程华晶

（三明市中心血站，福建 三明 365000）

文书档案包含了大量的信息资料，对企事业单位的发展进程进行了详细的记录。若是单纯的依靠传统的人工整理方式，会严重制约文书档案的管理和利用，并对工作的完成进度产生影响。随着日益完善的信息化技术，文书档案管理的必然趋势，就是信息化管理。通过有机的结合文书档案管理和现代信息技术，能使档案管理和查询操作流程进一步简化，将大量的人力物力资源节省下来。不单单能促进管理部门经济效益的提升，同时还能促进档案管理简单化、效率化和信息化的实现。

1 传统文书档案管理存在的问题

1.1 文书档案管理信息化水平较低

文书档案管理工作往往具有一定的系统性，并且有相对繁琐的工作，所以对于信息化建设，应加大投入力度。但是在实际工作中，因为认识不到位，缺乏足够的投入，使文书档案信息化建设基础设施不完善，对文书档案信息化发展的进程产生了严重的阻碍，也不能真正发挥在公共文书服务中文书档案的作用。

1.2 档案管理思维滞后

随着迅猛发展的科学技术，社会各领域开始不断加强了信息化建设。在文书档案管理中，信息化的作用也非常显著。而纵观部分省市文书档案管理工作现状，还很难全面开展信息化管理。究其原因，主要是部分企事业单位在文书档案信息建设方面的投入较少，主要领导对文书档案的管理重视不足，大部分企事业单位缺少档案信息化建设技术。部分档案管理人员管理方法僵化，止步不前，缺乏创新精神，依然采用固有的工作方式。拥有高素质的档案管理人员，是顺利开展档案信息化的保障。而现阶段文书档案管理人员普遍缺少技术支持，部分档案管理人员即使参加了档案信息化管理建设培训，但能在工作中整体运用的较少，整体上欠缺信心和实践能力，不能满足文书档案信息化建设需要，也不能真正发挥现代化设备作用，因此阻碍了文书档案信息化建设工作的开展。

1.3 缺乏足够的资金设备投入

在实施文书档案信息化过程中，因为具有很大的地方性差异。而一些地方政府因为财政支持匮乏，使一些地区被迫中断了信息化建设。文书档案信息化管理需要大量的资金购置相关设备，以开展信息化网络建设。但是由于文书档案不能形成直接的经济产出，因此一些政府单位和企业不愿意更多的投资，由此阻碍了信息化建设的开展。

2 开展文书档案信息化管理的价值

2.1 促进了办公效率的提升

计算机在信息处理方面的能力非常强大，工作人员在传统的文书档案管理中，收集、誊写、整理、统计资料等工作，更多是采用手工操作，这样既耗时费力，同时也不具备较高的效率。而通过计算机软件的应用，则简便了这一系列工作，有着更加高效的管理。首先，通过计算机在线动态监测，能够将文书档案的存储状态在屏幕上实时的呈现，当使用者需要借阅或浏览文档时，可通过档案存储情况的查询，对所要借阅或浏览的档案进行合理的选择，由此可对传统借阅时长时间排队的问题进行有效避免。其次，通过信息技术和网络技术的运用，能够合理的整理和分类各类文书档案。最后，通过计算机强大的数据分析能力的运用，能够对所需要的文档资料在短时间内查找。由此不仅将人工查找时间极大的缩短，同时还能促进文书档案管理的工作效率的快速提升。

2.2 共享文件和文字信息

企事业单位在传统的文书档案管理方式下，很难共享信息，由此会闲置大量的信息。这样不仅将资源和资金浪费掉，同时也不利于文件信息的查找。而通过利用计算机进行档案管理以后，能够实现更加便捷和高效的档案管理，丰富了档案管理的手段和途径。在计算机技术的推动下，能够有效分离档案资料和信息载体。通过系统间的关联更好的利用档案资料，由此促进档案资料利用效率的极大提升，对过去的各种使用限制进行很好的规避。

2.3 电子文件保存的稳定性

相比于传统纸质档案，作为信息资料载体的电子文件，保存寿命会更为长久。纤维素性质决定了纸张的寿命，在一定条件下，极容易破坏纤维素。所以在文书档案管理工作中，会导致资料的不可逆损坏。而借助于计算机网络来利用和存储信息数据，通过信息技术的支撑，能够对人们多样化的选择需求给予满足。譬如，电子文件的载体可选择u盘、移动硬盘，其优势是具有极强的稳定性、较小的环境影响、较长的存储时间，并且方便快捷。同时，将各种文书档案利用扫描仪器，由纸质版整理成电子版。另外，为了能保存更多珍贵的资料，可将一份文档复制和拷贝若干份资料，并供多人下载和浏览。

2.4 促进了文件传递速度和安全性的提高

工作人员在日常办公过程中，常常会出现私存文件或者文件传递时丢失的现象。通常会利用邮政系统进行传统文件传递，而距离长短会限制传递的时间，并且在传递的过程还会有丢失和延误情况出现，因此不利于档案管理人员的管理工作。而通过计算机技术的运用来传递电子文件，不单单能促进文件传递时效性的提高，同时还能对其安全性提供保障。

3 文书档案信息化管理的途径

3.1 树立信息管理意识，加大资金投入

时代的快速发展，不断涌现出各种新技术和新理念，为了有效开展档案信息化工作，就必须要创新档案管理理念，紧跟时代发展潮流。只有提高了档案管理人员的意识，才能从思想上提供不竭的动力，真正实现档案管理工作的创新。首先，作为信息化建设的直接参与者，文书档案管理机构的工作人员应树立信息化管理意识，能对信息化建设以积极的心态去学习和接受。由此提供更多的人才支持，真正实现文书档案管理的现代化。而纵观文书档案管理机构人员构成，占较高比例的，都是中老年人数。他们往往管理经验丰富，但不能熟练操作和使用信息化系统。为了实现共同提升、同步发展，新入职的年轻员工应以此为契机，学习老员工丰富的管理经验，并积极帮助他们掌握信息管理技能。其次，单位领导还应还要根据文书档案管理工作的现状，统筹协调安排，制定长远发展规划，将对档案管理信息化建设的资金投入适当加大，对于档案管理信息化建设从物质上充分保障，以进一步完善档案管理机构信息化管理系统。为了实现档案信息化管理，应注重开发管理软件，依据规划的内容，在单位各个部门配备各种设备和仪器。通过内部局域网的开通，以更好的防护内部资料。资金投入需要结合投资项目，对资金进行合理规划。可一次性投入资金允许的项目，若是资金方面有困难，则需要与投资项目的实际情况相结合，进行合理规划。在对主要管理设备进行配置时，需要与操作人员的实际情况相结合进行分档配置，以期投入最小，收入 最大。

3.2 营造良好改革环境，加大改革扶持力度

文书档案管理团队的培养和建立，不仅需要加强其专业技能，同时还需要打造良好的信息化环境。可通过聘请拥有丰富经验的教授进行教学，训练档案管理人员的专业技能和知识。并且在各方的协调运作和共同努力下，才能建立优秀的环境。通常需要以下几个步骤建设信息化环境：第一，档案管理领导应提供更多的机会，打造更多的平台，让基层管理人员外出深造，通过学习先进的制度建设和管理理念，促进他们文书档案管理能力的不断增强。第二，加强培训工作。随着不断提升的档案管理水平，也相应的提高了对管理人员的要求，需要档案信息化管理人员业务知识扎实，具备一定的综合素养。为此，应通过对工作人员的整体培训，不断更新其业务知识，促进其整体素质的不断提高。第三，引进专业人才。档案管理部门还要结合人才的需求情况，将专业人才适当引入，对自身的不足进行弥补，由此促进档案信息化水平的不断提高。第四，管理人员在成功完成学习考察任务之后，应与实际情况相结合，在专业岗位中应用先进的管理理念，并与单位的发展需要相结合，进行提升和完善。第五，和其他工作人员交流和分享自身的管理心得，通过查缺补漏，对部门文书档案管理系统进行优化。第六，创新管理服务。随着广泛运用的信息化技术，促进了血站档案管理的水平的不断提升。因此，档案管理的一项重要的工作内容，就是提供有效的档案信息服务。由此需要档案管理人员不断创新管理服务，对服务方式进行改善，始终保持优质的服务，进一步提升档案管理工作水平。

3.3 开发新型管理软件、搭建信息建设平台

搭建信息化平台，是搞好文书档案信息化管理工作，有序开展文书档案信息化管理的关键。这个信息化平台涵盖了诸多功能，能够查询、存储和加工，对档案管理的全方位需求给予满足。利用平台处理能力，通过信息化平台的搭建，能对合适的管理软件进行开发，将管理工作者的工作量减少，促进文书档案管理水平和效率的进一步提高。首先，实现档案管理一体化。通过开发和应用每项管理软件，实现档案工作程序化、文档处理一体化和信息流通一体化。必须立足于用户的视角，由核心开发小组和用户共同研讨设计软件，这样用户运用新软件才能更加得心应手。其次，实现档案资源数字化。可委托专业公司将文书档案资料向数字文件转换，并在档案管理的程序化中纳入各项工作环节，实现档案资源的完全信息化管理。数字化档案就是在管理系统中，将单位的数据向数字化信息转换并进行存储，在目录数据中集成了各种图像信息和数据信息，进行统一的数字化管理，为使用者的查阅和检索提供便利。

3.4 加强监管，提高信息化档案管理的安全性

在信息化管理过程中，为了提高信息化档案管理的安全性，应规范档案管理技术和方法，构建档案管理的科学化体系，促进档案管规范性的进一步增强。同时，还需要不断提高对访问方案用户身份的验证，加强权限管理和监管。从档案信息化管理为着眼点，充分发挥防火墙的作用，能够对数据系统的进、出方向的关联提供保障。同时，还要加大力度，保护电子档案的安全性和隐蔽性。