文| 牛玉鹏

引言

5W2H工作法在招标采购立项调研中的应用

依据国家法律法规政策及按照公司制度，项目在列入招标计划前，应通过必要的方式进行市场调研、确定潜在投标人、并制定出合理的估算价，立项调研作为招标前提的重要组成部分，要对项目可行性、估算价等因素做出分析，应尽量明确调研时间、地点、内容、过程等内容，并提供市场调研证明材料。

立项调研概述

1.概念。立项调研是招标采购的必备环节，是在项目列入招标计划前，先由相关部门组成调研小组，进行市场调研、数据分析、价格测算，做为项目确立的实质性依据，是招标采购工作的第一步，更是招标采购工作进行的前提。

2.种类。就目前采用的类别来讲，针对不同的采购内容，立项调研主要包括电话了解、资料分析、同行咨询、现场查看。如一些参数准确的货物类，可以通过电话向商家直接咨询；对于大型的工程项目，除造价预算外，可以结合以往的资料进行分析。

招标采购立项调研存在的问题

在实际操作中，各部门提报的立项调研资料除文字简单、缺少数据等不足外，还普遍存在缺乏思路、要素不清、描述混乱等问题。

（1）项目划分不规范。通常会出现对某个项目的具体范围和采购需求或者技术要求没有规范划分，导致调研工作开展不力或成效不大的现象。（2）立项缘由不科学。经常用“按照上级要求”、“根据公司需要”等词语简单说明，就事项的真正立项缘由如必要性、制度依据等内容没有一个“为什么要做这事”的详细阐述，缺乏科学断定。（3）过程介绍不清晰。一般用“经调研”、“经了解”等字眼一笔带过，具体的如何调研、去哪了解没有介绍清楚，无法让决策人通过调研过程来就项目的可行性做出合理的决策。（4）主体参与不全面。如果调研人员的主体不清晰，就会产生“人为操作”的风险，从实际来看，往往仅有使用部门、专业部门人员参与，没有价格部门、采购部门、督查部门人员的参与。（5）采购方式不明确。采购方式是确保采购流程依法合规的前提，很多时候在调研报告中缺乏或没有对采购方式的建议，从而不利于采购方式的选择和确定。（6）估算价格不准确。价格是关乎采购活动成败的关键，是立项调研的目的和基础。在工作中普遍存在价格简单提及、测算没有参考等现象，影响了采购活动的预期效果。

5W2H工作法自身包含的人（Who）、时间（When）、地点（Where）、什么(What)、原因(Why)、方式（How）、费用（How much）等7项元素，很好的与立项调研报告所需的组成要素相关联，将该工作法应用到招标采购立项调研报告的写作中去，对提高立项调研报告的准确定和有效性、解决立项调研报告的各种问题具有显著作用。

（1）用“什么”的W元素，解决项目划分不规范的问题。依据国家法律法规及上级制度要求，将采购划分为工程、货物、服务三类，拿涵盖内容最多的服务类举例，下分技术、维修、运输、人力资源等子类别，应尽量做到有所对比，细分工作量、技术要求及参数、服务要求等，为开展调研工作提供参照。（2）用“原因”的W元素，解决立项缘由不科学的问题。通过对原因的解释，掌握项目立项的必要性，本着节约费用、减少支出、降低成本的立场上，应从安全生产和民生民意这两个方面来阐释缘由，提高项目立项的科学性。（3）用“时间”、“地点”的W元素，解决过程介绍不清晰的问题。调研过程必须要明确时间及地点，由时间附带地点。调研时间是调研事项所属的时期或时点，即所反映的社会经济现象客观存在的时间，分为时期及时点两种情况：如果为时期，就要明确调研从何年何月何日起到何年何月何日止的资料，如档案资料；如果是时点，就要明确规定统一的标准调查时点，如市场波动较大的钢材等。（4）用“人”的W元素，解决主体参与不全面的问题。人是最能表达调研报告符合要求及显示公正的元素，结合以往经验及实际需求，应由使用部门、技术部门、经营部门、招标部门组成调研小组，使用部门提供项目参数，技术部门指导项目标准，经营部门主控价格，招标部门负责规范，实现项目用户、项目管理、经济运行、采购承办的“四位一体”相统一。（5）用“方式”的H元素，解决采购方式不明确的问题。目前普遍采用的采购方式分为招标采购和非招标采购，招标采购又包括公开招标、邀请招标；非招标采购又包括谈判采购、询比采购、直接采购等常用的方式。

如国家法律规定的必须招标的工程项目应当依法履行招标程序；非必须招标的，可按照企业规定履行非招标手续，像采购需求明确、竞争充分可采取询比采购。（6）用“费用”的H元素，解决估算价格不准确的问题。估算价格部分包括估算额及经济效果分析。对于估算额的确定，要有明确的测算依据或计算过程，确保最后的成交额不超过估算额的±5%为估算准确的标准。经济效果分析要首先关注投入与产出的差额，可用社会效益分析代替。