文/王小媚

本文对信息技术背景下的企业文书档案管理工作开展的特征及现状进行了介绍与分析，并结合当前企业文书档案管理工作信息化建设开展中面临的问题和挑战，提出了提高企业文书档案管理质量的对策和建议

文书档案管理工作是企业日常档案管理的重要内容之一，对于企业发展有着非常重要的意义。以油企业为例，在石油资源的寻找、测量、开发、运营等环节中，文书档案有着非常重要的作用。随着现代档案工作理念以及信息技术的运用，文书档案的内容和形式发生了很大变化。档案载体向数字化介质的转变以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势。如何在信息技术背景下实现文书档案管理工作的有效发展成为新形势下企业运行发展必须要解决的一个重要问题。

一、文书档案信息化管理的特征

1.文档处理高速便捷

信息化技术的发展使得计算机的信息处理能力得到了极大的提升，其在文书档案工作中的应用能够使文档处理变得更加高速便捷。首先，相对于传统的文档处理手工操作，运用计算机信息技术操作能够大大缩短工作时间，工作人员只需熟练掌握计算机处理文档的相关操作程序，就能很快地完成文档处理工作。其次，相对于传统的文档处理手工操作，运用计算机信息技术进行文档处理出现错误的几率极小。传统操作需要工作人员保持仔细谨慎的态度才能够减少文档处理中的错误，而运用计算机信息技术来处理就能大大降低出现错误的几率，即使出现了错误也可以通过系统软件进行快速、便捷地更改。第三，计算机信息技术的应用还能够为文档工作提供便捷的检索服务。档案人员以及其他工作人员在寻找文档时可以按照关键字、日期等要素，方便快捷地查找到所需文档资料，提高了查阅利用效率。

2.文档传递安全快速

企业文书档案工作除了文书的处理、保存外还负责相关文档在企业内部的上传下达，文档的传递也是企业文书档案工作的重要内容之一。而计算机信息技术的应用给文档的传递提供了一条高效、快速、安全的途径，企业通过建立一个安全、通畅的内部局域网即可实现文档在企业内部的快速传递、下载和共享。此外，运用计算机信息技术传递文档可以避免传统纸质文件在传递过程中出现的损坏、丢失现象，文档传递的安全性、完整性能够得到有效保障。不过文档传递的数字化也有可能造成机密文件的泄露问题，这就需要企业加强在这方面的安全保护措施。

3.文档保存稳定持久

信息技术在企业文书档案中的应用可以实现纸质档案、电子档案的同步储存，以纸质档案为原件进行妥善保存，电子档案作为应用形式进行传递、检索，并建立多个备份，大大提高了文档储存的安全性。同时，随着云计算、云存储技术的发展，将会使文档的异地储存、备份更加方便、快捷，安全性更有保证。

二、企业文书档案管理工作的现状分析

随着现代信息技术的快速发展，其对社会多个方面的工作都带来了不同程度的影响。信息技术在企业文书档案管理工作中的运用，不仅使得文档处理便捷高速、文档传递安全快速、文档保存稳定持久，同时也使得企业文书档案工作实现了规范化、标准化、科学化发展。不过，在当前企业文书档案信息化发展的过程中，还存在着一些问题，主要表现在以下几个方面：

1.文书档案管理机制有待完善。在信息技术应用于企业文书档案管理工作的背景下，相关工作的开展机制也需要进行相应的转变。然而在当前企业文书档案的信息化建设中，相关的制度机制建设还存在着许多不足。例如，电子文档的录入转化标准、文件的检索设置、电子档案管理的制度要求等等，这些问题导致了企业文书档案管理工作的开展存在着混乱、无序的现象，使得信息技术的应用优势没有得到充分发挥。

2.档案信息化建设滞后。由于企业对档案信息化建设的认识不足、重视不够，所以对开展档案信息化所需经费投入少，软硬件设施设备的配备不到位，严重影响了档案信息化工作的开展，致使档案信息化建设的进度缓慢、滞后。

3.管理人员专业素质不足。信息技术在文书档案管理工作中的应用给相关工作的内容、形式带来了一定的变化，因此对于文书档案管理人员的素质也提出了新的要求，特别是对于信息技术方面的要求。然而当前部分企业对于管理人员的信息技术要求不高，相关的培训教育工作开展不够积极，再加上部分管理人员自身学习意识不强、工作态度不认真，都大大影响了文书档案信息化建设的实际开展。

三、提高企业文书档案管理质量的有效措施

1.完善企业文书档案信息化建设规划

为了更好地开展企业文书档案信息化建设工作，企业首先要结合自身当前的发展情况和文书档案的管理现状，进行认真的分析和论证，以发展的眼光制定好企业档案信息化建设规划。此外，企业还要围绕档案信息化建设所需的人员、制度、资源、设备等方面做好规划和经费投入保障，为企业档案信息化建设工作的开展奠定良好的基础。

2.完善文书档案信息化建设相关制度

企业要根据档案信息化建设的需要，结合国家相关法律法规，建立健全相应的档案信息化管理制度和标准规范。既要包括开展电子档案管理、利用工作的规章制度，又要有电子档案采集、收集、归档、传输、存储等方面的标准规范，更要有确保电子档案安全的防护措施，用制度规范来为档案信息化建设工作的开展提供保障。例如，通过设置不同管理和利用权限、强化设施设备安全监管的手段，来防止电子档案出现泄密、篡改、盗窃的可能性，保证档案的真实和安全。

3.加强对档案信息化建设的人力、财力、物力支持

企业档案信息化建设既需要企业领导对档案信息化的正确认识和高度重视，也需要企业在人力、财力、物力上的大力支持。一是要配备好既懂档案业务知识，又懂信息化专业知识的档案人员；二是要为企业开展的档案信息化工作配备必要的软硬件设施；三是要加强对档案管理人员专业知识和技能的学习培训，提高其从事档案管理的能力和水平，增强其工作的职业责任感，调动其做好档案信息化工作的积极性。

4.加强对文书档案的开发利用

信息技术在文书档案管理工作中应用的另一个优势就是能够对档案中潜藏的价值进行深入挖掘。因此，企业在档案管理信息化建设的同时还要建立起相应的档案资源开发体系，积极通过大数据、云计算等技术加强对文书档案的分析、开发和利用，进而获取有价值的分析结果，为企业的管理层和业务部门提供数据参考，提升企业的管理水平和发展能力。

综上所述，信息技术的发展给企业文书档案管理工作带来了新的发展方向，但同时也带来了新的挑战。企业只有积极采取相应措施，提高企业文书档案管理质量，才能为企业的发展提供好档案服务作用。