孙灵昕

（无锡市人力资源和社会保障信息中心，江苏 无锡 214011）

1 项目背景

2018年以来，无锡以信息化引领人社工作现代化，实施“数字人社”新三年计划，开启智慧人社建设。电子档案建设作为其中一项重点工作，肩负打破信息孤岛，数据烟囱，推动信息共享互认的重任。

纸质档案数字化加工作为电子档案建设的数据基础，信息化支撑，由无锡市人力资源和社会保障信息中心统一牵头，与业务部门形成共识，将利用率较高的企业人员档案率先开展数字化加工，将退休人员档案数字化加工作为试点，逐步向流动人员档案数字化加工进行扩面。

无锡人社档案数字化项目，由无锡市人力资源和社会保障信息中心统一规范、统一招标，是对人员档案数据集中的初步探索，信息化后的纸质档案归还原保管单位。2018年12月启动40万页《无锡市人社档案数字化加工试点项目》，2019年8月启动600万页《无锡人社纸质档案数字化加工项目》，截至2020年6月，均已完成，可通过无锡人社电子档案管理服务平台实现接口数据交换，实现与业务系统的融合和应用。

2 存在的问题

1）管控难度大。（1）保管单位档案数字化要求不统一。在无锡人社档案数字化项目招标需求中，明确提出了统一规范和扫描要求。但在实际工作中，对流动人员档案，部分档案保管单位提出不需要全部扫描，如体检单、化验报告、试卷不做数字化扫描；不需要装订案卷；不需要将目录打印出来。对退休人员档案，在事后扫描模式运转顺利后，业务部门提出事中扫描的新需求。（2）数字化加工项目组场地不集中。为了纸质档案的安全和方便使用，数字化加工项目组一般都设在档案保管地所在办公区域集中开展工作，由于无锡人社纸质档案数字化加工项目同时分了多个标段，同时开展，多家项目组需要分别分散各处，或改动及临时增加加工场地，对于无锡市人社信息中心的管控增加难度。（3）数字化加工项目组负责人员不固定。数字化加工项目组经理作为项目责任人，负责档案场地的布置、熟悉档案业务规范和操作流程、招纳工作人员等工作，对整个档案数字化项目起到承上启下的作用。但在数字化加工过程中，仍会突发项目经理离职、遥控指挥、突然更换的情况，对整个档案数字化加工项目的顺利推进造成了阻碍。

2）落实有偏差。无锡人社纸质档案数字化加工与无锡人社电子档案管理服务平台的建设和推进时间较为接近，两者在实际工作存在一种相互补差、相互完善、相互升级、相互成就的关系。在纸质档案数字化加工过程中，预想是能通过系统自动完成的尽量靠系统完成，加强工作效率。例如数字化加工过程性文档、质检文档，能够由数字化加工项目组自带系统直接生成，在校验系统中能自动校验问题，及时解决问题。

但在实际工作发现，还存在著录项内容录错、扫描成像不清晰、顺序颠倒、漏扫漏挂；数字化加工过程性文档手工填写，缺乏通过系统直接生成的过程性文档；配备的质检软件操作时间长，产生结果慢、检测要素存在漏洞，仍需人工重复质检等问题。

3）需求变化快。（1）发现“一人多档”情况，合并不完善。在数字化加工过程中存在“一人多档”的情况，即一个人的人事档案会在一个或多个单位存在多份。若在数字化加工过程中发现，需要及时调整，及时合并。但由于数字化加工项目组是按单位分配，只能将该单位出现的一人多档合并，一人多处档案的情况只能在其退休时，通过系统查看，转移再进行后续合并。（2）企业人员流动性强，档案转移衔接不顺畅。一开始，无锡人社企业人员数字化加工皆为事后扫描，是对目前已有的纸质档案进行数字化加工，但随着业务系统与档案系统的不断融合和应用需求升级，档案流转从原先的纸质转移，新增了电子转移（目前是数字化扫描信息和影像转移，后续会增加业务系统中形成的材料自动归档至档案系统），对在职档案数字化项目组和退休人员档案数字化项目组的衔接提出新要求。在两者衔接的过程中，存在在职人员档案数字化加工开始但未完成，该人员档案需要马上调出办理退休，之前完成的部分工作和后续项目组对接不及时，造成数字化成果浪费或者重复加工的情况；存在已完成数字化加工的在职人员档案纸质材料在转移过程中，业务经办部门将部分材料取出或增加，导致数字化信息与纸质档案内容不对称和后续数字化加工量难统计的问题。（3）电子档案系统不断升级，未来标准不确定。目前，江苏省人力资源社会保障一体化平台建设工作正在启动建设过程中，省电子档案管理服务平台也还未建设完成，新标准也未发布统一。已完成的纸质档案数字化加工虽然已做到应录尽录，但是否能够和省级系统做好衔接，在全省层面推行复制，在数据迁移过程中，是否会造成已有数据浪费暂未可知。

3 改善的措施

1）加强管理能力，有序推进数字化加工工作。（1）不断更新思想观念，学习优秀单位经验做法，增加沟通交流机会。一是要树立大档案思维和服务意识，全面学习档案系统，人事档案系统以及人社业务系统对于档案建设提出的新规范和新要求，做到能遵照国标的遵照国标，没有国标的形成统一意见，有效推行。从档案方便业务部门利用的角度出发，从档案方便群众少跑腿的角度出发，不断强化公共服务意识，不断加强档案服务水平。二是要强化学习，通过各种途径开拓档案知识范围，吸收优质工作经验，结合实际工作进行复制和创新。三是要与档案管理部门、业务部门多沟通，了解工作流程、工作要求，进一步完善电子档案管理规范。（2）做到数据集中有序，保管单位责任到位。无锡人社纸质档案数字化加工的数据集中，统一规范，离不开保管单位对档案的前期保管、对数字化加工工作的事中监督和交接规范，以确保档案资料的实体安全和信息可靠。（3）强调数字化加工项目组负责人员不能随意流动，增加外包服务考核机制。招标需求尽可能详尽，对招标单位做到目的明确，责任到位，预设红线要求。符合要求的项目经理不能随意调动，对出现调动的项目单位拉长支付时间或降低支付比例。

2）重视系统可操作性，完善质检工作。（1）完善质检系统需求，增加评分和考核权重。在招标需求时提出自动化质检要求，要求实际工作中使用的软件需要与演示文件一致，要求数字化加工单位工程师有相关开发和完善质检系统自动化的能力。（2）质检工作责任到人，维保不设完成时。由于无锡人社纸质档案数字化加工是一项民生工程，要求时间紧，任务重，后续将实现纸质档案归档向电子档案直接归档的跨越，因此质检工作必须责任到人，一经发现问题，能够及时改正问题，提供业务使用。

3）不断适应新变化，创造条件提前介入。（1）增加电子档案人事档案整合新功能。人事档案的整合有利于人员电子档案袋建设，有利于避免人社业务红利重复享受，有利于人员待遇审批有迹可循，有利于人员档案完整齐全，有利于档案管理有效规范，有利于线上使用脉络明晰，是电子档案功能建设的新要求。（2）优化电子档案系统人事档案纸质和电子移交紧密交互流程。无锡人社电子档案系统与业务系统实现接口的融合和应用，在档案界或人社系统都走在前列，目前已优化了在职转退休人员数字化档案流程，支持业务系统退休审批流程的经办、审批和自动归档。后续需根据省一体化业务需求进一步调整。（3）积极反馈意见，参与全省电子管理服务平台建设。在省人社一体化平台调研无锡时，汇报和展示无锡人社电子档案工作情况；在省级部门征求意见时，认真做好反馈；在有幸借调省厅协助电子档案系统建设时，积极交流经验，探讨易操作、可推行的档案管理新模式。