医院档案信息化建设实践和思考

2020-01-19■刘洋

中国医院 2020年5期

关键词：院区济宁市流程

■ 刘洋

①济宁市第一人民医院，272011 山东省济宁市健康路6号

公立医院改革的主要目标之一就是提高服务质量和效率[1]，利用“互联网+”技术实现医院档案信息化建设可以有效提高办公效率，减少档案流失，有效控制档案成本。

1 医院档案信息化建设现状和问题

1.1 对档案工作重视程度不够，信息化建设尚处于起步阶段

相当一部分医院管理者对档案工作重视程度不够，对医院信息化建设侧重于管理和临床一线，尚未形成医院档案管理的系统化、信息化、智能化理念。在日常档案管理过程中，专业性不强、流程过于僵化，档案信息化管理尚未正式启动，仍然处于起步阶段。

1.2 专业化档案人才匮乏，无法承担信息化建设

要实现医院档案信息化，档案专业人才是第一位，既要懂计算机，又要熟悉档案管理流程和标准，要使档案信息化有机融入医院信息化发展大局，与医院信息化成为有机的整体。

1.3 现有档案管理规章与医院信息化要求不对称

在医院信息化高速发展的同时，医院档案管理规章制度受上级档案管理部门有关规定限制，不能及时完善和更新。部分规章制度过于陈旧、僵化，致使医院信息化建设的执行在“最后一公里”达不到预期效果。

2 医院档案信息化建设实践和成效

2.1 即时性和同步性

医院从决策到管理，再到执行、追溯，形成闭环管理。以济宁市第一人民医院为例，医院建立以知识库系统为总览的医院档案信息系统，实现档案运行流程“一站式”自助归档模式。各部门系统管理员同时也成为档案信息化管理员，负责知识库系统文件、规章、规定、流程、检查、持续改进等全链条资料的实现、收集、上传、质控、追溯、归档，实现档案管理的即时性和同步性，大大优化档案管理流程，改善档案信息化建设水平。

2.2 信息化和自动化

以济宁市第一人民医院为例，自主开发的知识库系统首次应用于三级甲等医院复审（以下简称“三甲复审”）过程，通过全院推广知识库系统作为三甲复审集成平台，将档案信息化作为流程管理的重要评审透视流程工具，改变通常的终末资料为可视化下环节追溯透视，强化了档案信息化的再现流程功能和实时监控，完善了医院信息化平台推送功能，使行政管理、医疗管理、护理管理、院感管理、后勤管理等项目评审与日常档案管理通过信息化融为一体，有效提高了评审和管理效率。

2.3 流程化和智能化

医院档案信息化运用标准操作流程（standard operation procedure，SOP）管理工具对档案管理进行结构性设计标准化操作流程，并集成为知识库系统全院推广应用，通过三甲复审和日常管理实践应用，实现档案信息化建设流程化应用[2]。对结构性工具进行人工智能识别，有效解决检索模糊和信息不完全的问题，实现对档案管理智能化的有益探索。

2.4 区域一体化信息支持

以济宁市第一人民医院为例，医院设有3个院区，但是管理上为“同质化”管理模式，加强医院“一院三区”区域协同成为管理者必须面对的课题。档案信息化利用“互联网+”、大数据等手段，构建心电、影像、检验、病理“四大中心”，建立行政管理、质量控制、绩效评价、领导决策系统4个集成平台，实现医院区域内档案在线互联互通。面向各院区通过OA和档案信息系统构建起联网的信息共享平台，实现院区间、医生间、医护间、行政临床间的互联互通，为多院区现代医院管理水平提升和服务模式创新奠定良好的工作基础[3]。

3 对医院档案信息化的思考和建议

3.1 领导重视，提高对档案信息化作用的认识

医院信息化是医院有效配置医疗资源的重要途径，对于档案信息化在医院信息化的定位和作用医院主要领导重视是关键。当把医院档案用活、联通，才可以实现信息化建设的内生动力。医院上下必须更新观念，提高档案对于自身行为追溯的重要认识，形成整体化、系统化的信息化建设理念，全员参与、自身抓起，才可以真正意义上用好档案、用好信息化，体现公立医院改革中“主人翁”地位。

3.2 流程优化，提高对档案信息化工作的效率

2018年，济宁市第一人民医院拥有员工5 515人，编制床位4 200张，门诊量307.4万余人次，出院病人19.5万人次，手术量（门诊、介入、住院）18.7万台次，各项数据均在山东省前列。实现医院档案信息化必须对流程持续优化，形成符合医院工作实际的SOP，并将SOP模型有机嵌入医院信息化建设，有效提高一线工作效率，让完备的医院档案信息化成为管理和临床工作的助力，有机支撑全院工作量和人均工作效率。

3.3 人才优先，提高档案管理专业化复合型人才水平

医院档案信息化管理人员是计算机技术、医院管理和医疗管理、后勤管理的复合型人才。医院要改革职称、聘用、继续教育等各项工作制度和管理规定，做好高水平、复合型人才的培养使用，形成有岗位、有级别、有薪酬、有奖励的“四有”人才发展机制，逐步实现档案信息化人才结构梯队化、层次化、专业化，提高医院档案管理人力资源的抗风险能力[4]。

3.4 效率优先，提高医院内部资源整合优化水平

医院档案信息化建设的广泛应用，有效促进各院区资源内部共享整合优化，密切了各院区信息相通，支撑了各院区同质化管理水平。区域内实现档案信息化，为档案互联互通奠定了技术基础，使各级档案管理部门对区域内单位档案管理和档案资源可以进行详尽查询、应用，最大限度掌握区域内档案信息化需求程度，为下一步档案管理智能化、信息化提供有益探索。