鹿丹 三门峡市公路局

一、办公室档案管理工作的重要性

第一、要适应时代发展对公路行业办公室工作的要求，就要提高档案管理的工作效率。档案单位中一种重要的信息产业。实施办公室档案管理工作，主要目的是为了方便工作人员查询信息，进而提高办公室工作的效率，促进公路行业的进步。随着信息时代的不断发展，办公室档案管理也逐渐发挥出了更重要的作用，不断完善档案管理工作，提高办公室工作的效率，以适应时代发展对办公室工作的要求进而更好地服务公路交通建设。

第二、完善档案管理工作可以促进档案事业的可持续发展。档案管理工作本身具有连续性、连贯性的特点，鉴于档案管理工作的几个特点，我们有必要重视档案管理工作。此外，我们还要充分结合档案管理工作的实际情况，与公路单位内部状况相互融合，通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案的形成是一个长期的过程，具有历史性和时间性的特点，全面系统地管理纸质档案，有助于促进档案管理工作的可持续发展。

二、公路办公室档案管理工作的现存问题

（一）对管理工作认识缺乏

随着我国社会的不断发展，公路建设方便了人们的生活和工作，促进了经济的发展。同时对于办公室档案管理工作，也提出了新的发展要求。在档案管理工作过程中，应用现代信息技术，对办公室的档案管理工作人员提出了新的工作要求，工作人员不仅需要具备档案管理工作能力，也需要使用相应的办公软件来协助完成档案管理工作。在这项工作当中，一部分工作人员显现出了专业水平不足的问题，由于工作人员缺少专业的档案管理技能，应用办公软件能力不足，导致公路办公室档案管理工作水平下降。因此，想要提升档案管理工作质量，首先需要解决的就是档案管理工作人员的专业素质问题。

（二）办公室档案管理工作人员素质较差

调查显示，受多种多样的政策制度性因素和历史性因素的影响制约，单位领导人员尚未充分认识开展办公室档案管理工作对单位日常业务运作发展所造成的影响作用，未能在日常工作组织开展过程中，充分关注和保障办公室档案工作的实施效率和质量，未能结合办公室档案管理工作的实际需要，招聘配备专业能力良好且综合素质优秀的办公室档案管理工作人员，造成了一定的消极影响，在公路行业，这点表现的尤其明显。

（三）管理制度不健全

若想将办公室管理工作高效的进行下去，首先必须要健全各方面的管理制度，公路档案管理也是这样。档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等，涵盖档案从新材料产生到生命周期结束的全过程。有由于业务任务繁重，对办公室档案管理工作不被十分重视，档案管理制度更新及服务水平有待提升。

（四）管理手段比较落后

当前信息化办公手段广泛运用于业务工作中，但在档案管理中比较滞后，仍然采用人工管理的传统方式，由于人工容易发生错误，且发现纠正较为困难，在整理过程中容易发生问题。而信息技术拥有高效、准确、便捷的优势，可以对资料进行快速备份和恢复。因此，由于手段落后，耗费了人力物力，但是工作效率不高，也给交通单位造成了损失。

三、如何提升公路办公室档案管理的效率

（一）增强档案信息管理意识

只有形成新的管理意识，才能创建档案信息管理系统，对老陈旧档案管理意识中存在的缺点进行有效突破，充分认知到管理办公室档案工作的重要性。在提高管理意识的基础上，公路单位需要投入大量的管理资金，为档案信息管理工作的安全性提供保障，并奠定坚实的基础。在建立健全档案信息体系期间，会涉及大量信息技术和设备，所以需要花费很多资金，因此一定要具备充足的周转资金。例如档案信息管理体系中包括档案管理体系、档案采集体系以及网上查阅体系，不同的档案系统在建立健全方面还存在很大的差别，采集、辨别以及整理和保管档案材料是档案管理系统的主要职责，可以分为业务管理、系统维护等不同的版块。档案采集系统主要是把纸质档案划分到数字化档案形式中，主要包括整理档案、采集档案、审核档案以及系统维护四个功能，应该利用档案软件进行档案整理工作。网络查阅系统主要是按照网络发展情况作为基础条件，利用B/S 等方式来展开审查档案和查看档案工作，综合来讲，只有使用大量资金才能建立健全档案管理信息系统，因此必须保证具有足够的周转资金。

（二）完善单位的档案管理制度

实现办公室档案管理高效率，就要创新改革档案管理工作体制，从根本上提升公路办公室档案管理工作质量，利用规范化的工作制度，能够帮助强化办公室档案管理工作的文化事业功能。想要促进公路工作部门更加稳定地可持续发展，就要建立完善的、更加适合自身发展的工作制度。第一，充分争取办公室档案管理工作人员的意见，在完善规章制度的过程中集思广益，使相关的规章制度能够更加完整和合理。第二，在实际工作中，需要根据办公室档案管理工作的实际情况，不断修复和完善规章制度中的相关章节，从而使规章制度能够更好地指导办公室档案管理工作，不断提高办公室档案管理工作的工作效率。

（三）增强办公室档案管理体系

为档案管理工作提供保障的重要方式是增强办公室档案管理系统，由于大多数办公室在进行档案管理工作中，无法确保档案文件类型和档案内容的完整性，肯定会存在一些缺陷，尤其是大部分办公室档案管理时间比较短，缺乏有效管理档案的意识，管理方式并不先进，在探讨过程中总结出办公室档案管理意识和管理手段的基础上，还应该严格加强档案管理机制，明确档案管理系统，提高管理办公室档案的力度，提升办公室档案管理效率。在强化办公室档案管理机制过程中，第一，重视公路办公室档案管理人员所提出来的管理意见，积极吸取有关管理意见和实际管理过程中出现的问题，在加强有关规章制度管理过程中，应该将团队的力量充分发挥出来。只有管理档案的工作人员提出意见，才能拟定出更好的档案管理体系并发挥有效作用。第二，持续探索并完善现实办公室档案管理工作，不断探析档案管理机制中存在的不足，对其中存在的问题予以积极改进，确保强化有关规章制度的基础上，推动办公室档案管理工作的开展。

四、结束语

综上所述，在公路单位日常管理中，办公室档案管理是一项重要性内容，具有基础性地位。在实际研究的过程中，需要明确档案管理工作的关键意义，找出存在的问题，将不同内容进行细化。在此基础上，提高重视程度，创新管理方式，完善管理体系，切实提升办公室档案管理效率，促进公路交通事业的进步和发展。