王建成 中国电信股份有限公司龙岩分公司 龙岩市 364000

0 前言

通信运营商地市分公司采购专业部门日常采购行为繁复且琐碎，有的采购管理员不仅要负责项目采购，还要执行集团公司及省公司“框架+订单”的采购，有时一天内要在上述两种思维模式中进行不断切换，尤其在项目招标或比选的采购过程中，稍微不留神，细节不“细”就有可能惹来质疑或异议。某通信运营商某地市分公司采购中心一名采购管理员就遭遇到一个采购项目重启后被质疑的案例，差点被“闪到腰”。

1 采购项目案例

某通信运营商某区分公司拟于某年年底前搬迁至新的办公楼进行办公，需对新办公楼进行装修，项目采用公开比选的方式进行采购。经过前期周密的准备，按照采购流程规范于某年某月某日发布比选采购公告，采购工作进入倒计时阶段。

1.1 第一次项目比选，因有效参选人不足2家比选宣告失败

依照项目比选公告已界定的时间节点，项目比选评审工作如期在某省会城市进行，共有A、B、C等3家公司参选人递交了参选文件，经形式评审，因B、C公司被评选委员会否决，导致有效参选人不足2家，依据比选文件“参选人须知前附表”事先确定的“唱价时，参选人少于3个的，比选人可对两家资格后审合格参选人继续组织评选；资格后审合格参选人只有1家或递交参选文件的参选人只有1家，本项目重新发布公开比选公告，无需再进行方案决策”的评审规则，第一次项目比选宣告失败，采购管理员在收到比选委托代理机构关于第一次项目比选失败的评选报告后，第一时间发布了项目比选失败公告，紧接着在当天下午发出项目重启采购的第二次比选公告。考虑到之前第一次项目比选失败，项目执行已提前透支一定时间成本，采购管理员将第二次项目比选周期由第一次的9天压缩至7天。

1.2 第二次项目比选，细节不“细”惹质疑

第二次项目比选公告发布后，采购管理员心想项目既然已委托比选代理机构，应该没太大问题，又放心忙于别采购事务了。第二次比选如期在某省会城市进行，评选报告也顺利“出炉”。

看到评选报告，采购管理员晚上坐在在从省会城市赶回地市公司所在地的动车上，心境平和淡定了许多。首先，第二次项目比选采购如期顺利完成，这意味着某通信运营商某区分公司不久就可迎来乔迁之喜；其次，凭借较好的资质和服务以及合适的报价等综合因素中选的A公司，早期与采购方有过合作，采购管理员认为以其实力和信誉，A公司一定能够保障项目工期和质量。

谁知，仅过了一夜，评选报告在采购管理员手里还未“捂热”，第二天8点半一上班，采购管理员就接到B、C公司负责人相继打来的质疑电话，质疑比选人在第二次项目比选过程中，未通知到位，导致他们失去一个很好的参选机会，且情绪较为激动，同时采购管理员所在地市分公司领导也接到B、C公司负责人打来的质疑电话，质疑电话内容与采购管理员接到电话内容几近相同。这时，采购管理员才感到事情有些不妙，赶紧打电话询问比选委托代理机构项目经办人，为何B、C公司第二次项目比选没有递交参选文件，比选委托代理机构项目经办人答复：第二次项目比选公告发布的当天，就将第二次项目比选文件发到B、C公司具体经办人的邮箱里，因第一次项目比选已收取了比选文件售卖费，所以第二次项目比选就没有再收取B、C两家公司比选文件售卖费了，同时在比选文件递交截止时间的前一天，在不同时段又打了多次电话给B、C公司具体经办人，拟询问第二天是否会按时递交参选文件，可两个电话拨打了多次都无人接听。采购管理员了解到上述情况后，要求比选委托代理机构在最短的时间内退还B、C公司第一次参选时缴交的参选保证金，并将拨打给B、C公司具体经办人手机电话截图及邮件截图发给采购管理员。紧接着采购管理员以最快速度将手机拨打电话截图及邮件发送截图、第二次项目比选公告打包发到B、C公司负责人的邮箱内，并逐一给他们打电话，表示由于比选委托代理机构经办人通知确认不到位，导致他们错失去一个很好参选机会，就此事深表歉意，同时向他们表示，现在土建类及装修类项目均通过公开招标或公开比选的方式进行采购，下一次还是有参与机会的。至此B、C两家公司负责人焦躁情绪得以平复，并表示不再深究此事。此后，采购管理员通过所在部门的部门经理向地市分公司领导汇报了比选委托代理机构经办人服务相关情况以及采购管理员与B、C公司两家公司负责人邮件往来、电话沟通及事件最终的解决情况。

2 总结与反思

虽然在整个项目采购执行过程中，无论比选委托代理机构经办人，还是采购管理员均无明显的瑕疵，更谈不上有所失误，且电话质疑事件也已得到“和平解决”，但还是有许多值得总结与反思之处。

2.1 注意沟通方式方法

在与质疑提出人沟通时，要讲究方式方法，在沟通中友好协商，并懂得口头安抚他人的焦急情绪，尤其不能仗着自身没有流程执行上失误，或无太明显的瑕疵，就盛气凌人，若与此口吻进行沟通及回复，只会火上浇油，助推质疑的进一步升级，既浪费双方的时间和精力，也无益于问题解决和采购项目办结。

2.2 关注细节，尤其是涉及需要确认的环节

通信运营商采购程序严谨规范, 责任重大, 每个小小的细节都可能引起非议。在具体采购实践工作中，项目采购执行本身也会存在项目采购失败、重启、发布新的采购公告、针对招标（比选）文件（含其附件）作书面澄清、修改或答疑、开标（评选）时间改变、开标（评选）地点改变等等诸多不确定性的变数，此时，应要求招标（比选）委托代理机构通过多种办法、多种渠道将改变后的相关情况一一通知到每一位已购买投标（比选）文件的潜在投标（参选）人。使用电话通知的，需确定接听人即是潜在投标（参选）人代表本人；使用邮件、传真、短信通知的，需要求对方给予明确的回复，并做好相应的留痕。需要特别注意的是，若涉及招标（比选）文件澄清、修改或答疑等需要书面通知所有潜在投标（参选）人的，招标（比选）委托代理机构一定要在收到加盖潜在投标（参选）人单位公章并有潜在投标（参选）人代表签字及签署日期的回执单后，方能确认通知已到位，因为涉及上述需要书面通知的内容已构成投标（比选）文件新的组成部份。同时，要提醒潜在投标（参选）人代表在投标或比选期间应保持电话畅通，以便沟通与联系。

2.3 重视并及时跟进项目采购流程的每一个细节

现在招标（比选）委托代理机构派出来在市场前沿“冲锋陷阵”的项目经办人，大部份是刚大学毕业的年轻人，不仅需要快速掌握和运用《中国人民共和国招投标法》、《中国人民共和国招投标法实施条例》、《通信工程建设项目招标投标管理办法》（工信部第27号令）等法律法规规章的规定，以及通信运营商集团公司制定采购管理办法，而且其项目招标（比选）经验也处于不断积累阶段，有的招标（比选）委托代理机构甚至把通信运营商地市分公司作为“练兵场”、“人才培养基地”，频繁更换招标（比选）委托代理机构派驻该地市分公司的常住人员。面对上述现状，以及项目采购本身所具有不确定性风险的特性，再加上日常繁复的采购工作，每一位采购管理员在具体采购项目执行过程中，脑中要绷紧一根弦，及时跟进并落实项目采购执行过程每一个细节，否则，受到质疑、异议或投诉时，采购管理员作为当事人，还是要首当其冲去直接面对问题、解决问题。当然，在项目采购执行跟进过程中，采购管理员应严格遵守《中国人民共和国招投标法》、《中国人民共和国招投标法实施条例》及通信运营商集团公司所制定的保密规定，坚守职业道德，绝不能泄漏保密信息。一旦泄密，那就不是面对一般的质疑或异议了。

3 结束语

细节决定成败。保证采购项目顺利进行的重要途径, 就是要在严格遵守国家相关法律法规的基础上, 重视并跟进每一个细节。只有这样才能做到物资及服务采购的快速保障供应与采购规范性、严谨性的高度统一，并经得起后续合同执行、项目审计等各个环节、各个方面的检查和考验。