李恒利

摘 要：事业单位文书档案记录的是单位的各项重要信息（如国家政策法规，指示资料、工作执行情况等），可为领导层决策提供参考依据，关系到单位的稳步良性发展。但随着社会经济的飞速发展，事业单位日常工作中产生的文件数量越来越多，做好这些资料的规范妥善管理很有必要。故而本文结合实际，总结出几点可行举措。

关键词：事业单位;文书档案;规范化管理;策略

档案管理属于机关事业单位内的一项基础性工作，规范的档案管理为单位良性发展的奠基石。在信息化发展步伐加快的背景下，很多工作的开展都已建构在信息化之上，故而传统手工档案管理模式已慢慢被现代档案管理理念取代，所以在大数据时代需明确事业单位文书档案管理的不足，结合不足探索出可行的文书档案科学管理策略。

1 事业单位文书档案管理的不足

当前事业单位文书档案管理工作的开展还存在如下几点不足，总结起来即：1）部分事业单位内部管理层对档案管理工作的重要性存在错误认识，认为其和单位发展的经济与社会效益并没有直接关联，不用投入过多人力、财力与物力资源，认知的缺失让事业单位实现档案规范化管理带来了难度，档案资源也不能得到科学利用[1];2）事业单位内部仍缺乏具体的、详细的档案规范化管理体系，在人员职责划分、资料收集、统计、整理等具体工作开展中的要求不明确，这对档案规范化管理工作的开展不力;3）档案安全保密工作落实不到位，可能导致重要资料丢失，威胁单位的发展，甚至为国家稳定性造成影响;4）相关工作人员素质较低，部分档案管理人员专业知识和业务素质不高，管理理念与方法已与档案管理需求不相符[2];5）现今事业单位档案管理数字化建设整体状况仍不够理想，仅少部分流程做到了信息化管理，信息化建设水平有待提升。

2 事业单位文书档案的规范化管理方法

2.1 提高档规范化管理重视度

单位领导者需转变观念，对文书档案规范化管理的重要性引起高度重视，在单位内部积极推进加强档案管理工作必要性的宣传，营造人人重视档案管理的良好氛围[3]。同时单位需加大资金投入力度来加强档案管理过程中的基础设施建设，增添防潮箱、灭火器、除湿机等设备，为档案规范化管理工作的开展提供有利条件。

2.2 档案规范化管理体系构建

所制定的管理体系需和单位档案管理工作开展的具体需求相符，包括需严格遵守的内容，又包括能够灵活调整的内容，使得管理体系可结合内外部环境变化给予升级与完善。文书档案规范化管理体系需涉及档案管理工作执行标准、人员职责划分等多项，要求单位所有人员均按照管理体系办事。同时管理体系还需对档案管理人员做好资料整理、收集、分类、编辑、存档与统计工作各个细节流程的要求进行明确（如要求机关档案管理人员按照档案标准化管理相关要求填写好案宗封面列出的多个项目，用毛笔或钢笔填写齐全，书本应工整无误，并填上整理日期。随着现代计算机网络技术的应用，机关档案内部各项资料整理结束后需根据其类别做好目录录入工作，让后续资源检索更方便，更利于实现档案信息资源利用最大化），对档案借阅、调取、查询、保密等牵涉到第三方人员的档案应用过程给予规范，要求非档案管理部门配合做好档案管理工作[4]。

2.3 落实档案文书管理安全保密工作

档案保密工作的开展同样属于当前事业单位档案管理工作的一项核心任务，可以说直接关系到国家安危。故而事业单位应定期组织工作人员进行相关法规学习（如《保密法》等），使工作人员的保密意识增强，以法律为引导主动约束自身行为。同时，事业单位内部人员在没有征得同意的情况下不得抄录、复制、翻拍原始文件资料，档案管理人员应该明确档案出借范围、主体、时间期限等，不可在公共场合里交流和档案相关的内容，或随意使用储存了档案信息的通讯工具，否则可能会导致重要信息资料丢失。并且，档案管理室应进行防盗门安装，做好遮光、防潮、防鼠工作，进行防火器配置，预防档案资料遭受破坏，保障档案的安全性与完整性，促档案管理工作能规范化进行。

此外，需在计算机设备中安装可全面监控系统运行的拦截软件，筛选、辨别各种信息，发现有异常信息存在时立刻发出拦截警告，同时告知管理人员尽快解决。现今病毒和黑客技术也获得了相应的进步与更新，那么杀毒软件和防火墙技术也应在过去的基础上进行提升，并且将数字化管理中的信息备份工作严格落实，以免出现信息失真或被篡改等情况时为单位带来无法挽救的损失。

2.4 多措并促促档案管理人员素质提升

1）制定激励体制，激发人员工作积极性。有效激励是确保员工能力得到发挥的助推器，利于员工工作质量的提升，也能增强工作人员的工作积极性。故而单位内领导层需对现有激励机制进行分析，不断完善其中的不足，将文书档案管理的各方面均纳入考评指标中，对于表现优异的人员可为其供给相应的资金、物质激励，以及晋升机会，如此可让管理人员更好的在岗位上履行职责，以更强的荣誉感、责任感与归属感来确保档案管理工作水平得到提升;2）提供发展机会，加大培训力度。针对刚进入事业单位内部文书档案管理部门进行工作开展的人员在正式进入岗位前需进行全面培训，促其认真了解档案管理各项规章制度，掌握相应的专业技能，明确自己的应尽职责与任务，更好的满足岗位为工作者提出的需求;同时事业单位应为已在岗人员提供相应的培训学习和进修深造机会，促其接受新的管理理念，学习新的管理方法，促其整体水平增强;3）事业单位内部还应定期进行知识技能竞赛活动开展，而在活动里获胜的人员能够得到流动红旗，一个月开展1次，年底获得流动红旗最多的人员则能得到相应的奖励，如此可让档案管理人员在活动中意识到自身能力上的不足，并不断学习他人的优秀做法与理念，从而通过取长补短的方式来实现专业素养的提升。

2.5 加强档案管理信息化建设

互联网+时代的到来使得各行各业的工作模式均出现了变化，基于这种形势事业单位文书档案管理部门同样需紧跟时代发展步伐加强档案管理信息系统建设，将相关工作开展流程整合至同一平台，以图像、文字储存、视频等形式实现对资料的分类保存，使人工管理时间成本得到控制，让档案查阅、调取等更加便捷，在制定的档案信息化系统平台完成对原始档案信息资料的扫描、录入、上传等环节，备份后再把纸质档案进行留存。同时应加强信息化风险防范举措探索（如使用漏洞扫描技术，增设高新能防火墙、杀毒软件等），进行安全性档案管理环境创设，减少信息非法泄露、盗取风险事件的发生。

3 結论

事业单位文书档案管理的开展并非一项简单的任务，而是长远的、任重道远的工作，应在明确当前档案管理方面存在不足的情况下，不断完善现有的各项制度，注重管理人员综合技能与素养的提升，做好档案信息的安全保密工作，真正将档案收集、整理、归档、保管等环节落实到位，让机关档案准确反映出事业单位内部工作开展情况，实现事业单位档案管理工作改革，在促机关稳步发展中发挥

作用。

参考文献

[1]陈佳杰，姚培雯.试论基层事业单位文书材料归档存在问题与对策[J].现代经济信息，2019（20）：120.

[2]梁威.新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.

[3]冯治霞.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨[J].中国管理信息化，2018（15）：148-149.

[4]徐柳.新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].兰台内外，2019（04：69-70.