向立琴

（贵州省黔西南州航务管理局，贵州 黔西南州 562400）

船舶档案包括图纸，文字等资料信息，是对船舶发展历程的真实记录，对于今后船舶行业发展具有重要的借鉴意义。因此，加强对船舶档案的数字化管理，提升利用效率，强化档案存储安全很有必要。在信息技术依托下，构建完善的网络信息管理平台，把纸质档案转化为数字形式在网络平台进行存储，既可以减少庞大的档案占用的空间，也可以实现档案信息共享，方便人们进行查阅，防止丢失现象的出现。由此可见，加强信息化建设，提升船舶档案信息的数字化水平，是当下船舶行业需要研究的重要课题。

1 船舶档案数字化管理功能分析

1）方便信息存储。船舶档案包含的资料信息比较多，传统纸质档案的占用空间比较大，而且对档案管理工作带来了很多不便[1]。实现数字化管理，把纸质档案转换为电子文件的形式，既可以减少纸质档案的占用空间，减少了管理人员的工作量，另一方面强大的计算机数据库也增加了档案信息的存储量，方便档案信息进行复制，共享。

2）提高档案利用效率。在传统的船舶档案管理工作中，由于档案数量比较庞大，而且管理比较分散，在环保、海事、质检等缺乏沟通和交流，导致档案管理存在分散性和不完整性，为档案调取和查询带来非常大的困扰[2]。数字化档案管理，实现了对各个部门档案的优化整合，能够在网络信息共享平台上，实现档案信息实时共享，不必再受部门限制，可以利用网络信息平台及时查阅想要查找的船舶档案。同时提升了管理人员的工作效率，利用检索功能实现高效查阅。船舶档案数字化管理，打破了时空的限制，加强了海事各个部门之间的联系和沟通，实现了对档案管理的联动合作，提升档案利用效率。

3）确保档案安全性。数字化档案管理可以实现对信息的永久性存储，减少了外界因素对档案的侵蚀和损坏问题，防止纸质档案受潮等的侵害。通过数字化管理，直接在网络上进行查阅想要的档案信息，不需要再接触纸质档案，减少了人为因素对原始档案的破坏，也降低了在档案流转过程中出现的丢失现象。数字化管理可以对档案信息进行有效的备份，以免原件丢失造成的损失。利用微缩胶片对档案实现永久保存[3]。

2 船舶档案数字化管理的不足之处

1）管理制度不统一。由于船舶档案管理涉及的部门比较多，各自之间缺乏相应的沟通，导致使用的数字化管理规范不统一，执行标准存在差异性，为档案数字化管理带来了一定的困扰，不利于档案信息之前的共享和交流。此外，由于在电子档案存储格式，共享方式等方面缺乏管理共识，导致电子档案管理混乱等现象。

2）管理人员综合素质较低。在当下，很多船舶档案管理人员都没有接受过专业的教育和培训，档案管理水平有限。此外，由于大多数的管理人员年龄都比较大，对信息技术的接受能力较差，信息素养不高，仍然沿用的是传统的管理理念，严重阻碍了我国船舶档案数字化管理水平的提升。整体管理队伍素质低下，导致不能对计算机硬件故障进行及时的维修，也不能及时对网络信息平台进行维护和设计更新，对档案数字化水平的提升带来了极大的限制。

3）安全风险。网络具有一定的开放性和共享性。实现船舶档案的数字化管理，把档案信息放置在网络环境中，面临的网络风险也逐渐增加。如果网络信息系统建设不完善，出现系统漏洞等问题，非常容易引起病毒侵害，造成网络瘫痪，档案资料被盗等现象。对数字化档案访问权限设置不完善，容易增加档案资料被盗的风险。此外，计算机硬件和软件也很容易出现故障问题，如果不能得到及时有效的解决，导致网络信息系统不能正常运行，对船舶档案造成严重危害。

3 船舶档案数字化管理优化措施

1）统一执行标准。船舶档案数字化管理，实现了档案信息纸质存储向电子文件存储的转换。数字化管理背景下，方便对档案进行分类管理，简化管理程序，降低工作量，提升管理效率，方便了信息的共享和传输。制定统一的制度标准和管理规范很有必要，能够提升数字化管理的规范性。因此，相关人员要对数字化应用标准以及档案归档规范进行统一的制定，确保档案管理的统一性和整体性，在《电子文件归档与管理规范》的基础上，实现对电子文件等格式的统一 性[4]。建设完善的电子文件处理流程以及管理责任机制，进一步强化数字化档案规范性。

2）确保网络运行环境的安全性。安全的网络运行安全环境是保障船舶档案数字化管理的重要基础和前提。确保网络基础设备的完善性，包括硬件设备和软件设施等，为档案数值化管理奠定基础。为了避免网络信息平台受到病毒等侵入，要安装相应的防范软件，对系统漏洞进行及时的反应，防止档案信息被盗等问题[5]。针对系统故障问题，要制定相应的应急处理预案，对档案信息进行备份等，防止出现丢失或者的损坏现象。对网络信息系统的方位权限进行分级管理，防止无关人士随意调取档案信息，并能够及时查找到相关的事故责任人。对档案信息进行加密处理，加强防范措施。此外，要对光盘进行妥善保存，制定相应的存储管理机制，对存在的温度和湿度进行合理科学的控制。

3）运营性档案资料共享。在以往的船舶档案资料的管理过程中，各个部门之间的档案管理存在独立性，形成一个一个的孤岛，彼此之间缺乏相应的联系和沟通，严重限制了档案资料真实作用的发挥。在大数据技术背景下，为实现船舶档案资料的共享奠定了基础。可以在互联网基础上，搭建档案资料共享系统，实现不同部门之间档案资料的联通，构建全省政务服务一网通办体系，便于各方进行原始资料的查询，最大程度上发挥档案资料的价值。

4）提升管理人员综合素质。档案管理人员的综合素质对船舶档案数字化管理水平具有直接的影响。因此，要积极引进现代化的信息技术专业人才，为档案数字化管理提供强化的技术支持。要强化对管理人员的素质培训，提升责任意识和专业技能水平，能够熟练应用计算机设备和档案信息管理软件系统[6]。提升管理人员的信息素养，能够对软件和硬件设备的故障问题进行及时的维修和保养。强化管理人员的安全意识和保密意识，签订保密协议，防止信息外泄。

4 结语

综上所述，随着科学信息技术的逐渐发展，实现船舶档案的数字化管理是大势所趋。但是在实际的船舶档案数字化管理中，还存在很多的问题。管理人员要针对档案数字化过程中的问题，采取针对性的有效的整改措施，对执行标准进行统一，确保规范性，提高工作人员的信息素养和专业技能水平，确保网络运行环境的安全性，为提升船舶档案数字化水平保驾护航。