探析信息化在机关事业养老保险档案管理中的作用

2020-01-18于抑庸江苏省扬州市宝应县机关事业社会保险管理处

环球市场 2020年15期

于抑庸江苏省扬州市宝应县机关事业社会保险管理处

养老保险以及退休待遇是群众很关注的一个重要问题，而机关单位的工作人员和其他行业的工作人员相比又存在着一定的特殊性，对此，国家也发布了这方面的制度改革决定，这给机关单位养老保险工作提供了指导。在养老保险管理工作中，档案是基础的载体，其中记录了所有参保人员的相关信息，对其管理水平直接影响到养老保险业务的开展效果。所以，这就需要坚持对档案进行更新和健全，尤其是要充分认识到信息化建设的巨大作用，应该积极引入先进信息技术手段，提升档案管理的效果。

一、信息化在机关事业养老保险档案管理中的作用

机关事业养老保险业务档案十分重要，包含了参保单位及个人缴费及领取养老金的整个过程，还涵盖了经办机构办理相关业务的所有环节，是参保个人按照我国有关法律享受保险待遇的依据。所以，当前提升机关事业单位养老保险业务档案管理的效率十分重要，这就需要加强业务档案信息化管理，这样才能更好地确保参保人员的利益，进而全面发挥业务档案的作用，提升业务档案工作的社会地位，让其更好地为社会主义现代化建设提供服务[1]。

要加强养老业务档案信息化管理，需要先提升这方面的意识，各级经办机构需要积极引入经办规程，进一步对此进行学习以及宣传，可以在该行业、该系统以及所有从业人员中组织知识竞赛，并设置奖品，开展学习测试等多种活动，这样可以调动相关人员的积极性，提升他们对于经办规程的认识，深入认识档案信息管理；县以上的经办机构主管部门要不定期检查执行经办规程的情况，重点进行抽查，要以经办规程为基础，规范进行养老保险业务档案材料的有关操作，逐一落实各项条款。业务档案管理要实现信息化，就需要不断在这方面进行投入，要增加资金投入，强化系统信息软件建设，基于此，还需要依据管理的实际情况，加强硬件方面的建设，提升软硬件的水平，进而为业务档案的信息化建设奠定良好的基础，提升信息化管理的水平。

二、机关事业养老保险档案管理信息化建设的措施

（一）加强基础设施建设，建设养老保险业务档案信息资源

要加强业务档案信息化管理，需要注重基础设施的建设，这样才能为管理工作的开展奠定良好的基础。基础设施建设一般是建设养老业务档案信息网络系统，还有建设档案数字化设备，要建立各种软硬件包含在内的一套完整的业务档案信息网络。只有具备先进的基础设施，才能对资源进行高效的交换、传输以及共享，进而促进业务档案信息化管理效果的提升，实现预期的管理目标。在养老保险业务档案信息化管理中，档案信息资源是其基础，一般有接收电子文件、对业务档案进行数字化、运用信息技术等，信息资源的建设形式一般是构建业务档案目录中心数据、专门数据库以及各种数字化档案全文，在实际的实践中需要按照“谁经办谁收集”的原则，在经办业务的过程中需要同时对档案进行数字化转变，同步进行收集、整理以及归档，进而有效建设养老保险业务档案信息资源[2]。

（二）优化档案信息采集，规范工作程序

各地区社保部门在推进社会保障档案管理信息化建设的过程中，应该集中人力、物力、财力等丰富的资源，构建社会保障信息管理平台，从而为信息采集及分析处理等工作提供良好的条件。信息平台在项目设置和采集功能上应该有严格的要求，确保所采集得到的社会保障信息的真实性、准确性和完整性，从而为支付救助补偿提供可靠的信息凭据，比如对于采集认真、权限修改、文字及图片资料存储方式、补充项目设置等都要全面考虑到。对于信息管理工作的程序也要注意进行规范，这对不同参保单位会有不同的侧重点，所以各个阶段业务平台的设置都应该是专项明确且相互密切关联的，在对各种档案信息进行真格和的时候要严格按照法律规章进行，这样不断为信息核查工作提供了便利，并且有助于参保人员更好地了解到自设的权益情况[3]。

（三）创新开发信息化管理应用系统，强化安全管理体系的构建

机关事业单位需要结合养老保险经办的具体情况，加强对从业人员的培训，提升他们的信息网络技术操作水平，采取有效的策略提升他们的技术能力。要科学合理地促进管理软件建设，开发有效的软件管理系统。另外，还要通过制定有关的制度，对相关管理层级的信息系统权限进行相应的设置，进而保障档案数据库的安全性。还需要对电子文件的归档工作加大监督以及指导的力度，通过这样的途径，确保文件是可靠、全面、真实的；对于保存档案数据库的计算机，需要采取物理的措施将其和外网进行隔离，通过采取多种安全防护手段，如，防火墙、身份认证以及数据备份等，为档案信息的安全提供保障，能够在网络中安全进行信息的传输，避免出现泄密问题[4]。