叶凤 东海航海保障中心上海航标处

上海航标处作为行政事业单位，经济合同管理贯穿于单位日常活动中，涉及资金管理、工程管理以及单位履行职责和事业发展的各项业务。2012 年财政部出台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，自2014年1 月1 日起施行。内部控制规范包括合同管理控制，进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设。上海航标处在合同管理方面积累了多年的经验，根据上级的要求，合同管理制度逐步健全、程序逐步完善，但在现阶段仍存在着一些问题，单位经济活动依然存在一定风险。

一、上海航标处合同管理中存在的问题

（一）缺少专业的法务人员审核合同具体条款

理想状态下，合同文本一般由业务承办部门起草，法律部门审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。但是我处首先没有专门的法律部门；其次，缺乏具有法律专业资质的工作人员；最后，没有制度规定合同文本必须有法务人员参与审核。部分重大金额或者意义重大的合同会由我处法律顾问参与审核，但是我处的大部分合同都依然没有经过法律专业人员的审核，增加了合同内容和条款不完整、表述不严谨准确的概率。

（二）缺少合同洽谈和授权环节

我处各类合同，全部由各部门的具体经办人与合同相对方签订，没有处长、部门长授权的过程。同时，合同都缺乏谈判的过程。在此环节，应关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。少了这个环节，很容易导致我处忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步。

（三）没有就质量、履约地点等内容与合同对方进行约定，或约定不明显

通过对我处现有的采购、修缮等合同进行研究，笔者发现有许多合同并没有就质量、履约地点等内容与合同对方进行约定，甚至合同起草都不是由我处来完成，而是直接使用合同对方的模板。乍一看合同必要的内容都有，但一旦履行过程中发生纠纷，或者合同无法履行时，我处在以上方面都没有明确在合同中约定，会导致我们无法采取有效措施及时挽回损失。

（四）合同签署没有权限限制

我处各部门的工作人员，都有权力代表处对外签订合同。导致处合同数量众多，合同的质量却无法保证。应当完善合同授权制度，严格要求各部门，按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。授权签署合同的，应当签署授权委托书。

二、加强上海航标处合同管理的措施

（一）制定健全的合同管理制度

为了确保处合同管理质量，首先要根据我处实际情况，制定健全规范的合同管理制度。制度中，要明确规定合同签订的金额要求、明确界定各部门在合同审核中应承担的职责，做到全面覆盖无盲点，并具有可操作性，实现各类合同的履行有法可依。要针对合同签订、合同履行、安全管理、责任落实管理、违约赔偿等环节都制定细化的具体制度，以便责任落实。

一个好的制度，落实是关键。建立好合同管理制度后，要将各部门的责任明确，要落实到各部门的具体岗位上，在季度、年度考核中严加考评，从而推动制度的有效落实。

（二）提高合同管理人员的综合业务素质

合同管理人才是实现项目高效、优质管理的根本保证。优秀的合同管理人员不仅精通相关航标业务，而且能熟练掌握和运用各种法律、法规。要提高管理质量，非常重要的任务便是提高管理人员综合业务素质。一是我们可以通过公开招聘方式，借助优胜劣汰模式选拔出优秀的管理人才；二是对在岗的合同管理人员进行专业技能培训。通过定期开展相关的职业教育，或组织他们继续进修学习，来提高管理人员的专业管理能力；三是制定岗位责任制度，明确合同管理人员具体责权，并制定对应的奖惩机制。对合同管理人员要提出相应的要求，达成与达不到的，都通过绩效考评予以体现，促使合同管理人员主动提升自身业务能力和管理水平。

（三）加强合同管理部门的职能建设

加强合同管理，关键在于加强合同管理部门的职能建设。作为合同管理部门，办公室首先要尽量配备法律专业人员参与到合同管理中，其次要认识到，传统的合同管理部门仅仅满足于合法合规性审查、项目谈判和应对必要的诉讼等传统业务，法务人员缺乏对单位管理运营的兴趣，在单位职能部门中常常处于边缘化的位置。我们要突破传统法律思维局限，不只是关注传统法律事务范围内的事情，更多地关注与单位事业发展紧密相关的其他边际法律事务。最后，合同行为主要由合同业务部门和财务部门完成，合同管理部门通常不是合同行为的直接参与者。合同管理职能的作用就是创造对合同行为相对的“体外监督”条件。与纪检监察部门的“体外监督”不同的是，合同管理更多地侧重于过程的控制与监督，即通过审查、盖章等方式对合同行为的运行过程发挥“控制职能”。所以作为合同管理部门，办公室要以“事前防范合同风险，事中控制合同风险”为工作重点，以“事后补救合同风险”为补充，扎实做好合同管理工作。

（四）建立处的法务合同模板

合同归口管理部门应在法务人员的指导下，建立我处的合同示范文本。国家或行业有相关合同示范文本的，可优先选用。但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。合同模板中，应有我国《合同法》规定的有八个必备条款，分别为：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限及地点和方式；违约责任；解决争议的方法。此外，不同专业、不同类别的合同还需要更加明确的专业内容来补充。

（五）完善合同洽谈、授权等程序

要明确合同洽谈必须要有我处至少两名工作人员参加。建立合同洽谈工作台账记录，明确要求双方签字确认合同洽谈的内容，并规定为合同审核的附件。要规定不同层级领导和工作人员可以签署合同的金额范围。建立授权书的范本，特别要明确特别授权的条件和范围。