朱玥

摘 要：人事档案体现的是个人的经历、工作业绩表现、个人能力或者是政治面貌等方面，也是人事部门配置资源的重要依据。人力资源在进行管理的时候，必不可少的一大部分就是人事档案，而且其所占地位十分重要。我国在人事档案的管理上，制定了一系列完善的法律法规，旨在管理档案能够更加规范。但是随着近几年市场经济的迅速发展，人事档案中存在的一些弊端开始逐渐显露出来，在管理的时候所面临的风险也不断在增加，这些问题对人事档案的健康管理和发展产生了不良影响，所以识别并防范风险管理至关重要。所以要想改善上述问题，就必须加强干部人事档案中的风险管理。本次主要是分析了干部人事档案中的风险管理，并进行了一定探讨，目的是为了提高人事档案的管理效率。

关键词：干部;人事档案;风险管理;研究

1 关于风险识别工作的分类

1.1 收集档案中的风险识别

人事档案靠收集和累积而成，收集人事档案过程便不可避免的存在风险，例如信息不准确、信息外泄等。在人事档案中通常会有个人的品行履历、家庭背景等代表每个人各方面能力的隐私信息，一旦在收集这些人事档案的过程里发生了虚假信息或者泄露等情况，将直接对后期使用档案造成影响。鉴于干部人事档案的重要性，对于管理干部人事档案的人员要求也十分严格，但管理人员往往在收集资料的时候并没有保持严谨、细致的态度，所以在出现突发状况时就不会很好地应对。只有管理人员本身具有强大的风险识别能力和严谨的责任感，才能真正完美而精准地完成档案的收集工作，并抓住重点所在。这样一来，上级组织部门在筛选人员的时候，便可以更有依据，让最终的结果更加真实可靠。干部人事档案是记录反映该干部的工作的重要依据，所以收集此类档案要更为规范，只有这样才能真正降低风险发生的概率，确保最终收集到的资料质量过关。

1.2 人事档案保管与利用过程的风险识别

档案保管要严格执行“档随人走”的原则，定期排查确认，减少人为因素干扰造成“有档无人”或“有人无档”现象。同时保管过程中要充分利用现代信息技术，实现对纸质档案的改造升级，利用云平台与大数据对档案数据库进行有效模块管理。在档案利用过程中，要制定完善的借阅制度，防止对档案的随意改动。

1.3 鉴别人事档案整理过程的风险识别

真实性是档案管理的第一要务，因此对档案进行鉴别就显得尤为重要。在此过程中不仅需要有完善的档案鉴别制度、详尽的档案鉴别内容、规范的鉴别结果审核，同时要求工作人员要有严谨的工作态度和工作热情，尤其是对于无头档案和长期失联档案以及内容资料不完善的档案要按照制度要求及时进行补充完善。

1.4 后期档案中的风险识别

一个人身份的象征之一就是人事档案，所以在后期管理档案的时候必须严格按照法律法规，遵循基本原则，使用档案的时候，必须要进行查阅，这就表示档案存在一定的遗失风险，而且在排序的时候，也容易出现归类归档方面的错误。在排序人事档案的时候，要避免出现杂乱无章的情况，减少对干部人事档案的管理效率产生不良影响。在进入另一个事业单位时候，需要转递档案，而在转递过程中可能会发生档案的缺失，接收单位因在收到不完整的档案时往往会拒收。

2 干部人事档案管理风险的评估

2.1 前期评估原则

在评估干部人事档案的时候，必须要遵循科学、有效、全面和重点相结合、可操作性等四大原则。通过这四大原则可以划分档案的评估层次，从而使档案变得更安全，也可以全面性分析档案中可能存在的一些风险，找出轻重点，从而及时制定解决措施，规避风险发生。

2.2 档案管理的风险评估

干部人事档案的风险主要是发生在收集资料、鉴别、整理以及后期的转递过程中。在评估风险之前要先大体地了解到关于干部人事档案的收集范围，并根据这一范围的好坏程度来判断收集到的档案风险性，若范围合理，则档案的风险性会较低。通常将风险等级划分为高、较高、中、较低、低。此外，团队组织素质的好坏也将直接影響到干部人事档案的风险管理，如果组织人员的能力较好，则后期的管理档案与发展档案都会比较顺利。

3 档案的风险管理应对措施

1）干部人事档案风险管理预防措施要想控制干部人事档案中的风险，就必须要做好干部人事档案的管理工作，强化档案管理部门风险管理意识。首先配齐配强档案管理人才队伍，在选人用人上要下功夫，要选择责任担当的人员对档案进行管理，严格遵从档案管理制度和保密制度。其次建立健全干部人事档案管理制度，规范档案管理。再次，要普及风险管理知识，。档案管理部门要大力普及风险管理知识，让管理人员树立风险意识。最后要加强关于风险管理的培训。档案管理人员的业务能力将直接影响到档案的安全性，所以培训档案管理人员的业务能力十分重要，可以通过聘请专家来进行讲座的方式，或者是通过知识竞赛的方式来丰富档案管理人员的知识储备，这样能够达到强化风险意识、提高管理水平的效果。

2）大力推广规范化和信息化管理。制定了风险应对措施并不意味着能够消除风险，而要实现计划中的理想目标必须对风险实时监控，及时了解风险走向及变化趋势，才能将风险消除在萌芽状态。对档案进行风险管控需要档案管理人员准确应用管理规范化和信息化的手段，对风险进行变化管理、动态准确评估，制定有侧重点和针对性的措施，有效管控风险。一是在硬件方面，配备档案保管保护所需要的室库及设施、设备，保证档案的安全。二是顺畅文件材料归档渠道、及时整理、完整归档，定期检查，对发现进行整改。三是大力开展档案信息化工作。利用信息系统对档案数据库进行有效模块管理，运用大数据方法对存疑数据进行智能标识和提醒，方便信息鉴别;档案管理人员应充分应用档案信息系统，为利用者提供方便、快捷、准确的档案检索途径。四是规范借阅转递流程，落实借阅登记和归还核对，防止出现档案损毁、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规的行为。

4 展望

人事档案是最能够准确反映个人的政治面貌、工作能力与作风的，是挑选人员的一大依据。而干部人事档案则更为重要，本次从多个角度分析了干部人事档案中常见的风险，并根据这些风险进行了详细的分析，并且根据实际情况制定了应对措施，这样更能保证干部人事档案的规范安全可靠。

参考文献

[1]钟晓芸.职业教育改革背景下高职院校干部人事档案风险管理模式探究[J].职教论坛，2014，30（36）：35-38.

[2]解阳.干部人事档案中风险管理研究[D].天津：天津大学，2016.

[3]程修光.干部人事档案中风险管理相关策略探究[J].办公室业务，2018，27（23）：112-113.