魏琰

摘要：文书档案管理是档案管理中的重要部分，各机关事业单位文书档案管理记载了各项管理活动的信息，有文字、图片等。随着云计算、大数据、数据库等各类新型科学技术的出现及广泛应用，现代社会已进入“互联网+”的时代，文书档案管理引入信息化技术，使得文书档案整理更加方便快捷，有效提高了档案管理效率。在此，本文通过论述对大数据环境下文书档案管理信息化，进一步分析信息化管理的具体内容及信息化的利用。

关键词：大数据;文书档案管理;信息化

文书档案记录单位日常管理活动中的各种信息，包括通知、决策等信息资料，关系到整个单位的历史与未来发展方向。许多单位文书档案管理中实行信息化管理，信息化管理在档案的信息记载等方面具明显优势，为文书档案管理提供了跨越式发展平台。然而，很多事物的转变需要一个探索和实践过程，并非一蹴而就，因此，在大数据环境下，文书档案的管理与利用在具体的操作中，还有很多的细节问题需注意和解决。

一、大数据环境下文书档案管理的内容

大数据是无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，需要新处理模式，才能拥有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的高增长率和多样化的信息资产。大数据环境带来的信息风暴变革人们的生活习惯，同时文书档案的数据量也急剧快速增长。文书档案是整体单位生产经营管理中形成具保存价值的原始文书记录信息，包括文字、图片、影像、多媒体等载体。文书档案信息化是用现代信息技术，进行档案的收集、管理、利用，让这些资料通过网络载体从形式上向数字化和信息化转化，为单位提供更为准确的服务，延长文书档案的使用寿命。文书档案信息化管理主要包括数字化管理、网络化管理与安全化管理。

（一）数字化管理

传统意义上的文书档案以纸质载体为主，档案管理人员劳动强度大，工作任务繁重，档案收集整理需占用大量的存储库房。而大数据环境下，档案利用网络技术和计算机技术，将这些信息资料等转化为数字形式，作为电子档案予以管理。相对于传统模式而言，管理人员的工作强度有了很大缩减，也极大地节省了单位的成本。在整个的管理过程中，管理人员只需根据相应的数字准确选择恰当的资料，查询更为方便。

（二）网络化管理

经数字化建设形成的文书档案需利用庞大的网络平台，才能实现不同类型，不同网络范围内的用户对档案资源的共享使用。同时档案资料在处理的过程中，管理人员可对档案信息进行详细的分类，用户只要在管理系统的网络平台上输入需要查找的检索内容，检索引擎就会自发检索，这对于实现网络查询便捷化、信息资源共享化利用都十分重要。文书档案网络功能包括以下几个方面：网络检索、网络分类、网络隔离、网络借阅以及网络复制等。

（三）安全化管理

文书档案的安全保障问题是网络化的突出问题，大数据环境的安全问题突出，需在实际工作中不断改进技术，加强保密措施，一方面预防因工作人员操作失误及网络故障、网络黑客攻击等因素造成文书档案损毁;一方面，对涉密的文书档案采取相应的保密管理措施。

二、大数据环境下文书档案管理信息化存在的问题

首先，随着档案管理工作信息化建设加快，档案管理工作方法发生很大变化。但运用不够灵活，主要因素是文书档案保存在档案资料室中，以纸质载体保存限制档案资料的查阅，影响了文书档案管理工作的信息化进程。其次，传统的文书档案管理模式仍是文书档案管理的主要模式，传统的管理模式文书档案存储量巨大，档案管理人员按顺序登记文件信息，增加了人工管理成本，也因沒有构建文书档案综合管理信息系统，导致信息查询困难，进而直接降低了对文书档案的利用。最后，缺乏完善的配套制度。在对文书档案进行信息化管理的过程中，存在胡乱使用档案的情况，甚至文书借阅的细则也存在问题，如员工对借阅的文书档案多次传阅，在传阅过程中造成文书档案的信息损坏或泄露等情况，甚至有的在未经允许的情况下，对单位内部的文书档案非法下载，直接影响了文书档案管理信息化的质量。

三、大数据环境下文书档案信息化的利用路径

（一）对文书档案实施加工处理

文书档案信息化利用主要任务是具备快速的数据处理能力，最终实现为用户服务之目的。拥有各类具有价值的文书档案，是文书档案信息化利用的重要目标，信息化文书档案增加了数字化文书档案，如单位产品的宣传课件、音频视频、资源数据库等。对文书档案加工处理内容，包括检索的全面性与可选择性，确定文书档案的类型，时限等。文书档案分类归档，包括单位内部、对外联系，文书档案资料可分为会议、历史等档案。文书档案数据库包括各种文件、劳动报酬的文书档案数据库。文书档案网络链接则包括区域范围的网络链接，如城域网、互联网、专用网之网络链接等。

（二）拓展文书档案信息化服务功能

文书档案在单位的生产、管理等方面具有重要的参考价值，是为用户提供各种档案资源服务的基础。可现代化信息技术手段为用户开展多种服务，如利用电子邮件、网络短信等为用户提供文书档案查询服务，利用网络硬盘等技术手段，为用户开展文书档案远程传送服务，利用地域范围网络为用户开展某种产品的档案信息追踪服务，从而将开放性的服务优势完全地展现在了用户的面前，进而提高用户的体验和满意度，实现档案资料的价值等。

（三）提升文书档案管理人员业务水平

大数据下文书档案信息化管理工作难度更大，对从业人员也提出了更高的要求。日常管理工作中电子文件管理会为档案管理工作带来很多问题，要求当纳管理人员具备一定的业务素质。实现传统纸质档案向电子档案转变，要不断创新探索，加快掌握运用电子档案的方法，努力改变传统档案管理模式，适应大数据时代信息化管理需求。档案管理人员应主动了解单位对档案的需求，多样化的档案管理内容，需档案管理人员主动了解档案使用者的需求，以更好地满足对档案不同使用者的要求。

（四）建立新模式，规范信息化管理

文书档案管理信息化的模式可进行不断创新，以推动文书档案管理信息化的具体落实。如可按照相应的步骤，对文书档案的项目或者内容进行具体的分化管理，对文书档案管理方式进行多种项目管理方式的规划，包括数字化、开发项目等的建立，以项目管理的方式规范信息化管理方式。另外，对文书档案在网络平台进行查阅、借阅、下载等模式的过程中，都要有规范化的操作管理，不仅能保证文书档案的安全性，还能实现文书档案信息化管理配套制度的完善建立。如下载档案，员工需征求上级领导，需填写文书档案下载的请求，包括文书档案下载的具体用途、下载观看的时间长短、何时进行销毁等相关内容。员工如再想下载文书档案的，还需再次提交申请。

总之，大数据时代要求文书档案管理应加强数字化管理，也是各单位自身发展的内在需求，更是时代发展的必然趋势。文书档案管理信息化有利于提升档案管理的工作效率，为单位生产、经营、管理、决策等方面提供科学的参考信息。因此，大力推进单位的文书档案管理信息化建设，提供有力的技术设备支撑，促进单位生产管理决策体系的高效运作，是大数据时代下文书档案管理工作的发展趋势。

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