韩云松

摘  要：人事档案作为人力资源管理工作中的核心部分，更要与时俱进地跟上这个时代的节奏，高校在不断地进行规模的建设与扩大之时，不仅要注重档案工作的良性发展，实时地更新管理手段。当前，各高校在进行人事档案登记工作时，逐渐采取用电子档案来取代传统的纸质档案记录的方式，使得高校人力资源部门的管理效率能更快捷地得到大幅度的提升，从而更全面地维护高校人事档案的真实性和私密性。

关键词：人事档案  高校  人力资源管理  作用  管理途径

中图分类号：G275.9                          文献标识码：A                  文章编号：1674-098X（2020）09（a）-0156-03

Abstract： As the core part of human resource management， personnel file must keep up with the pace of the times. When universities continue to build and expand their scale， they must not only pay attention to the sound development of archives work， but also real-time update management methods. At present， in the registration of personnel files， colleges and universities have gradually adopted the method of replacing traditional paper records with electronic files， so that the management efficiency of the human resources departments of universities can be greatly improved more quickly， and thus more comprehensive maintain the authenticity and privacy of university personnel files.

Key Words： Personnel files; Colleges and universities; Human resource management; Role; Management approach

現阶段的人事档案记录对于各高校在进行人力资源管理工作时，不仅能为其提供重要的参考依据，更能对人力资源管理质量的评估产生更直接的影响[1]。人事档案在高校人力资源管理中扮演着重要角色。所以，高校更要不间断地结合实际情况，提出更具系统的管理策略，从而更好地保障高校人力资源管理工作的高效运行。

1  现今高校人力资源部门对于人事档案的管理现状

首先，在市场经济不断地推动下，高校与社会之间的人才交流与发展日益紧密，为了满足社会对于现今高技能人才的输送要求，各高校之间仍然普遍存在着人档分离的问题，由于人才市场的流动性的加大，高校在进行档案调动的程序相对来说比较复杂，且手续繁琐难以形成一个成熟的档案调动与归档管理体系。

其次，由于人力资源管理工作并不是各高校的一线教育工作[2]，其重视的程度远远不如其他部门的管理工作，所分配的管理人员也相对来说并不专业且大多数年龄偏大，对于数字化的更新手段需要更多的时间去适应，这也是目前大多数高校仍然保持传统的纸质档案记录的原因之一，这显然是跟不上现今高校的发展脚步，也就直接导致了档案记录内容的完整性与真实性相对来说不够理想，因而对其他工作的开展产生了更大的阻碍，进一步制约了对高校的整体教育水平的提高[3]。

2  人事档案在高校人力资源管理中的重要性

高校开展人事档案管理工作的初衷，一方面是为了更便利地进行人力资源管理，两者之间的有机结合，才能更全面更充分地为高校的良好发展奠定基础;另一方面，保证人事档案的完整性和真实性的基础上，不仅能为高校领导阶层在进行各种重大决策时，提供重要的参考依据[4]，并且高校可以通过人事档案记录的相关信息，来完善各项规章制度的制定，更好的保障了各项管理工作的高效运行。由此可见，人事档案在高校人力资源管理中扮演的角色是极其重要且不可替代的[5]。

3  人事档案在高校人力资源管理中的应用途径

3.1 健全人事档案管理制度 推动人事档案管理法制化

从人事档案发展的长远历程来看，首先要做的理应是建立一套健全的人事档案管理制度，有效地规范人事档案的相关工作细节，包括建立档案的信息收集与整理、归档的信息更新、档案私密保管以及后期的利用与调动等各个项目，都要实行严格的制度化管理，从而更好地提高各项工作的执行力度，对人事档案的信息登记工作进行及时的更新与完善，在档案的保管工作中，亦要按照科学的分类进行整理，从人员的分类逐渐过渡到职能的分类中，并随着高校的规模扩建，实时的建立更全面的分类准确且编排有序的分类体系，提高每卷档案的完整性、真实性以及实用性的同时，保障人事档案的管理工作能有序的开展。

其次，要适当的推动人事管理的法制化，在法制基础上对管理制度进行不定期的改进与完善，保障人事档案的管理工作有法可依，且每个程序正常运转的同时，必须是建立在相关法律知识的依据之下，高校人力资源部门可以通过定期的法制宣传工作，来提升人事档案管理工作的自觉性和强化意识，且按照相关的规章制度和法制规定，对不同的档案的真实性以及完整性具备强有力的甄别能力，并且能够更具精细化地完成相关审核工作，以此保证每卷档案的信息能够准确无误地进行登记，在科学分类以后，妥善地完成最后的装订工作。

3.2 建立数字化信息管理系统 维护信息完整性与真实性

随着数字化社会的变化与发展，在高校人事制度改革的大环境之下，虽然人事档案的功能有所削弱，但改革的重点不是为了取缔高校人事档案的内容管理，而是为了更好提升其管理工作的效率，更好地為人力资源工作开展提供便捷化的服务。

为了更好的维护高校人事档案的真实性和完整性，通过在高校的档案管理工作中加强各部门的协调工作，并适当的建立人事管理的信息化系统，实现各部门之间的信息共享。在进行校园网的创建时，可以适时的将高校的人力资源管理系统、财务管理系统以及其他相关管理系统等进行统一整合，建立一套便于进行信息交流与共享的数字化信息管理系统，并实行相对开放的管理，以便于适应现代信息化技术的要求，确保人事档案信息管理的完整性，更有效地提升管理工作的效率与质量。

另一方面，现今社会的服务意识与人本观念亦随着社会的发展，在不断地增强，为了更好地促使人事档案信息能够被多元化的利用，互联网信息技术发挥了相当重要的作用，在进行人事档案的管理工作时，可以有效的借助数字化技术，推动管理工作逐渐从静态的存储工作，向主动个性化服务中转变，完成人事档案相关信息的主动收集与整理，并切实地落实好档案的隐私保护工作，积极地为高校建设提供强有力的数据支撑，并在档案的归档工作中，更全面地添加动态性的电子信息，保障档案信息的真实性。

3.3 建立人事档案的信息集成管理模式 提升档案利用价值

高校的人事档案管理伴随着社会的经济趋势，正处于稳步的发展当中，相对开放的档案信息共享以及管理与利用，逐渐成为档案管理工作发展的方向，为了更高效的协助高校建设数字化的人事档案管理系统，可以通过建立相对健全的信息集成管理模式，来更好的保障人事档案的安全性能，同时更快捷地提升其档案的利用价值。

传统人事纸质档案为了确保各档案工作的安全运行，对于缺少授权文件的人员是禁止入内的，这虽然在一定程度上保护了人事档案的私密性，但是反而使得档案真实的利用价值没有及时地展现，档案的信息更新也相对来说比较滞后，现今学校可以借助数字化技术，实现档案信息的集成管理模式，实时地将纸质档案完成数字化档案的转变，并且在以后的人事档案管理工作中，通过互联网技术及时地完成相关人事档案的建立与信息更新，同步进行校园人事档案网络系统的设置，添加相应的信息查询和检索以及认证通道，满足用户对于人事档案信息的实施查阅以及调动利用，更快捷的实现人事档案的实用性，其利用价值也得到大幅度的提升。

3.4 建设核心管理队伍 保障档案管理工作正常运行

现阶段的大多数高校，都建立了与自身教学目标相匹配的教职工人事档案管理系统，这也就意味着，对于从事人事档案管理工作的管理人员的技能要求亦有所加高，因此，高校在推动人事档案的数字化建设的同时，同步提升管理人员的技能水平与工作质量。

首先，人事档案工作在逐步地实行信息化管理的过程中，要实时的提升管理人员的计算机操作技能水平，不定期地开展各项计算机技术的培训以及考核，及时的完善管理工作中的各项实际问题，尽可能地减少档案信息更新操作的失误，保障信息录入的高效性与准确性。

其次，管理人员对于高校人事档案存在的重要性以及实际价值要有极其清晰的认知，高校要实时地培养他们对于档案管理工作的热情，以便于开展工作时能够养成胆大心细的好习惯，尽可能避免一些不必要的错误出现，并且要建设一支专业的核心队伍，通过采取更具针对性的管理措施，提升管理人员自身专业技能的同时，亦要注重培养他们的职业素养，以保障档案管理工作的顺利运行，为各高校的发展发挥出更大的潜力与才能。

4  结语

综上述而言之，高校的人力资源部门在进行人事档案的管理工作中，不仅要与时俱进地跟上现代社会的发展节奏，充分地认识到人事档案在高校人力资源工作中的重要性，更要合理地借助现代化手段完成管理制度与策略的实时更新，贯彻执行力度，实现人事档案的利用价值，更加全面地保障人事档案的管理工作在整体上有所提升，进一步促进高校的人力资源工作能够更加科学有效的开展。

参考文献

[1] 胡雪飞，金晓原，龚海洁，等.浅析高校人力资源管理中将人事档案和业绩档案整合管理的可行性研究[J].福建茶叶，2019，41（6）：163-164.

[2] 张洪娟.人力资源视野下高校博士后管理困境及创新战略[J].中国成人教育，2018（1）：44-47.

[3] 冯君莹.高校人力资源管理的信息化建设研究——评《高校人力资源管理》[J].新闻爱好者，2019（9）：1.

[4] 赵峥.大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考[J].文化创新比较研究，2019，3（1）：62，65.

[5] 胡冠佩.高校人事管理工作创新与风险防控探析[J].创新创业理论研究与实践，2019，2（6）：148-149.

[6] 许章元，KimSunJu，LeeJooHyung.高校体育档案管理存在的问题及对策研究[J].当代体育科技，2019，9（6）：115，117.