摘 要：随着档案资料的凭证价值、参考价值进一步凸显，各事业单位对档案资料的重视程度进一步提升。在这一背景下，如何应用现代化的档案管理理念对档案资料进行管理，把握档案资料管理的基本规律，更好地适应时代发展趋势，值得当前事业单位档案管理人员进行研究和探索。鉴于此，文章就做好档案资料管理的现实意义进行阐述，指出当前档案资料管理中存在的常态问题，旨在进一步帮助事业单位建立更为完善、科学的档案管理体系，充分彰显档案资料管理工作在事业单位决策领域的价值，提升事业单位整体工作实效。

关键词：思考;档案管理;事业单位;常态问题

1 做好事业单位档案管理的现实意义

1）提升事业单位整体工作效能。当前，档案数量与种类增多，档案管理与事业单位其他工作的关联度進一步加强[1]。如果不能做好档案管理工作，则会影响事业单位整体的工作效能。创新档案管理模式，优化档案管理机制，能够从宏观上为档案管理人员提供指引，发挥档案的凭证价值以及信息参考价值，满足本单位各个部门以及外部单位、个人对于档案资源的需求。例如，对人事档案进行科学管理，可以更好地发挥档案在人事组织管理领域的效能。

2）帮助事业单位更好地维护自身权益。档案资料详细记录了事业单位的各项工作，能够为单位评价工作、改革工作以及回顾工作提供信息支持[2]。一方面，档案具有重要的凭证价值，记录了事业单位为社会服务的成绩。在上级单位或者有关部门对事业单位进行考核时，这些档案资料能够有效说明单位的工作业绩。另一方面，不同档案资源也具有一些特殊的价值。例如，人事档案可以作为事业单位对员工评先评优、培训、考核的参考资料。在员工退休时，人事档案甚至关系到员工的退休待遇以及工龄计算。这对于单位营造稳定环境具有重要意义。又如，财会档案能够为事业单位审计工作提供信息参考。合同类档案则能够在产生法律纠纷后帮助事业单位在诉讼中举证，维护自身合法权益。

2 事业单位档案管理中存在的常态问题

1）档案信息化建设滞后。过去一段时间，仍有少部分事业单位尚未将信息化技术全面应用到档案管理领域，难以满足新形势下信息资源开发利用的基本要求。一是档案数字化进程缓慢，没有充分应用微缩相机、高速扫描仪等硬件设施对档案进行数字化转化，导致档案信息化基础薄弱。二是档案管理系统难以满足单位档案管理需求。一方面，部分事业单位所采购的系统与单位管理实际不匹配，无法将信息技术优势转化为生产力。另一方面，部分事业单位档案管理系统与财务系统、办公系统、合同管理系统之间相互独立，档案管理人员无法直接从相应的数据库中收集信息资料，影响了档案的完整性。三是对云储存技术的应用滞后，尚未依托于云终端对档案资料进行保管和共享，难以占据档案利用的主动权，不利于对电子档案进行长期保管。四是对大数据技术的应用滞后，未将该项技术在信息资源挖掘、信息资源检索领域的优势发挥出来。

2）档案服务功能不强。部分事业单位对于档案的利用能力不高，难以最大限度发挥档案资源的价值，影响档案的利用效益。一是部分档案管理人员处于被动服务状态，档案资料编研进程缓慢的同时，没有开展相关的档案专题建设工作，无法为单位文书、决策、人事工作以及其他业务工作提供高效服务。二是缺乏档案服务评价机制，档案管理人员与需求主体缺乏有效沟通，难以有针对性地改善单位档案管理工作，影响档案资料的利用率。

3）档案管理工作制度不完善。当前，部分事业单位档案管理工作制度不完善，没有用一个具体的、科学的制度来规范档案管理工作，导致档案资料在管理过程中显得杂乱无序[3]。一是尚未将绩效考核与档案管理有机关联起来，难以提升档案管理的质量。二是缺乏对档案管理进行监督，难以及时发现档案管理中存在的不足。三是档案管理标准不明确，档案管理人员建档标准、归档标准以及立卷标准不统一，难以形成高效化、规范化以及现代化管理的格局。四是流程不精简，没有将流程设置与岗位设置融合起来加以考量。

3 做好事业单位档案管理的几点思考

1）深入推进档案信息化建设。各种数字化信息技术具有不同的特点，能够为事业单位提供技术支持。为此，事业单位要进一步加强对信息技术的应用，创新管理模式。一是推动档案数字化进程，配备相应的高速扫描仪以及微缩相机，及时对纸质档案进行数字化转化，并将其录入到相应的数据库中。二是优化档案管理系统功能。一方面，事业单位要结合单位需求开展采购工作，要求档案管理系统服务商对功能进行改进。另一方面，要通过技术手段将财务系统、办公系统、合同管理系统等其他系统与档案管理系统进行关联，确保档案管理人员能够高效收集、整合信息资源。三是强化对云储存技术的应用，将电子档案放置于云终端进行保管，实现安全管理的同时，为档案共享打下基础。四是强化对大数据技术的应用，通过大数据技术对档案资料进行深度挖掘和检索，进一步扩充档案内容。

2）强化档案服务工作，彰显档案价值。事业单位档案管理人员要转变档案利用意识以及档案服务意识，切实将档案的价值发挥出来。一是实现从被动服务向主动服务的转变，主动开展档案资料编研工作以及档案专题建设工作。档案管理人员可以围绕单位本年度的重点工作对档案进行编研或者建设相应的专题，为相关部门提供信息支持。二是建立档案服务评价机制。档案管理人员要强化对档案需求主体进行沟通，听取意见，了解当前档案管理中存在的不足，采取有针对性的措施，提升档案资料的利用率。

3）完善档案管理工作制度。事业单位要确保档案管理各个环节规范化、制度化、有序化以及科学化，必须要完善档案管理工作制度。一是要将绩效考核与档案管理质量关联起来，进一步强化档案管理人员责任意识，确保每一项工作高标准、高质量完成。二是要对档案管理工作进行监督和检查，定期总结经验，立足于单位现阶段的短板开展档案管理，形成“闭环式”的档案管理机制。只有不断发现问题，总结经验，才能真正确保事业单位档案管理工作迈上崭新的台阶。三是要明确档案建档标准、归档标准以及立卷标准，为绩效考核以及责任落实提供依据，确保档案管理工作更为合理与科学，形成高效化、规范化以及现代化管理的格局。四是精简流程，剔除不必要的中间环节，将流程设置与岗位设置融合起来加以考量。总而言之，新时期必须要重视档案管理工作制度建设，优化工作内容，以减少档案管理中存在的不规范问题。

4 结束语

档案资料是事业单位重要的资源，它不仅记录了事业单位发展的变革，也记录了事业单位日常工作的进程。因此，必须要将档案资料管理作为一项全局性的重点工作来抓，逐步创新档案资料管理的模式以及内容。事业单位要进一步从档案资料管理体系入手，健全管理流程，细化管理内容，确保档案资料管理工作有条不紊地开展。除此之外，事业单位需要大力加强信息化建设，依托现代信息技术来为档案资料管理工作提供支持。相信随着档案管理人员专业能力、责任意识以及服务意识的不断增强，事业单位档案资料管理会展现出全新的格局。

参考文献

[1]吕铁岭.事业单位档案管理信息化建设问题[J].办公室业务，2019（22）：129.

[2]王海民.新形势下事业单位档案管理的问题和对策[J].轻纺工业与技术，2019，48（11）：86-87.

[3]刘伟.事业单位档案管理及服务效率提升策略研究[J].传播力研究，2019，3（33）：298.

作者简介

杨君平（1968-），女，内蒙古赤峰市宁城县人，本科，中央党校函授学院，副高副研究馆员，研究方向：档案管理。