摘 要：作为各类信息数据的集合体，档案不仅记录了事业单位不同发展阶段的成就，也记录了事业单位各项工作的进程，在事业单位各项业务活动中发挥着重要作用。新形势下，怎样才能管好以及用好档案，从规范化的视角对档案进行开发与管理，值得档案管理人员探索和深思。故此，文章首先分析事业单位档案规范化管理的必要性，指出当前该项工作存在的不足，并从规范化、信息化以及现代化的视角提出建议，旨在进一步实现档案管理全覆盖、档案管理高标准以及档案利用高质量的目标。

关键词：规范化;事业单位;安全保密;档案管理

1 事业单位档案规范化管理的必要性

1）确保档案安全的必然要求。现代档案学以及图书学将档案比喻为一项无形资产，认为档案的凭证价值以及参考价值能够为单位发展提供助益[1]。一方面，推進事业单位档案规范化管理工作，严格按照法律法规、政策文件、规章制度的标准对档案进行管理，可以有效避免档案管理工作处于无序化的状态，实现精准管理的基本目标。无论是对新档案的收集，还是对旧档案的销毁、处理与更新，都必须遵循一定的流程，满足一定的标准，否则就会出现档案管理乱象，影响档案价值发挥。另一方面，推进事业单位档案规范化管理工作，严格归档、传阅、借阅的流程以及内容，可以有效保障档案安全，避免出现档案遗失、档案损毁的问题。

2）降低成本，减少工作量的内在要求。随着事业单位不断发展以及各项工作不断深入推进，档案资源的数量相较于以前都有了很大的提升[2]。在这种环境下，只有推进事业单位档案规范化管理工作，才能降低成本。例如，通过信息化建设，可以有效缩减纸质档案所占用的空间以及资源，实现网络终端“一体化管理”的牧宝。除此之外，只有推进事业单位档案规范化管理工作，才能更好地减少档案管理人员工作量，发挥每一个档案管理人员的价值。例如，通过明确职责分工可以更好地解决重复劳动问题，缩减不必要的中间环节，促进档案管理效益的提升。

2 事业单位档案管理中存在的不足

1）尚未形成科学化的档案管理网络体系。当前，部分事业单位尚未形成科学化的档案管理网络体系，距离档案规范化管理目标的实现仍然存有差距。一是部分规章制度缺失，难以有效指引、规范并约束档案管理人员的行为以及其他员工参与档案管理的行为。具体又表现为尚未围绕档案资料收集、归档、管理、保密、开发、安全、利用、更新、销毁以及其他方面来出台相应的细则，容易产生档案遗失、档案损毁、档案泄密、档案更新不及时、档案销毁不及时等问题[3]。二是分工不合理不科学，尚未层级化的档案管理网络。具体又表现为没有理清业务人员与档案管理人员在档案资料交接中的职责以及流程，无法体现出“分工与协作”的现代档案管理理念。三是电子档案格式不明确，后期容易产生重复劳动的问题。对于影像、声像、电子文件以及其他类档案的格式没有进行明确，导致档案管理系统中存在不同格式的档案资料。

2）档案安全保密工作滞后。档案安全是档案管理的基础，离开档案安全谈档案规范化管理既不科学、也不合理。当前，部分事业单位在管理档案过程中存在“重开发应用，轻安全管理”的现象，没有正视档案安全管理的价值。一是档案安全存在隐患。一方面，虽然意识到纸质档案室的安全防火工作，但忽视纸质档案室的环境检查工作，没有应用现代化技术对纸质档案室的湿度、温度进行监控。另一方面，档案管理系统安全建设滞后，尚未将区块链技术、数字加密技术、云加密技术、数字证书技术应用到电子档案加密领域，容易遭受非法病毒的入侵，进而导致档案资源被非法加密、非法窃取。二是档案保密工作存有漏洞。一方面，尚未明确涉密档案的查阅权限以及审批流程。另一方面，尚未要求相关岗位的员工签署保密责任书。

3）人才队伍建设有待加强。档案管理人才素质高低会直接影响档案规范化管理水平。相较于过去，我国大部分事业单位档案管理领域的人才队伍建设取得了较好的成效，值得加以肯定。但也存在部分不容忽视的问题，具体表现如下：一是培训方式滞后，习惯于理论教学式的思维培训，忽视实践教学培训，容易产生理论与实践脱轨的现象。例如，没有充分结合单位具体实际状况进行实践教学，而是沿用统一化、模板化的理论教学模式。二是培训内容单一，重点围绕档案管理专业，忽视从信息化建设、安全保密建设等角度进行培训，影响复合型、精干型人才队伍建设工作。

3 事业单位档案规范化管理的有效对策

1）建立健全科学化的档案管理网络体系。只有从体制机制上理顺、理清档案管理工作，严格要求档案管理人员对接相关标准开展工作，做到细致周到和精益求精，才能实现规范化管理的目标。一是出台一套全覆盖的档案管理规章制度，明确档案资料收集、归档、管理、保密、开发、安全、利用、更新、销毁等不同档案管理环节的标准和规范，为相关工作人员提供有效指引。二是要细化分工，从相互配合、相互协调的角度来明确业务部门以及档案管理部门在档案管理中所扮演的“角色”，避免出现职责交叉、职责不明的问题。三是要明确影像、声像、电子文件以及其他电子类档案的格式，为后期档案专题建设、档案编研工作打下扎实的基础。

2）做好档案安全保密工作。档案安全保密历来是国家档案局重点强调的工作，也是档案规范化管理的前提条件。为此，一是要解决档案管理中的安全隐患。一方面，应用现代化技术对纸质档案室的温度、湿度进行监控，严格防止档案害虫的滋生，保护纸质档案。对于重要且具有意义的纸质档案，要及时采取电子扫描、微缩拍照等方式进行处理， 将其转化为电子档案，延伸档案“寿命”。另一方面，探索将区块链技术、数字加密技术、云加密技术、数字证书技术应用到电子档案加密领域，并通过云储存来实现对电子档案的长期保存，确保事前防控与事后防控相结合。二是做好档案保密工作，加强保密教育。一方面，明确涉密档案的查阅权限以及审批流程，避免出现漏洞。另一方面，要求相关岗位的员工签署保密责任书，提升员工责任意识。

3）打造复合型、精干型人才队伍。一是要改进培训方式，坚持“理论教学与实践教学”并重的基本原则，通过案例教学、实践模拟等方式来提升档案管理人员的创新能力以及综合素养。同时，培训工作要紧贴单位业务需求以及行业需求，做到与时俱进。二是要丰富培训内容，进一步围绕信息化建设、安全保密建设、档案基础理论进行培训，打造复合型、精干型人才队伍。

4 结束语

事业单位档案资源涵盖内容较广，主要包括事业单位日常管理、业务工作、科研、办公文书、人事、财会、合同等各个方面的内容，可以为单位管理者提供决策依据。为此，必须要从多个角度来推动档案规范化管理，进一步拓展档案的服务功能，满足不同主体对于档案资源的需求。具体而言，一是要建立健全科学化的档案管理网络体系;二是要做好档案安全保密工作;三是要打造复合型、精干型人才队伍。只有从多个角度入手，才能真正实现档案规范化管理目标，避免档案管理边缘化，推动事业单位高质量发展。

参考文献

[1]李艳.事业单位档案管理问题与优化路径探究[J].国际公关，2019（12）：192+194.

[2]周丽萍.论机关事业单位档案管理工作的服务创新[J].湖北农机化，2019（22）：8.

[3]赵冬梅.浅谈如何做好基层事业单位档案管理工作[J].兰台内外，2019（33）：33.

作者简介

迟玉丽（1969-），女，内蒙古自治区赤峰市宁城县天义镇人，本科，毕业于内蒙古自治区党校函授学院，现为副高副研究馆员，研究方向：档案管理。