从“管文件”到“管数据”<br/>——信息时代企业档案工作转型探析

从“管文件”到“管数据”
——信息时代企业档案工作转型探析

2020-02-28李雷

经济管理文摘 2020年11期

■李雷

（中国直升机设计研究所）

1 概述

信息时代，信息技术飞速发展并广泛应用于企业的研发、生产、经营、管理等各个业务领域，各种电子数据也随之产生并急剧增长，不可逆转地替代了传统纸质文件成为主要的记录形式，且不可避免将被纳入到归档范围，对传统载体档案工作的管理理念、技术手段带来了巨大的挑战。

2018年的全国档案局馆长会议指出“档案管理对象越来越多地从纸质档案向电子档案转变，管理方式越来越多地从手工管理向信息化管理转变，管理内容越来越多地从实体管理向内容管理转变，利用方式越来越多地从来馆查阅向网络利用转变。这些都标志着档案工作正逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化的转型升级。”

2018年5月21日，航空工业档案馆发布了《关于开展航空工业档案工作“管数据”转型试点工作的通知》，通知要求落实《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》精神，加速推进航空工业各企业电子档案“单套制”管理，促进航空档案工作从“管文件”向“管数据”的战略转型。

2 企业档案工作转型的必要性分析

2.1 企业档案意识薄弱，对档案工作的重视程度不高

作为企业运行过程中的一项基础性管理工作，一方面，档案工作往往很难为以盈利为目的企业创造直接的经济价值，另一方面，传统的档案工作多被置于企业各项业务流程的末端，档案工作只是被动地进行文件的收集和整理工作，其价值的体现很难与其他业务部门相媲美。因为上述两个方面的原因，很大程度上影响了档案部门在企业里的地位，使其长期处于劣势地位，档案部门的话语权也很难得到重视和认同，造成了企业的档案意识薄弱，对档案工作的重视程度普遍不高等问题。

信息技术的发展为档案部门带来了机遇，数据资源已经成为关乎企业长远发展的核心战略资源，掌握了数据资源就等于掌握了企业的决策中枢。档案部门应充分发挥其在信息资源管理方面的先天优势，主动拓展现有的业务范围，积极介入到企业数据管理工作中，借此谋求档案工作的转型升级。

2.2 信息技术广泛应用，企业档案管理的主要对象发生变化

以笔者所在单位为例：近年来，管理信息化得到快速推进，在项目管理、质量管理、决策支持、供应商管理、协同办公、人力资源管理、财务管理、资产管理、标准化管理等领域都加大了建设力度，全部实现了信息化；引进了CAD、CAE等设计分析软件、PDM产品数据管理软件、数据库软件、软件开发工具等，信息化建设几乎已经覆盖了工程设计、分析与仿真、试验等主要业务领域。

随着信息技术在企业运行过程中的广泛应用，各种电子数据也大量产生，急剧增长的电子数据已经取代了传统的纸质文件，成为企业各项活动的主要记录方式，由此导致企业档案管理的主要对象也发生了变化：由传统载体形式的档案为主转变为以电子档案为主。

2.3 电子档案大量产生，促使企业档案管理手段发生变化

传统载体形式的档案其载体与所承载的信息是统一的，档案工作者首先是载体保管者的角色，主要是通过手工操作来完成档案的收集、整理、保管和提供利用工作，其工作重点在于维持实体的有序和存贮空间的安全，管理者的工作量巨大，工作效率低下。

档案管理的主要对象转变为电子档案后，促使档案工作从档案实体管理向数据内容管理转变。电子档案具有系统依赖性、信息与载体的易分离性等特点，为适应电子档案管理的要求，需积极转变传统档案管理方式，推进档案信息化建设不断发展：从作为传统档案工作的辅助手段，发展到通过不断优化档案管理方法和流程而成为档案工作不可或缺的组成部分，再发展成为档案工作未来发展方向的引领者。

2.4 电子档案认可度得到提升，档案人员工作理念亟需转变

2019年4月26日，国务院颁发了《国务院关于在线政务服务的若干规定》，明确提出“电子证照与纸质证照具有同等法律效力”（第十条）、“符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同行法律效力”（第十一条），这表明社会对电子档案的认识发生了变化，不再局限于传统载体形式。

不同于传统载体形式的档案，电子档案的信息与载体介质不再密不可分，档案工作应更加关注电子档案内容的真实性和完整性，而非存储载体的原始性。以档案实体管理为中心的理念被以档案数据内容管理为中心的理念所取代，但在实际工作中，仍然存在着很大一部分企业档案人员工作理念落后、因循守旧，对信息时代给档案工作带来的转变认识不足，如果继续沿用传统档案工作理念来管理电子档案，必然难以适应档案工作“管数据”的需求。

3 企业档案工作转型的实现策略

3.1 拓展档案工作业务范围，明确档案部门“管数据”职责

目前，企业各业务领域的电子数据已经形成了很大的基数，而且随着信息技术的推进，还将呈现几何级数据的快速增长趋势。这些电子数据往往分属不同的业务系统，涉及不同的部门，数据管理、开发工作也是各自为政，给企业造成了信息壁垒，同时也为数据安全带来隐患。

鉴于上述原因，有必要对企业数据管理工作进行统筹规划，明确档案部门的“管数据”职能并为其提供必要的条件，由档案部门对企业数据资源进行统筹规划、组织协调、指导监督和统一管理。

3.2 确定企业数据资源归档范围，建立电子档案归档机制

对企业各部门、各业务领域、各业务系统产生的各种结构化、半结构化和非结构化数据资源的构成和价值进行梳理和深入分析，以档案信息资源的有效应用和档案管理基本理论为指导，以服务企业中心工作为主导方向，结合企业档案与信息化工作实际，确定企业各门类数据资源的归档范围和保管期限。

针对列入归档范围的各门类企业数据资源，根据不同来源、不同格式及实际情况分别制定出相应的归档机制，通过系统集成、线上采集、线下收集等方式，实现企业数据资源的应归尽归。

3.3 加强制度与标准体系建设，确保“管数据”工作有据可依

完善的规章制度和标准体系是档案部门履行“管数据”职责的基础，是提高电子档案管理能力和水平的保证。相对于传统载体的档案，电子档案的收集、整理、保管、利用等各个环节的工作内容、要求均有较大的变化。传统载体档案的规章制度和标准规范是相对完备的、成体系的，其规范体系重在维持实体有序与存贮安全，能够保证传统载体档案在其生命周期内的管理和保护需要。

而电子档案管理工作重点是保证其“真实性、完整性、可用性、安全性”，通过规章制度和标准体系建设，明确电子档案管理工作的总体标准、形成捕获、组织处置、检索利用、长久保存、资源描述、资源管理、应用系统、技术支撑等诸多方面的内容，确保档案部门“管数据”工作有据可依。

3.4 创新管理方法，实施电子档案“单套制”管理

2016年国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出：在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点。

档案信息化建设的推进和国家相关法律规章对电子档案凭证作用、法律效力的认可，为电子档案“单套制”管理提供了可能。档案部门应顺势而为，创新档案工作方式方法，加强对电子档案的全过程管理，使得电子档案符合“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，积极推进电子档案“单套制”管理。

3.5 探索电子档案长久保存方法，确保电子档案安全

信息技术的发展在给档案工作带来便利的同时，也给档案信息资源安全带来了挑战。面对传统载体的档案，档案部门只需要保证档案实体的有序和存贮安全即可。而电子档案由于其易复制和易修改，对软、硬件系统的依赖性等原因，在软、硬件环境面对升级换代时，都可能使电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性面临诸多威胁。因此，档案部门应积极开展不同格式电子档案的中间格式转换及长久保管研究，确保电子档案在脱离原环境后还能够进行自主可控的开发与利用。