测绘工程档案信息化管理有效策略研究

2020-01-18刘博沈阳天衡测绘有限公司

环球市场 2020年15期

刘博沈阳天衡测绘有限公司

如今信息技术在测绘档案管理时期得到了广泛的使用，测绘档案改革速度不断增快，信息技术对于测绘档案改革来说是比较重要的，在新时代背景中要想确保测绘档案管理工作可以更好地满足时代的发展需求，在社会中发挥一个显著的作用，就需要针对信息资源开展有效地管理，进而促进测绘档案信息的发展和进步。不过要想能够更好地应对各种影响因素，提升档案的信息化和现代化，就需要改进信息化建设，研究档案信息化建设和测绘档案管理时期存在的不足之处，选择合理的方法来进行解决，确保测绘档案管理能够变得更加规范化、更加电子化。

一、当前测绘工程档案信息化管理的弊端

（一）档案管理信息化程度低

在传统的测绘档案管理中，采用的都是纸质档案，这些档案价值较高，但损坏之后无法复原，纸质档案又容易受到损坏，这种情况下对相关人员的管理水平要求很高。如今，在许多测绘档案管理部门中，难以更新观念，仍旧保持传统的管理方法，通常不能做到信息化的程度。例如，无法将档案存入计算机大数据系统之中，做好备份。这是一种档案管理信息化程度低的表现，会影响用户对测绘工程资料的使用[3] 。

（二）存储体系有限

在传统的测绘档案管理中，一般采用档案室保存的方式。随着测绘技术的不断发展，这种落后并且烦琐的存储方式难以跟上信息化时代的步伐，且存储体系十分有限，难以及时寻找到客户所需要的档案。同时，获取资料的方式不够便捷，长此以往，就会使用户失去对测绘档案的兴趣。此外，存储体系的庞大对相关测绘档案管理人员也是一种巨大的挑战。一方面，由于安全措施不够，可能会出现档案丢失、损坏的情况。另一方面，存储体系的庞大，使得管理人员无法有效的整理、归纳、查询，长久以往，会造成相关岗位人才的流失。

二、测绘工程档案信息化管理有效性措施

（一）完善档案信息化管理系统

在传统测绘档案管理手段难以适应信息化时代下提出的新要求之下，应着力完善档案信息化管理系统。一方面，作为相关的管理人员要有数字化意识，加快硬件设施的更新换代，积极运用现代化技术，如扫描仪、大数据存储等。将测绘档案做好扫描备份的工作，防止出现毁坏丢失的情况。另一方面，就测绘档案管理内部机制来说，应该选拔专门的人才去管理，而不是出现混岗的情况，造成测绘档案管理效率低下。应使得整个测绘档案管理过程从收集、整理、归纳、查询都有一套严格系统的程序，使整个过程都处于透明的环境之下，方便日后的查询与整理工作，为日后测绘工程的发展提供参考，发挥测绘档案原有的价值。例如，在整个测绘档案管理的大系统中，应将图形与文字分成两个不同的类别，必要时还应该开放子系统的使用，将大类别所包含的更细小的类别分类出来，做好相应的文件标记。分类工作完成后，将这些资料的位置与主题绘制成框架，标记好位置。为后续相关用户的查询打下良好的基础，提高测绘档案的利用效率，为测绘档案的查询提供更直观的方式。

（二）改进管理方法，创新服务体系

信息化时代的测绘档案管理方法应该更趋向于自动化、智能化、现代化，测绘档案管理人员要紧跟时代发展潮流，提升自身文化水平，转变管理思想，在继承传统测绘档案管理模式优点的基础上，研究新形式的测绘档案管理模式，利用先进技术，转变方式方法，高效完成测绘档案管理工作。其次，要充分利用测绘档案数据，创新服务机制，提高服务标准，改变服务方式，全方位完善服务体系，在保证重要信息安全的前提下扩大测绘档案的公开性，及时更新测绘档案信息，拓展服务途径，使利用者能更方便、快捷、安全地利用测绘档案资源，获得更多有用的信息，从而提高测绘档案信息服务效率[2]。

（三）增大档案存储体系

针对原有档案存储体系落后的情况下，应着力提高测绘档案的信息化存储水平。首先，可以采用光盘存储的方式，可以在没有网络时对庞大的数据进行整理、查询，并且用户在使用光盘时，查询档案比较方便，且易于携带。其次，可以采用大数据库的管理方式，将想要存储的档案资料录入到数据库当中去，针对用户需求的相应年份、特定主题的测绘档案能够第一时间查询到，且存储体系庞大，具有高速的管理性能，能够实现测绘档案向高效、便捷的方向发展。最后，相关测绘档案信息化管理部门可以与专门的数据存储公司合作，这类公司往往具有技术性强、安全性高等优点，可以紧跟技术发展的步伐，观察最新的发展动向，研制出一份最优的存储方案。但要注意的是，这种合作方式往往使得相关测绘档案管理部门支付出高额的费用。所以相关测绘工程档案信息化管理部门在选择这个方案时，应充分考虑到资金的问题，可以根据自身的具体情况进行选择，也可以同时选择多个方案进行存储，能够形成优势互补的关系，提高档案存储的能力与安全性。

（四）提升对于档案信息化管理工作的认知

要想能够促进新时代档案信息化建设和管理工作的高效进行，就需要完善企业的传统档案管理理念，培养档案信息化管理理念，充分明确档案信息化管理的重要程度，需要把工作人员当作管理的主体，确保可以全面增强学生档案信息化管理工作，使得档案信息化管理工作可以更加有序、更加高效地开展。如今也需要改进档案管理理念，创新管理形式，促进档案信息化管理建设工作的开展和进步。不仅如此，企业也需要设置完善的档案信息化管理体系，提升管理工作内容的针对性，确保工作可以参考相关的规定开展，企业也需要联系自身的特点，增强和其他企业之间的合作，共同促进档案信息化管理工作的进行，仔细地落实档案信息化管理的制度，确保可以提升管理工作的规范性和有效性。不仅如此，企业也需要积极地创新档案管理工作模式，借助新型计算机技术，设置档案信息化管理系统，确保管理效果可以得到显著的提升[3]。