王鑫

摘 要：如今，人们对于档案管理工作的重视程度越来越高。同时，档案管理工作本身也较为繁琐、枯燥。面对档案工作本身的挑战以及人们越来越高的要求，必须要将档案管理工作做好。文中主要就如何做好档案管理工作提出几点建议。

关键词：档案管理;业务素质;管理制度

档案管理是一个非常琐碎和枯燥的工作，它要求管理员要具备非常强的敬业精神，和细心周到的工作态度，以及从管理思路上、模式上、工作机制上要大胆创新。由于档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作也提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高自身科学管理水平和服务的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。

1 提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提

随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题，我认为要从以下几个方面入手。

1）配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。

2）掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

3）档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

2 提高档案人员业务素质是做好档案管理工作的条件

原有传统的业务知识与工作方法，已不能适应新时期、新形势的需要。因此，加强档案管理人员继续教育显得尤为重要，要尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才。

1）继续教育管理制度和激励机制。档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员素质也需要不断地提高，要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。

2）要因材施教、多渠道地进行人才培训。要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，使档案管理人员缺啥补啥，取长补短。

3）加强对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的教育培训，使之充分认识做好档案工作的重要意义。确保档案管理安全可靠，无失（泄）密现象发生。

3 领导重视是做好档案管理工作的关键

每个单位的每一项工作，领导的支持是关键，只有得到领导重视和支持，才能确保这项工作的顺利开展。而档案工作如何能得到领导的重视和支持，档案管理人员主要应具备以下几个方面：

1）爱岗敬业，认真做好本职工作。档案人员要热爱档案工作，努力学习和钻研业务知识，不断提高管理水平，要做档案工作的行家里手，干一行、爱一行、钻一行，以出色的工作业绩，给领导和同志们留下良好的印象。

2）勤请示汇报，增强领导档案意识。有些单位的领导对档案工作不够重视，与其他业务工作相比，认为档案工作无关紧要，可有可无。由此看来，经常向领导请示和汇报档案工作，以引起领导的关注和支持，是档案管理人员应努力做好的一项工作。

3）树立大局意识，主动服务单位工作。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕本单位实际，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。

4 建立健全完善的档案管理制度

1）整理立卷。整理立卷的要求是将应归档的文件收集齐全。凡需归档的文件，起草时要统一印制的有装订线的横格纸，一律用钢笔或毛笔书写，并注意在归档文件上加盖有关公章，严禁有圆珠笔、铅笔书写或批改文件。

2）归档档案必须分清年度，按照同一年内一个问题一个卷的原则进行立卷，一个问题内容太多也可分成几卷，几个互相有关的问题组成一卷也可以，几个单位合办的事情由主办单位立卷。

3）跨年度文件一般放在最后一年，两年以上的规划、计划、预算放在第一年。

4）每卷内容按时间先后顺序排列，按正件在先、附件在后;请示在先、批示在后的原則组卷，并填写卷内目录，逐页编号，去除金属物，用线绳装订成册。

5）归档立卷要拟好案卷标题，标题要反映卷内文件的内容，并且简明确切，每一案卷要写明卷内文件的形成时间，并注明保管期限，如卷内文件有特殊说明，要填写“备考表”。

5 做好后期档案的交接

档案人员交接是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作。要做好档案交接工作，应采取如下措施：

1）档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是档案管理中的重要环节，应引起重视，尤其是负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作时要先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，要把档案交接列入有关人员的岗位职责之中。

2）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面。

对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：（1）对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数;（2）对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况;（3）对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序;（4）按档案移交要求编制档案移交文据及表格;（5）撰写档案移交说明。

对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：（1）了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;（2）向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;（3）必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

3）认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交;档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。

总之，档案管理是各单位工作中的一个很重要的部分，档案工作做好了，会使以后工作有了宝贵的借鉴经验，因势利导，促进我国档案事业的健康快速发展。

参考文献

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