何彩霞

摘 要：本文从档案材料收集是档案管理全过程中第一道程序入手，对档案收集工作存在的不足进行思考，指出档案收集工作的随意性、被动性、单一性;改善档案收集工作，加强档案法律、法规的宣传教育，建立健全规章制度，严格考核;利用“互联网”的原理，并通过办公自动化（OA）或OA与档案系统相结合实现文档一体化管理。

关键词：档案;收集工作;现状;思考

档案材料的收集是档案管理全过程中第一道程序。及时收集内容翔实、完整而系统的原始档案材料，是形成某一种优质档案的基础。然而，由于档案材料的分散，档案馆人力不足等因素的限制，加之缺乏明确的规范约束，当下档案材料收集工作不尽人意，表现在：首先，档案馆工作人员不能及时获得档案材料的信息，不能积极主动深入现场收集档案材料，而产生档案材料的单位或部门不能及时上交材料，拖延上交时间，甚至丢失材料。收集方和上交方，双方都表现出明显的被动性。其次，上交材料存在随意性和片面性，以及上交材料内容单一、载体单一、缺项、不全等。

鉴于档案材料收集工作所存在的不足，笔者对改善档案材料收集有如下思考：

一是加强有关档案的法律、法规宣传教育，提高社会各界对档案的意识;二是建立健全规章制度，规范档案材料收集工作;三是创新档案收集工作的方法。

1 档案收集工作的现状

1.1 收集和上交工作的被动状态

本局及下属单位的档案工作，在较长时期内处于封闭或半封闭状态，与社会各界缺乏沟通，档案管理部门不了解社会的需求，社会各界也不十分了解档案材料的价值，从而使档案收集工作缺乏普遍性和针对性，社会各界也不能主动归档材料以及有的放矢地运用档案。

从档案管理部门而言，人员的业务素质不很高，又由于缺乏竞争机制，致工作缺乏主动性和创造性，不能主动关注或不参与本单位的重大活动，难以获得有价值的信息，只是被动地坐等档案材料的送达。

产生档案材料的单位、部门或个人，未认识到材料须及时归档的重要性和必要性，有的则为了图自己使用方便，不愿意把应归档的材料上交档案部门归档，尤其是非文字材料，如声像、照片等材料不归档、被流失的现象普通存在。

1.2 上交材料的随意性和片面性

由于对上交材料的要求没有具体行文，各单位对上交材料也没有严格的自律，档案材料收集的随意与不稳定。交与不交随意、交全交少随意、交好交劣随意，因而造成档案收集工作中存在收不全、收不好的现象，同时还存在着重“红”轻“白”，重“文”轻“科”，甚至有该交的不交的情况。由各级部门发出的红头文件，一般都能上交，但日常形成的不以呈文形式发生的简报、报告、记录、总结等等，经常不予归档。科研总结、科技论文、科技报告的产生部门，能主动地将这些材料归档者少之又少。

此外，上交的非“红头文件”的材料，往往内容不全，要素缺项，如：正文与原稿，正文与附件，呈报与批复等，显示出了对档案材料的质量保证意识的不足。

1.3 档案内容、形式、载体单一

为便于利用档案的查考并获得较丰富的查考结果，归档材料应尽量做到内容丰富、形式多样。但现实状态是档案内容以会议为主的文字材料，如：重要纪念活动、应急事件的处理等记录，以及口述材料、媒体的报告，本单位职工（员工）的论文、著作等，则寥寥无几，档案的形式和載体也鲜有新意，多为纸质档案。而电子文件、照片、录像、录音、磁盘、光盘甚少;实物档案，如：印章、奖章、奖杯、锦旗等少之又少;地质科研实物档案，如：矿物标本、钻探岩芯标本等，对它们的收集都还未列入议事日程。

2 改善档案收集工作的思考

2.1 加强有关档案法律、法规的宣传教育

档案管理部门要争取宣传部门和其他有关部门的支持，结合普法教育，宣传档案的法律、法规，让档案工作者和有关应用档案的部门人员熟知《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（八号令）、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（九号令）等文件，可以采用精读原文、举办讲座、书面问答、知识竞赛等多种形式，使机关各部门和人员增强档案意识，让档案工作者和档案运用者形成共识、交流顺畅。

2.2 建立档案材料收集的上交规章制度

要根据档案有关法律、法规的要求，结合本系统、本单位的实际情况，制定有关档案材料收集和上交的明文（如“办法”、“规定”），明文下达指令实施，档案管理各岗位的职责、档案材料的范围、档案材料收集和上交时限、档案材料的基本要素，保持档案材料完整性和系统性的要求，将档案收集工作作为单位工作流程的一个节点，纳入各部门年度绩效考核的标准中，并占一定的分值来约束收集和上交档案材料的工作质量。

此明文应与本系统、本单位已有的文件，如行政管理、文书管理、计划管理、资产财务管理、劳动人事管理、生产和基建管理、质量管理、环境与安全管理、科研与开发管理等文件具有相容性。

为了明确文件的有效实施，须成立以主管领导为首的领导小组，运用PDCA（策划、实施、检查、处置）管理模式，对文件实施效果进行动态管理，定期检查和考核相关部门、人员在档案收集和上交工作中所取得的业绩，奖优罚劣。并基于实施情况，及时改进管理方法（包括对已有文件的修订），使档案材料收集和上交工作，实现良性循环，不断进步。

2.3 创新档案材料收集的工作方法

档案管理人员须进一步发挥主观能动性，自觉、主动地介入项目招投标、合同签订、工程竣工验收、设备开箱验收、科研成果和产品性能鉴定会等，深入现场，把生动的现场素材转化为档案材料，必要时采访事件当事人，建立“口述档案”。协助相关单位、部门策划材料归档步骤，提出材料的系统性和完整性的要求。未雨绸缪，保证档案材料的质量和上交速度。

利用“互联网”的原理，建立一定范围内档案馆藏网络和微信群，加速信息传递和提高馆藏档案的利用效率。通过办公自动化（OA）或OA与档案系统相结合实现文档一体化管理。

在符合保密条例的条件下，上网查找馆藏档案，开展网络阅读和远程阅读档案，以更好地发挥档案应有的效能。

参考文献

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