案存储较为分散，但是信息技术不受时间与空间的约束，使用办公自动化之后医院可以高效查询并获取自己需要的医学资料，这在一定程度上扩大了办公领域，能够有效推动医疗行业的发展。

2 办公自动化环境下医院档案管理中存在的不足

2.1 电子档案的保密性与安全性较低

处于办公自动化环境下，医院的档案管理工作在开展流程当中，主要依靠网络技术来完成收集、整理和存储档案信息工作，电子档案的保密性与安全性有可能被破坏。首先，对于保密性方面来说，随着网络技术的不断进步，许多不法分子通过木马程序非法侵入档案网站盗取档案信息，以此来实现经济利润。所以医院电子档案的保密性会逐渐降低。其次，安全性方面。目前大部分医院在开展档案管理工作的时候，都采取把患者的档案信息和材料通过数据的方式寄存在电子存储设备当中。但是一旦网络或者电子存储设备遭到破坏，就会致使档案信息损坏或者永久丢失。如果相关工作人员没有备份档案信息，那么就会严重影响档案管理工作的顺利开展，也会给患者带来伤害，使医院的整体形象遭到破坏。

2.2 档案管理人员综合素养不高

处于办公自动化情况下的档案管理工作，要求工作人员必须要掌握各项先进的信息技术，才能确保档案管理工作顺利开展。但是当前医院档案管理中的多数老员工，在工作当中依然采用传统的管理模式。大部分员工对现代电子档案管理方式还不熟悉，必须要对其加强各方面的培训。然而有的医院不重视对档案管理职工的培训工作，这不利于档案管理工作的顺利开展。

2.3 医院档案管理缺少规范性

医院档案管理的办公自动化给员工工作带来了较大便利，但也衍生出许多新的问题。究其原因主要是因为档案管理缺少严格的标准和系统的管理模范。首先，缺乏健全的办公自动化系统。目前，大多数医院对办公自动化系统的软件投入不大，致使办公自动化系统还不健全，办公自动化水平无法得到全面提升，从而影响了医院档案管理水平的提升。其次，缺少健全的信息化管理制度。目前，大部分医院档案的信息化仍旧处于初级阶段，缺少健全的软硬件设施，同时电子档案的存储也缺少强有力的保障，患者的病历资料非常容易被泄露。虽然医院对医院档案管理也投入了相应的资金，但因为不能建设医院办公高级自动化的成熟档案管理系统，软硬件配套之间存在较大差异，致使其不能建立高效的医院档案管理平台。

3 提高办公自动化环境下医院档案管理水平的具体措施

3.1 建立完善的医院档案管理体系

要想提升医院档案管理水平，就必须要根据医院档案管理的实际特点，实施标准化的管理模式。认真识别归档材料，保证档案信息真实、准确。制定科学合理的档案管理制度，及时修改与完善不符合实际情况与不能满足社会大战需求的规定，明确管理方针与管理目标以及具体的工作流程，明确管理人员的工作内容和职责，确保档案管理工作可以按照统一标准开展。这样以来能够加强各部门之间的交流和联系，实现信息资源共享，从而提升档案管理水平和质量。

3.2 加快医院档案信息化管理步伐

其一，档案管理人员必须要从内心深处意识到自动化办公环境的建设和信息化建设二者之间的关系，积极引进先进的信息技术来加快自动化环境的建设。其二，建立一个安全性较高的医院内部网络环境，防止由于病人资料外泄而带来的医疗纠纷。其三，把信息技术运用到病例管理工作当中。把病例进行科学合理的分类，详细到某个科室以及常见的病症等，只有这样才能保证档案管理工作质量。

3.3 采取多重防护措施保证档案信息安全

处于办公自动化环境的档案管理工作，虽然不用担心纸质文件载体易损坏以及丢失的问题，但是因为网络环境比较复杂，档案资料信息比较敏感，必须在档案的管理工作中加大网络安全防护措施力度，保证患者的个人信息以及医院机密文件的安全。所以在建设档案管理网络系统的时候，必须要才能各种防护措施。其一，积极采纳网络安全专业服务机构和企业的相关建议，使用网络安全防护屏障强大的系统设计。依靠专业的防火墙来避免网络攻击以及一些非法入侵。其二，创建科学合理的档案资料安全分级管理机制。根据相关级别岗位工作人员的工作性质以及工作需求，在一定范围内给予其访问权限。其三，对于网络共享服务平台，要确保身份认证以及权限管理系统健全、合理，在加强档案信息资源共享工作的同时保证系统安全、稳定运行。

3.4 提升档案管理人员的综合素质和能力

目前我国多数档案管理部门人员有着丰富的管理经验，但是受到传统档案管理观念的束缚，其综合素质以及专业能力等方面都存在不足。随着社会的快速发展，现代化医院建设越来越成熟，医院档案数量逐渐增加，对档案人员的综合素质和能力提出了更高的要求。因此，医院必须要高度重视人才队伍的建设工作，加强对档案管理人员的教育和培训，在提升其综合素质的同时确保其能够熟练掌握信息化管理系统。其一，做好招聘工作。不能一味的追求高学历，要真正认识到能力的重要作用，上岗之前要对工作人员进行相应的培训，保证每位员工都能够意识到自己担负的责任和职能。其二，加大对现有档案管理人员的培训力度，为其提供更多的学习机会和广阔的发展平台，让他们每天都能够收获知识，增长见闻，优化知识结构，提升综合素质和能力，才能满足办公自动化环境的具体需要。

综上所述，处于快速发展的新时期，计算机网络技术也实现了突飞猛进的发展势态，互联网的广泛运用，给人们的工作与生活带来巨大便利。医院作为国家卫生事业的重要机构之一，做好档案管理有着极其重要意义，因此，必须要加强自动化技术在档案管理中的运用，才能科学合理的利用医院资料，提升医院的整体管理水平和质量，从而推动我国医疗事业朝着更高、更远的方向发展。

参考文献

[1]宋燕妮.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国保健营养，2018，（23）

[2]李雪.办公自动化环境下的医院档案管理研究[J].办公室业务，2018，（6）

作者简介

李威，男，汉族，硕士，江苏省淮安市，从事医院科研管理。