关于事业单位档案管理创新的相关思考

2020-02-25王伟波

卷宗 2020年30期

王伟波

（湖北省十堰市郧阳区道路运输管理所，湖北十堰 442500）

1 引言

21世纪是信息时代，其在各个领域的信息资源利用也逐渐的呈现出了数字化的特点，体现着事业单位的档案管理工作中，也从传统的纸质档案开始向电子档案转变，越来越多的事业单位开始使用信息化手段进行档案管理。但是，就目前的实际情况来看，部分事业单位在档案管理工作上还存在着一定不足，这就需要其结合当前的具体情况进行档案管理工作的创新[1]。

2 事业单位档案管理创新的积极意义

最近阶段，随着我国经济的发展和社会的进步，我国也已经逐步进入了全面小康社会，事业单位作为我国重要的国家机构，其在社会发展和经济进步过程中发挥着至关重要的作用。档案资料是事业单位所有信息的汇聚地，通过进行事业单位档案管理工作的创新，可以促进我国事业单位的全面改革。另外，在事业单位档案管理工作中融入现代网络技术，还可以提高事业单位档案管理的网络化和信息化管理水平，进而提高管理工作的科学性，优化管理效果。同时，事业单位在进行档案管理工作创新的时候，对于其原本在档案管理工作中的问题也可以进行不断的解决和优化，对于实现事业单位的现代化管理意义重大。

3 当前我国事业单位在档案管理工作中的不足

1）管理制度还需要进一步完善。当前，我国事业单位在档案管理工作中，存在的最主要的问题就是档案管理制度还需要进一步完善。具体表现为：第一，部分事业单位对档案管理工作的认识还有待深化，在具体的管理过程中所投入的人力、物力都不足，导致管理制度不够完善；第二，部分事业单位虽然意识到了档案管理工作的重要意义，也进行了事业单位档案管理工作的相关创新。但是，在具体的创新过程中，因为对档案管理工作的认识不足，进而没有抓住管理创新的关键，忽略了档案管理工作创新的核心，即管理制度建设，最终导致单位的档案管理制度不完善，难以为实际的档案管理工作提供制度支持[2]。

2）档案管理工具和管理手段还需要继续创新。在新形势下，在经济社会发展推动下，科学技术也使各行各业呈现出了全新的面貌，各大领域都积极的开始应用先进的科学技术进行智能化建设管理，更新内部结构功能。因此，事业单位在档案管理工作上也逐渐的开始朝着信息化的方向发展进步。但是，就目前我国事业单位档案管理的基本现状来看，部分事业单位的信息化档案管理水平还有待提高，虽然配备了相关的信息化管理设备，但设备的更新速度还有待增加，在很大程度上也影响着事业单位的档案管理的信息化水平。

4 事业单位档案管理的创新措施

1）创新档案管理制度，提高档案管理能力。针对事业单位档案管理制度不够完善的现状，其在进行档案管理工作创新的时候，首先需要做的就是创新档案管理制度，提高档案管理能力。具体需要从以下几个方面入手：第一，明确档案管理制度的构建方向和内容，在原有的制度基础上完善档案管理机构和岗位，更新制度内容，完善制度体系；第二，不断提高制度的约束性，提高制度的约束效力，不仅要对档案管理人员进行约束，还需要对单位的领导进行约束，不断提高事业单位档案管理规章制度的规范性；第三，建立完善的奖惩制度，将档案管理工作的结果和档案管理人员的工作绩效联系起来，对于管理效果较好的工作人员进行奖励，对频繁出现管理问题的管理人员则需要进行相应的处罚。

2）强化信息化建设水平，提高档案管理效率。事业单位在实际的档案管理创新过程中，还需要强化信息化建设水平，以此来提高档案管理效率。具体措施如下：第一，事业单位需要加强对信息技术的分析，充分发挥信息技术在档案管理工作中的作用，引入先进的软硬件设备，提高管理效率；第二，事业单位还需要增加在档案管理信息化建设方面的资金投入，及时更新相关的信息化设备，并加强设备检查，及时发现并解决设备在使用过程中的问题，保证其可以在事业单位档案信息化管理工作中发挥最大的作用；第三，事业单位还可以利用信息技术向社会提供有用的档案信息，实现资源共享，发挥事业单位档案资料的价值，这也是事业单位进行档案开发的重要手段；第四，事业单位还需要建立完善的在线服务系统，使用户可以在该系统中感受到档案管理的作用，最大限度的满足用户的要求。

3）加强对档案管理人员的培训，实现人才创新。事业单位在档案管理工作创新上，还需要加强对档案管理人员的培训，建立一支高素质水平的档案管理工作队伍，实现人才的创新，为单位的档案管理工作创新提供充足的人力资源支持。

第一，事业单位需要组织档案管理工作人员参加信息技术等先进的管理技术的培训工作。要求所有的在职的档案管理人员都需要考取相应等级的计算机证书，进而可以熟练的对信息系统进行操作，保证单位档案管理的信息化水平；第二，事业单位还需要加强对档案管理人员的理论知识培训，并增加在这个方面的培训成本。定期组织优秀的档案管理人员进入到相关院校中进行进修，或者是到比较先进的单位中进行考察，学习先进的档案管理理念，从各个方面提升自己的档案管理工作能力；第三，积极引入新的档案管理人员，对于不符合要求的人员，严禁其从事单位的档案管理工作。另外，事业单位还需要适当的提高招聘门槛，加强对档案管理人员的专业能力、信息技术水平等方面的严格审查和考核，进而为事业单位的档案管理工作不断注入新鲜的血液，完善人才结构。

总而言之，档案管理人员是事业单位档案管理工作的核心要素，其管理水平和素质能力直接关系着事业单位档案管理工作的效果。因此，事业单位的领导者和管理者都需要加强对档案管理人员引进和培训工作的重视，在人才选拔和培训工作上，致力于完善档案管理人员的各项素质，并完善激励措施，鼓励档案管理人员积极自学，最终可以为事业单位档案管理创新工作奠定基础。

4）加强实践创新，深化档案管理创新效果。在新时代背景下，事业单位的档案管理工作也更加侧重于实践创新，因此，单位需要贯彻落实以人为本的管理理念，制定科学的人才竞争机制，具体需要以年为单位，结合实际情况进行档案管理责任人的合理轮换，以此来优化档案管理模式，激发档案管理人员的工作积极性，进而保证管理效果。另外，事业单位的档案管理实践创新也是需要资金支持的，故而，事业单位的领导层和管理层需要加强重视，增加资金投入，实现各项资源的有机整合，切实提高档案管理的工作效果，帮助事业单位实现档案资料的深度挖掘，实现档案的最大化开发和利用[3]。