互联网背景下人力资源与社会保障局档案管理研究

2020-03-01张植平

卷宗 2020年29期

张植平

（绥宁县人力资源和社会保障局，湖南邵阳 422600）

随着社会快速发展，互联网与档案事业之间的联系越来越密切，互联网提升了档案管理质量，挖掘了档案潜力，发挥了档案价值。因此，人力资源与社会保障局需要发挥互联网在档案管理中的作用，以提升档案管理实效。

1 互联网背景下人力资源与社会保障局档案管理概述

人力资源与社会保障局档案管理主要是指档案工作人员对档案实体及信息进行管理，同时提供档案服务。人力资源与社会保障局档案管理主要分成基础管理和开发利用两大类，主要包含档案收集、档案统计、档案整理、档案检索、档案利用等各方面内容。一般而言，人力资源与社会保障局档案管理具有以下几方面特点。

第一，类型多样。随着社会改革转型发展，人力资源与社会保障局档案类型增多，由单一档案转变为多元化档案。第二，作用凸显。人力资源与社会保障局档案记录着社会变迁，同时也是政府管理社会经济事务的重要依据，在社会管理中具有举足轻重的作用。第三，方式增多。随着社会快速发展，人力资源与社会保障局档案管理方式越来越多，档案管理坚持效益优先，增强了档案管理科学性。第四，服务性。人力资源与社会保障局档案主要为社会发展提供服务，虽然档案管理不产生经济价值，但是可以为社会管理决策提供依据，有助于促进社会良性发展。第五，安全性。人力资源与社会保障局档案涉及社会方方面面，有些内容甚至涉及国家机密，因此人力资源与社会保障局注重档案安全性管理。

2 互联网背景下人力资源与社会保障局档案管理存在的问题

2.1 缺乏互联网档案管理理念

第一，缺乏互联网管理意识。目前，人力资源与社会保障局并没有树立互联网档案管理思维，人力资源与社会保障局领导机械认为档案管理只是简单收集与整理，并没有看到档案利用价值，缺乏互联网管理意识，未能充分发挥档案管理作用。第二，网络安全管理认知片面。目前，人力资源与社会保障局领导对网络档案安全性存疑，认为保管档案最安全的方法是纸质方法，忽视了纸质保管方法对客观环境的苛刻要求，没有认识到电子档案管理也具有巨大潜力[1]。因此，纸质档案管理在人力资源与社会保障局档案管理中的占比很大，并没有充分挖掘电子档案管理优势。

2.2 档案管理网络平台不健全

第一，缺失综合硬件平台。目前，人力资源与社会保障局档案管理缺乏综合硬件管理平台，人力资源与社会保障局内部各个部门单独管理档案文件，缺乏整合各部门档案信息的综合硬件管理平台，导致各部门档案文件没有统一保管，处于零散分布状态。第二，档案管理系统软件开发不足。目前，人力资源与社会保障局并不重视档案管理系统开发，认为档案管理系统投资并不能提升单位管理效率，导致档案管理系统软件开发长期滞后。与此同时，人力资源与社会保障局内部所使用的文件管理系统落后于时代要求，不能够满足档案管理要求。

2.3 复合型档案人才培养滞后

第一，忽视档案管理人才培养。目前，人力资源与社会保障局并不注重档案管理人才招聘，档案管理办公室不会刻意招聘档案专业人才，档案管理人员没有接受过系统档案知识培训，对档案管理工作一知半解。在实际工作中，人力资源与社会保障局并不注重档案管理工作，没有投入足够的精力和资金培育档案管理人才，所开展培训只是无关紧要的培训，导致档案管理人才严重匮乏。随着互联网技术的不断深入，档案管理人才除了需要懂得档案管理内容之外还需要懂得计算机系统，满足互联网背景下人力资源与社会保障局档案管理需要。第二，档案管理人员综合素质有待进一步提升。在互联网背景下，人力资源与社会保障局档案管理人员不仅需要具有扎实的档案管理基础知识，还必须懂得如何通过互联网开展档案管理工作，比如通过云储存、大数据分析档案管理的各项内容，档案管理人员需要具备较高素质。但是，人力资源与社会保障局档案管理人员并不具备这方面素质，一些管理人员甚至缺乏基本档案管理素养，导致人力资源与社会保障局档案管理质量不高[2]。

3 互联网背景下人力资源与社会保障局加强档案管理的相关对策

3.1 树立档案管理创新理念

第一，增强档案管理服务意识。人力资源与社会保障局是政府部门，为了适应互联网背景下社会发展需要，政府部门需要转变自身管理理念，积极打造服务型政府。为此，人力资源与社会保障局管理人员需要改变传统管理意识，利用互联网积极挖掘档案潜力，提升服务质量。第二，健全电子档案管理规范。为了提高人力资源与社会保障局电子档案管理质量，人力资源与社会保障局可以树立电子档案与纸质档案一一对应的思想，储存电子档案时必须存放同样一份纸质档案，确保档案数据完整准确，同时还需要定期检查电子档案是否能够正常阅读，检查病毒是否入侵等，以保证电子档案安全规范。

3.2 加强档案管理平台建设

第一，完善硬件设备。为了提升人力资源与社会保障局档案管理质量，人力资源与社会保障局需要加大资金投入，购买最新档案管理硬件设备，改变硬件设备落后现状。与此同时，人力资源与社会保障局需要定期升级硬件设施，确保硬件设施的各项性能满足档案管理需要，以提升人力资源与社会保障局档案管理质量。第二，健全软件管理平台。软件管理平台必须立足于人力资源与社会保障局现实需求，以增强软件适应性。与此同时，人力资源与社会保障局还需要加强技术保障，例如设置密码，建立数据检索与分享中心，以提升数据完整性和准确性。除此之外，人力资源与社会保障局还需要加强日常维护，确保系统安全，同时提升各个系统之间的兼容性，定期做好维护升级，确保系统软件正常使用。

3.3 强化档案管理人才培养

第一，提升管理人员管理水平。为了提高人力资源与社会保障局档案管理质量，人力资源与社会保障局需要提升档案管理人员管理水平，提高管理人员职业道德素养，明确档案管理人员岗位责任分工，同时还需要加强档案管理人员专业技能培训，以提升档案管理人员管理水平。与此同时，人力资源与社会保障局也需要增强档案管理人员互联网意识，尤其是要提高档案管理人员运用大数据、云计算进行档案管理的能力，最终提升互联网背景下人力资源与社会保障局档案管理质量。第二，提升档案管理人员服务能力。档案本就是为社会经济服务而产生的事物，因此人力资源与社会保障局管理人员需要增强管理人员服务意识，提高管理人员服务能力，在管理人员内部形成爱岗敬业、无私奉献的氛围，以提升档案管理人员的服务能力。