刘建

摘 要：信息技术的快速发展使办公自动化系统的应用变得更加广泛，这也使人们的生活变得更加方便。将办公自动化应用到医院档案管理中，可以使管理工作质量得到进一步提升。需要注意的是，办公自动化实际应用过程中也经常会出现一些问题，因此应当提高对出现的各项问题的重视，采取合理的措施对问题进行处理，进而使医院档案管理的整体水平能够得到进一步提升，促进医院的健康发展。

关键词：办公自动化;医院;档案管理;信息

医院档案管理对于医院的发展有着重要作用，医院档案对记录了医院的发展轨迹，并且保存了医疗技术，对医院后续医疗工作的探究与开展都会起到一定的指导作用。可见，在医院发展过程中，要提高对档案管理工作内容的重视，进而使档案的作用能够得到合理发挥。尤其是办公室自动化应用越来越广泛的今天，应当加强对医院档案管理工作的内容的重视，做好相应的改进工作。

1 办公自动化环境下医院档案管理特点

1.1 信息收集的高效性

现代医院中涉及的内容较多，要多声音图像、科学研究等多项内容进行准确记录，同时，在医院中出现了多个部门，这都增加了信息收集的困难程度。办公室自动化的出现，使信息收集变得高效，医院中的工作人员可以快速的对各项信息进行收集、查询、存储，各项处理都可以通过信息技术完成。

1.2 信息共享

部分医院在对档案信息进行应用时，只注重医疗效果，对于档案管理工作的把握不到位，这将会导致各项档案信息在应用过程期间出现混乱，对日后各项工作的开展都会造成不良影响。利用办公室自动化环境，可以医院的各项工作中对计算机互联网技术进行应用，通过对互联网的应用，医院中的工作人员可以对信息进行调用，实现了信息共享[1]。并且，监管人员在具体作业期间，可以通过互联网对监察档案，避免档案在应用期间发生泄漏，损害医院利益情况的发生。

1.3 收集更加灵活

过去一段时间，医院档案存储主要通过纸张的方式进行，受纸张制约，档案存储对湿度、温度等各项因素都有着较高要求，环境较差，可能会对纸张造成破坏，从而会导致档案受到破坏[2]。办公自动化环境出现，档案可以通过数字化方式体现，降低了檔案存储难度，同时，也为后续档案管理工作的顺利进行打下一个坚实的基础，促进了医院的发展。

2 医院档案管理工作开展过程中存在的问题

2.1 管理制度有待完善

现代医院的规模多较大，科室种类较多，这加大了档案管理工作任务量，而从我国多数医院的实际发展情况来看，档案管理工作存在制度不完善问题，表现在以下方面：1）缺少统一的档案管理规范和标准，导致医院档案管理工作在开展过程中出现了较为严重的混乱情况。2）档案管理监督制度不完善，导致医院中的档案发生泄漏情况，各项档案信息内容的查询难度较大。

2.2 缺少完善的档案管理体系

自动化办公环境下的医院档案管理体系的构建以设备和技术为基础。从我国多数医院的具体发展情况来看，部分医院在档案管理工作方面投入的资金有限，采用技术不够先进，这都对医院档案管理系统的完善造成了一定阻碍。投入资源较少，会影响相应的软件和硬件的先进性，这将会导致最终的信息化管理水品处于一个相对较低的状

态[3]。技术水平偏低，将会导致信息管理过程中涉及的存储、网络等各项技术都处于一个相对较低的水平，这不仅会导致档案整理作业出现混乱，情况严重时还会导致档案发生泄漏。

2.3 档案管理人员综合能力有待提高

自动化办公环境下档案管理与传统的手工档案管理相比，在管理方式上发生了显著改变，管理作业开展工程中，采用技术、原则、标准等各项内容都发生了改变，这也就对档案管理员的综合能力提出了更高的要求。部分老员工在实际工作期间，仍然采用传统观念，对于数据信息技术的了解有限，这对医院档案管理作业进行中电子信息档案的应用与发展造成了一定制约。

3 做好医院档案管理工作的合理措施

3.1 构建完善档案管理制度

医院档案管理工作的具体开展需要合理的制度的约束，对于医院档案管理工作的制度来说，主要分为以下两项内容：1）国家制定的档案管理标准，医院在实际发展过程中结合自身的情况，在符合国家相应标准的情况下，制定相应的档案管理方案，确保各项管理工作开展的合理化[4]。网络自身具有开放性特点，因此，建设档案管理信息化期间，要求和标准也会经常发生改变，针对这一情况，相关部门要依据医院制定的档案管理标准的具体情况，不断对制度进行完善，确保相应的管理标准与医院的实际发展规模和情况相符，这对医院的发展可以起到一定促进作用。2）依据档案管理工作在实际开展过程中遇到的各项问题，对档案管理监理制度进行合理完善，依据档案管理人员的具体工作情况，对各项责任进行合理划分，确保监理工作的顺利进行，明确责任，避免问题出现时，工作人员相互推卸责任。

3.2 完善档案管理体系

1）针对医院中档案管理设备不完善现象，应适当增加资金投入，通过足够的资金，对医院档案管理过程中应用的各项软件和硬件进行完善，同时，要提升网络环境的安全性，使计算机在医院档案管理信息化建设中的作用可以得到充分发挥，使医院信息化建设的整体水平能够得到进一步提升，促进我国医院的健康发展。2）对于档案管理技术较差一现象，国家应当通过各种政策，支持相应技术内容的研发;医院应当增加在档案管理技术研发方面的资金投入，从而使与医院档案管理相关的互联网、存储、计算机等各项技术都能够得到提高，被合理的应用到级医院档案管理中;定期进行病毒查杀，针对互联网中可能对档案安全造成威胁的各项因素进行治理，保证档案管理工作顺利进行[5]。提高档案管理技术水平使档案管理的工作效率得到了显著提升，减少了档案信息化建设中各种漏洞的出现，减少因为木马病毒、黑客攻击，以及工作人员在实际作业期间，由于自身操作失误，导致档案遭受破坏，发生丢失等不良情况。

3.3 加强对工作人员的培训

医院档案管理中会应用到各种新技术，因此，相应的工作人员必要具有较高的专业能力，同时，还要具有较高的道德素养。由此可见，医院要依据档案管理工作，以及工作人员的具体情况，制定一套合理的培训制度，对医院中的从事档案管理工作的人员进行培训，从而使其综合能力可以得到进一步提升。第一，采取合理的方式对人才进行招聘，选择的人才要掌握丰富的理论知识，同时，还有具有一定的工作经验。第二，加强对新人和老人的培训，对于新人的培训要集中在入职前，而老人的培训，应当转变其观念，使其接受现代化管理技术和知识，从而使其管理水平能够得到进一步提升，可以胜任档案管理工作。

4 结束语

办公自动化环境下，医院档案管理工作开展过程中面临着一定问题，针对这些问题，在实际处理上应当从构建完善档案管理制度、完善档案管理体系、加强对工作人员的培训几个方面入手，提升医院档案管理效率和质量，促进医院的发展。

参考文献

[1]陆春娜.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性分析[J].办公室业务，2019（01）：121+124.

[2]刘浩然.办公自动化环境下医院档案管理风险管控体系研究[J].办公室业务，2018（09）：182.

[3]潘湛晖.办公自动化环境下医院档案管理存在的不足及完善的策略[J].医疗装备，2017，30（22）：71-72.

[4]陈佳强.办公自动化背景下的医院档案管理分析[J].办公室业务，2018（04）：155.

[5]郭蕊.基于办公自动化分析医院档案管理工作的改革途径[J].办公室业务，2017（23）：143.