新媒体时代高校行政管理清单式建设的创新研究

2020-02-27辛绍权

经济管理文摘 2020年12期

■辛绍权

（河海大学）

在高校的教育环境中，行政部门承担着不可或缺的重要职责。行政管理的管理边界较为宽泛、管理事项较为繁琐，因此行政部门众多、分工细致。随着新媒体时代的来临，高校的行政管理工作在工作内容、工作形式、工作方法等方面都发生了或多或少的转变。清单式的工作管理模式不仅能够适应行政管理工作自身的特点以及需求，并且能够在新媒体时代中适应外界环境的发展和变化。

1 新媒体时代高校行政管理清单式建设的作用

清单建设作为一种工作管理工具、时间管理工具能够在有限的工作时间中创造最大化的工作产出以及价值。顾名思义，清单式的行政工作管理模式实际上就是借助目标明确、内容精简概要的工作安排清单，来妥善安排不同时间段、不同阶段的工作内容以及细节。

1.1 顺应新媒体时代下的工作要求

随着新媒体时代的发展，高校行政工作能够借助网络、借助信息化的工具解决很多事情，带来一定的便利。但是新媒体时代环境中，高校的行政工作也面临着如下的挑战：第一，行政工作人员急需提升自身的互联网思维以及计算记操作水平；第二，新媒体时代下的信息大爆炸现象，使得行政管理工作的内容变得更加复杂多样；第三，在互联网媒体环境下，行政管理工作的速度需要大幅度提升，能够满足学生发展、学校发展对效率的需求。如果，高校的行政管理工作仍旧使用传统的工作方法，那么工作的效率将会降低，工作的质量不高，其工作的产出也会减少。

对此，清单化的工作管理模式能够在工作清单设计、执行、检查评估以及调整完善中明确工作中的目标、规划好不同时间段、不同时间点的工作大纲以及工作细节内容。在规范化的清单管理中，行政工作人员能够理清每日的工作思路以及结构，做到工作上的“日日清”、“日日结”，能够有效的提升自身的工作效率。同时在周密、条理性强的工作日常安排中，行政工作人员能够明白工作的重点、难点，将主要精力、时间放在最为重要的工作任务中，从而保证了工作任务的完成质量以及产出结果。

1.2 完善行政管理工作的时间管理过程

在高校的行政管理工作中，时常会出现工作内容与工作时间上的矛盾，主要表现为以下几点：第一，从整体时间管理角度上来，工作时间满足不了一定时间内的工作安排，完不成工作的现象时有发生；第二，从微观角度上来看，工作内容安排与规定的工作时间并不匹配，因此工作人员容易在不合适的时间做不合适的工作，从而降低工作的完成质量。在高校教学以及管理环境中，行政部门根据日常学校活动的需要，划分为校长办公室、研究生院、财务处、教务处、科学技术处、社会科学处、人事处、医务处、后勤处、基建处等部门，并且在每个部门中有自身的组织结构以及人员安排。可见，行政管理工作内容具有复杂性大、重复性高等特点，因此工作时间管理的完善具有重要的现实实践意义。

首先，清单式的管理模式能够帮助行政管理工作人员明确每件事的工作时间。在日常的工作中，工作人员往往按照习惯、惯性来安排工作内容，不同工作事项之间并没有确切的工作时间，往往会造成工作冲突、时间利用不充分等问题。在清单管理下，工作人员能够将工作内容与工作时间安排对等起来，避免上述的工作失误。其次，清单管理能够提醒工作人员在合适的时间做事情.每天的时间都是有限的，需要处理的事情也有很多，如果不能恰当地分配时间，就无法合理地完成每件事情。有了清单的提醒，工作人员就会对自己将要做的事情非常明确，并能一目了然地知道自己应该在哪件事情上花费最多的时间。这样不仅可以有条理地做事情，更能有效利用时间。

2 新媒体时代高校行政管理清单式建设的方式

2.1 行政管理清单的设计和制作

为了提升高校清单建设工作的有效性，工作人员需要对清单设计给予充分的重视，设计清单、制作清单，让清单能够起到高效的引导作用。

首先，不同行政管理部门需要根据本部门的工作情况以及需求确定清单设计以及制作的目的。清单设计的目的或者目标应该具有以下特征：第一，精简性，能够用精炼的语言概括出工作的目的和目标，降低时间成本。第二，实际性。清单的目标或者目的要符合工作人员自身的工作能力以及客观条件，不能够过度夸大。第三，挑战性。每日的工作目标不仅需要符合工作人员的能力，同时也要具有一定的挑战性，能够促进工作人员的进步和发展。第四，明确性，工作清单的目标最好能够通过数据化来实现精确的管理。例如，在面对教学工作的建档、归档、保管工作时，工作人员可以以日为单位，对当天的工作目标进行设计——今日完成XX学科XX教师的相关教学文件的归档工作的50%。

为了更好的将清单目标固定下来，工作人员可以通过纸质形式或者电子形式记录下来相关的内容。对此，高校为了应对新媒体环境下的机遇和挑战，应该在行政管理工作中普及相关管理软件的应用，从电子化、互联网化角度提升清单目标制定的效果。

其次，对清单的完成时间进行设定。在工作管理中，时间的安排、分配以及利用具有关键性的价值。限定时间是为了在有限的时间内完成更多的事情，也就是提高工作效率，同样需要贯穿于清单制作的整个过程当中。每一次任务也都应有一个时间限定，必须在规定的时间内完成。

2.2 行政管理清单的执行和应变

在清单完成设计之后，行政管理仍旧需要根据实际的工作情况和需求随机应变。制作清单的目的是为了更好的完成工作，让工作变得更加简单，而并非时强制性的规定要求，成为一种工作阻碍和压力。因此，在执行过程中，工作人员需要根据工作变化以及自身情况进行相关的调整，对清单的工作内容、工作时间进行应变。

清单化的工作管理过程在执行和应变过程中可以遵循“4W1H”原则，以有效地提升工作效率。 “4W1H”是指“Why”“Where”“When”“What”和“How”，即为什么这样做，在哪里做，什么时候做，做什么以及如何做。在完成工作清单的过程中，工作人员不是简单的将已经完成的工作打勾，而是对工作的过程进行思考，从结果导向转变为过程导向。

2.3 行政管理清单的检查和评估

检查和评估工作需要贯穿在行政清单管理的各个时间段中。在清单设计完成之后，工作人员需要对设计好的清单进行检验，从多方面角度进行考量，并抽调一两个目标进行样本实践。在行政工作开展过程中，工作人员也需要对阶段性的工作过程以及工作结果进行思考，可以采用上述的“4W1H”原则进行评估。在工作结束之后，工作人员需要将实际工作成果与清单目标期望进行对比，并及时调整实际工作，做到及时的修复和弥补。除了自我检查以外，他人检查的方式也可以从另一个视角进行评估，从而能够保证检查的全面性。清单建设是一个流程化的工作模式，因此建设设计、执行、评估等系列化的流程，在管理以及控制中提升工作的效率和产出成果的质量。

2.4 全面贯彻高校行政管理清单式观念

科学合理的思想观念是保障高校行政管理清单是工作建设落实的关键，在新媒体时代的当下，高校行政管理工作必须要积极转变传统思想观念，加快行政管理清单式工作的落实。一方面从高校行政管理工作思想层次上实现与时俱进，做好各项服务管理工作明确，落实行政管理工作的各项内容，实现由管理工作到服务工作的转变。另一方面，为了全面贯行政管理清单式工作，需要加强对行政管理清单式工作的宣传，实施线上线下结合的方式开展讲座宣传、互联网宣传，必要的时候还应该通过行政管理清单式会议等手段，将行政管理清单式工作内容列入到行政人员考核评价标准当中，全面提升行政管理清单模式深入贯彻与高效性。借助科学高效的考核评选机制，让每一名高校行政管理人员都自觉融入到行政管理清单式模式当中，树立起良好的思想意识，发挥出行政管理人员的主体作用。

2.5 创新行政管理传播途径

为了全面保障高校行政管理工作的服务效率，针对高校行政管理工作而言，一方面需要借助行政管理清单式机制提升服务效率，另方面需要改善信息化系统，使各项决议、措施以及行政管理策略科学全面落实到学校各个层面。在日常开展高校行政管理工作的过程中，可以通过互联网、计算机、智能手机等日常交流工具开展行政管理信息传播，构建出高校行政管理公众号、网络公共号、QQ交流群等信息化平台，拉近师生与管理者之间的距离。最大程度上借助新媒体手段发挥出高校行政管理的领导作用，借助新媒体互联网途径构建出行政管理反馈机制，将高校行政管理清单式工作内容在新媒体平台上进行公布，实现高校行政管理公开化，让每一名教师和同学都能够对高校行政管理工作进行监督。除了借助行政管理清单式模式来内化行政管理工作效率以外，还要借助新媒体手段来构建外部服务途径。以新媒体平台作为支撑，构建出高效行政服务管理品牌，定期向广大师生们推送高校行政管理信息，并且引导广大师生进行转发分享。以粉丝效应带动、降低高校行政管理信息推送成本，产生媒体传播效应，以便于全面提升高校行政管理的影响力。