蒋韬 邱志鹏

摘 要  对电子会计档案的法律地位和管理，新《会计档案管理办法》给予了肯定并提出了明确的要求，这为现实工作指明了方向。本文在探讨电子会计档案管理特征的基础上，分析目前电子会计档案管理中的主要困难，并提出了相应的对策：建立健全电子会计档案管理制度和标准;强化电子会计档案的全程管理和前端控制，确保收集齐全;加强电子会计档案风险评估，建立安全机制;加强技术培训，使会计档案人员能跟上管理要求。

关键词 电子会计档案 管理特征 档案管理

Abstract The new “Measures for the Management of Accounting Archives” affirms the legal role of electronic accounting archives， and puts forward clear requirements for the management of electronic accounting archives， which gives direction to the actual work. On the basis of discussing the characteristics of electronic accounting archives management， this paper analyzes the main difficulties in the current management of electronic accounting archives， and puts forward corresponding countermeasures： establishing and improving the management system and standards of electronic accounting archives; strengthening the whole-process management and front-end control of electronic accounting archives to ensure complete collection; strengthening the risk assessment of accounting archives and establishing a security mechanism; improving the training to make accounting archivists follow up the requirement of management.

Keyword electronic accounting archives; characteristics of management; management of archives

電子会计档案是通过数字设备及环境形成，依赖计算机和网络阅读、处理、传输和以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体的，具有保存和利用价值并归档的会计数据、元数据、读取平台等会计材料。主要有电子报表、电子账簿、电子凭证、会计软件及操作说明和其他一些如银行对账单等电子会计资料。它是反映和记录一个单位经济发展的重要依据和史料。

对电子会计档案的法律地位和管理，新《会计档案管理办法》给予了肯定并提出了明确的要求，这为现实工作指明了方向。针对电子会计档案的特点，积极探讨如何管理好电子会计档案为国家经济发展服务，是目前档案界应重视且紧迫的研究内容。

一、电子会计档案的管理特征

1.管理对象载体的不耐久性。电子会计档案的载体主要是磁光介质。磁盘载体本身是不耐久性材料，不能永久保存。它在保存和使用过程中由于外界因素的影响，如外磁场、强烈摩擦撞击、不适宜的温湿度、光辐射等，载体材料内部的结构发生变化，如剩磁消失、磁层霉变、底基老化等，导致磁性材料耐久性下降。目前，磁性载体的保质期为5—10年。

光盘载体的耐久性主要决定于光盘存储信息的稳定性和光盘盘基的持久性。光盘的记录层材料由于环境条件，如空气污染和不适宜的温湿度、读取设备及使用不当等，会发生记录层氧化、机械损伤等;光盘盘基在保存和使用过程中会老化、变形和被腐蚀，使光盘信息不能再现。目前，光盘载体档案的保质期一般为10—20年。

针对电子会计档案载体的特殊性，在管理中应采用新的管理机制、新的管理技术来做好电子会计档案的管理工作。

2.管理复杂化，要求高。首先，电子会计档案载体的多样性如光盘、磁盘、磁带等，各类载体的物理特征、信息存储原理各不相同，它们对保存环境条件要求也不相同，所以针对不同载体的电子会计档案要采用不同保存管理方式和提供不同的保管条件。这比纸质档案的管理要复杂得多。

其次，电子会计档案信息的产生、管理都要通过计算机来完成，形成的格式主要有txt、pdf、jpg等，其读取也要借助计算机及相关的支持软件来进行，所以对不同电子会计档案要按相应的标准和技术进行归档保存管理，可见对电子会计档案数据的处理更加复杂，技术要求更高。

3.电子会计档案信息是数字化的，安全性要求高。电子会计档案是由计算机会计核算系统生成的电子数据，这些数字信息的处理、保存、利用等对软硬件系统环境的依赖性很强，而且电子会计数据容易被破坏、修改后不留痕迹、难恢复，其所处网络环境安全隐患多。要针对电子会计档案数字化管理特征、不同的财务软件、不同的电子会计档案版本，分析电子会计档案管理中存在的安全隐患，采取有效管理措施确保电子会计档案的安全和凭证作用。

4.高效的共享性。电子会计档案信息是数字化的，其传递速度快，建档归档流程方便高效。通过规范组织流程、业务活动、归档格式、管理流程、保管方案等，实现利用数据库集中管理和共享，可方便快捷地不受时间和空间的限制实现会计信息的查阅利用，也可以促进电子会计档案的深度挖掘开发，相关人员还可通过网络对电子会计档案信息进行分析，建立决策数据模型和决策方案，充分发挥会计档案在经济建设中的重要作用。

二、电子会计档案管理的主要难点

1.电子会计档案管理制度标准不健全。虽然新《会计档案管理办法》对电子会计档案的管理提出了相应的要求，但目前仍有不少企事业单位档案管理人员对电子会计档案的认识和了解不足，多数单位没有针对电子会计档案的管理制定切合自身需要的管理制度以及归档流程、著录项规范等电子会计档案管理业务及技术标准。所以，在实际工作中，电子会计档案管理随意性大，容易出现归类错误、无备份、无法查找的各种管理不善的问题，直接影响电子会计档案的利用。

2.电子会计档案收集不完整。电子会计档案包含光磁介质存储的电子核算材料、计算机系统软件、财务软件及其开发文档、其他机读会计档案等。尽管许多单位已普遍实现会计电算化，但他们还没弄清楚电子会计档案的归档范围，只注重对电算化会计系统形成的电子会计资料的打印保存，而对关键的電子会计文件反而没有归档保存，导致电子会计档案收集不齐全，如有的单位系统软件、财务软件及元数据等没有归档，备份数据也无法使用，电子会计档案完整性得不到保证。

3.电子会计档案管理安全隐患多。电子会计档案的保存利用都离不开网络、计算机、存储器和信息系统，而这些也是安全问题的风险基础，电子会计档案存储介质一旦受潮、高温、消磁、灰尘等保存环境不达标影响，可能导致数据受损，直接影响会计信息的真实可靠性。网络环境下会计信息更容易被修改且不易被发现，若安全防护措施不到位，电子会计档案信息可能被改动或泄露。不少单位管理工作人员对电子会计档案安全管理意识不高，网络安全管理技术水平低，目前电子会计档案安全保密性环境的良好状况还没建成。

4.电子会计档案管理人员素质低，缺乏指导与培训。做好电子会计档案管理工作的前提：档案工作人员一方面要具备档案专业管理知识和技能，另一方面还要具备财务及审计管理、计算机网络安全管理、电算化会计配套的软硬件维护技能等。由于传统档案的保管对管理人员的计算机操作、维护水平没有太高要求，因而管理人员的计算机操作与应用维护能力不强，使电子会计档案的安全保管难以达到要求。目前，能应用现代化技术对电子会计档案归档管理的专业人员少，许多单位都缺乏有技术的管理人才来保证电子会计档案的完整性和安全性。另外，一些单位对档案管理工作不重视，不能定期对管理人员进行继续教育培训，他们的管理能力无法得到提升，不能满足电子会计档案管理的要求。

三、加强电子会计档案管理的对策

1.建立健全电子会计档案管理制度和标准。各单位要依据《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》等制定适合本单位的《会计档案管理实施细则》，其中要有针对电子会计档案的归档范围、电子会计数据移交、保管、存储备份、利用等方面的条款。明确划分责任权属，责任落实到岗位，对电子会计档案流程进行规范。在数据录入后要按实际录入情况进行检查，严格执行电子签名审签制度，加强会计部门与档案部门的沟通和交流，保证电子会计档案的真实、完整与安全，并确保收集、移交和保管的顺利进行。

同时制定电子会计档案管理标准，按规定刻录光盘、备份、分类、保管、迁移和利用。由于电子会计档案的格式较多，会计软件版本也较多，电子会计档案数据的读取对应用软件有依赖性，为了避免出现“信息孤岛”现象，对电子会计档案管理要统一标准、编码规则和系统参数，如制定电子会计档案接口标准、著录标准、存储格式标准等，确保电子会计档案的可靠和信息可用性。

2.强化电子会计档案的前端控制和全程管理，确保收集齐全。电子会计档案主要有存储在主机硬盘上的会计数据，脱机存储在光盘及磁盘上的会计数据、会计软件程序和其他电子会计档案。要确保电子会计档案的完整准确，必须要加强电子会计档案前端控制，把好电子会计档案来源关，电子会计档案管理要延伸至软件系统设计开发阶段，把电子会计档案管理过程的目标、要求及规则纳入到软件功能之中。明确各岗位产生形成的电子会计档案的收集归档职责，并对电子会计档案的形成、保管和利用全过程进行记录，收集必要的“元数据”“背景信息”，保证整个生命周期内电子会计档案得到严密控制。

另外，在会计管理信息系统中要开发电子档案归档模块，便于电子会计档案的一体化管理;同时也要开发档案管理系统接口，使会计系统与档案管理系统无缝连接，以确保电子会计档案的真实完整和收集管理。

3.加强电子会计档案风险评估，建立安全机制。信息安全问题是电子档案管理中的重点，网络安全、系统安全、信息存储安全、利用安全是电子会计档案安全的基础。因此，第一，要把安全放在第一位，强化安全意识。充分认识电子会计档案真实性、完整性、可用性和保密性是首要的质量安全要求，必须得到保证。针对电子会计档案安全管理的特点，相关工作人员应具备信息安全技术应用能力，所以档案部门要加强计算机技术、安全技术应用等方面的培训，提高有关工作人员的安全意识和技能。

第二，要进行电子会计档案信息安全风险评估。电子会计档案信息的风险在生成、流转和保存过程中都存在，在明确安全保护对象的基础上，从保护成本和电子会计档案的价值之间的比较出发，利用安全风险评估来发现电子会计档案管理潜在的问题，确定受保护对象所需的安全等级，从而避免风险、监控风险。

第三，建立电子会计档案的安全保障机制。针对载体安全方面：选用质量好可靠性高的载体，严格控制载体保存环境条件，异地备份;针对硬件实体的安全：多机备份，磁盘镜像，双路专线供电，控制机房温湿度等;针对网络安全：加强访问控制，如设置防火墙，采用加密技术对敏感信息进行加密，利用防毒软件对病毒进行防范，采用异地备份策略进行数据备份与恢复管理等，构建一个完整坚固的安全管理体系。

4.加强技术培训，使得会计档案人员跟上管理要求。首先，各单位要加强内部继续教育培训。通过讲座、网络学习等方式，加强对档案管理人员的计算机、会计软件操作、信息安全技术等方面知识和技能的培训，并把这种技能培训作为部门的基本工作任务及档案管理人员上岗、晋升的必要条件，这样可从根本上实现电子会计档案管理规范化和专业化。

其次，要配备专业的电子会计档案管理人员，不仅应掌握档案学、会计学、计算机信息技术的基本理论、基本方法和操作技，同时还应根据电子会计档案的特点侧重信息安全管理措施和技术的应用，特别是根据存储介质的不同情况，定期对电子会计档案的存储情况进行可用性检查分析，定期进行电子会计数据的迁移备份等。

另外，还要建立相应的激励管理机制，对档案管理人员进行严格和定期的工作业绩成果的考核，并明确岗位晋升的条件，以确保管理人员的优质性，从而保证电子会计档案管理工作的效率及质量。

参考文献

[1]黄煌.对公司会计档案数字化的思考[J].科技与管理，2016（4）51-56.

[2]胡金凤.电子会计档案移交与归档体系的构建研究[J].科技与经济，2016（19）54-55.

[3]刘丹.浅谈会计电算化档案管理的工作特点与要求[J].黑龙江档案，2017（3）58.