文/李瑞 姜钦芳

大数据技术逐渐趋于成熟，为档案资源管理开拓了新视野，推动了档案资源向信息化方向发展，对档案资源的工作方式产生巨大改变，同时充分利用了档案资源的价值。本文介绍了档案资源管理工作的现状及存在问题，分析了大数据环境下档案资源的技术发展特征，重点分析了档案资源在信息时代的工作方式，提出了档案资源管理工作在大数据环境下的具体措施建议

大数据(Big data)，或称巨量数据、海量数据、大资料，指的是所涉及的数据规模巨大到无法通过人工在合理时间内达到截取、管理、处理，并整理成为人类所能解读的信息[1-2]。随着不同行业越来越多地应用大数据技术，其发挥的作用也越来越重要。在客户服务、业务流程、改善生活、提高医疗和研发等多方提供作用。大数据环境是指一个由技术来驱动社会，由数据来传递信息，其数据和人类生活密切联系的人文环境。大数据环境下，其数据具有可信性，数据产生方式具有持续性，社会具有互联互通性，实践具有智能性[3]。当今，在大数据环境影响下的社会，档案资源信息的管理模式已经开始抛弃传统的纸质储存，开始向电子化、互联网+方向发展，逐渐转化为一种物理符号，其能被电子设备识别并进行处理。就现有的档案信息的数量规模而言，现有的档案中也存在“大数据”。这种档案大数据的特点是数据量巨大、数据类型繁多、价值密度低、处理速度快[4]。这种应用作为工具，是对档案的价值利用与提升，并将会改变社会对于数据与档案的认知。

一、档案资源管理工作的现状及问题

随着中国信息化、现代化的发展，各个行业的数据量与档案资源量也直线上升，给档案信息的工作方式带来了很大的挑战。

1.对于档案资源管理不够重视

在一般单位中，档案信息管理作为基础性工作并未受到足够重视。单位的主管者一般将管理精力主要集中在业务上，不够重视档案资源管理工作。很多单位并没有认识到档案数据管理工作的重要作用，仍然按照传统的管理观念和模式展开工作，并且在档案资源的管理过程中，没有投入足够的资金，致使档案资源管理的软硬件设施配备不健全，不利于档案资源管理工作的顺利开展。

2.大数据思维在档案资源管理中运用不足

如今，在实际的档案资源管理过程中，其管理模式依然照搬传统的档案管理思维。具体表现就是重视传统纸质档案管理，不重视互联网+信息化、电子化档案资源管理，很少体现档案的利用价值。对于档案，仍以以前传统管理思维进行处理，认为其只需进行整理归档，很少将大数据思维运用于档案资源价值的挖掘利用之中，因此许多具有高价值的信息挖掘、提取不出来。

3.缺乏相关专业人才对大数据环境下的档案信息进行管理

在如今信息化高速发展的时代，从事档案资源管理工作的档案人员需要有更多关于大数据技术的知识储备。如上文所说，现今社会中，档案信息的管理方式要转整理为应用，逐步体现、提取档案中的利用价值。在这种要求下，档案资源管理者除了需要具备传统的档案管理知识，还需要对云计算技术、计算机应用技术以及大数据技术有一定了解。并能在对档案资源信息进行收集和归纳整理的基础上，进一步对档案资源数据背后所隐藏的高价值信息进行探索提取。但是，目前绝大多数档案管理人员对于“大数据”很陌生，对大数据的概念不清楚，对大数据的基本技术不掌握，这就造成了现在的档案管理理念仍为过去传统的档案信息管理理念，这样的陈旧思想是不能适应大数据环境下档案资源管理工作方式需求的。

二、大数据环境中档案信息管理的技术发展特征

1.档案资源收集的实时性

在大数据环境下，档案数据主要来自于接收各种渠道的原始文件。为了实现数字档案数据的自动分类，必须将档案系统与其他业务信息系统紧密联系起来，保证其实时性和准确性。例如在PDM 系统和OA系统中嵌入了文件传输和归档功能，建立了与文件系统的实时通信接口。

2.档案数据储存系统具有高储存空间

在大数据环境下，档案资源的种类繁多，数据量逐渐变大。传统的数据库已经不能系统性地组织操作各种类型的档案数据，并且对档案信息数据的高价值进行深度分析。因此在巨量数据环境下，对存档的庞大数据进行并行性处理成为唯一选择。这种并行处理不仅可以同时对多个数据库进行检索及分析，而且它会找寻不同数据库的并行节点，对这种交叉并行节点进行并行处理，可以大大提升处理性能，提高处理速度。基于大数据储存系统的文件管理系统是未来发展的趋势，这种档案文件管理系统不仅可以实时改变计算的资源和数据所需要的存储空间，还可以满足日常用户所带来的超大访问量，以及产生的庞大的档案数据量。这就在很大程度上减少了系统运营所需的资源与成本。

3.档案即时行动数据的高速处理

档案系统中除了永久储存档案数据之外，还包括了超大量的用户实时档案数据，例如搜索量、某一栏目的点击量、预览购买等数据。用户的行为数据所产生的价值比用户的永久储存档案更有价值。这些实时产生的存档数据信息在获取用户需求、实时需求分析和用户排名等方面发挥着重要作用。在数据挖掘和分析中，我们可以利用用户需求和文件需求之间的关系，最大限度地提高用户体验。

三、大数据环境下档案资源工作管理新方式

1.巨量数据环境中档案资源安全增强管理措施

加强档案安全管理是提高档案资源综合管理水平的有效措施。具体方式为：首先，强化对档案资源的防火墙访问的安全防护，避免使用无确切来源的防火墙。其次在档案资源管理内网中，针对相应的使用软件也应设置一定的防火墙，使并入大数据环境的档案资源管理也进行了相应的安全性强化[5]。另外，需要着重开发和应用网络黑客侵入检测防控系统。外部信息的检测需要着重加强，并且不能忽视对内部档案数据的检测防范。防止内部档案数据信息泛滥化使用，从而使档案管理的安全系数得到有效提高。此外，在现有的杀毒软件基础上，还需积极构建档案管理适用的相关网络病毒防御系统。构建这种防御系统，可以有效地保护内网的档案信息数据，避免了档案数据丢失、病毒入侵、黑客盗取数据等问题的出现，使档案资源管理的安全性得到进一步确保。

2.建立远程调控下的档案信息管理标准化方式

在大数据环境下，档案资源管理的规范化、标准化程度较低。因此，档案信息的规范性、标准化应得到重视。首先，规范和优化档案资源信息的管理工作流程，尽可能地实现档案信息收集、传递和应用等过程中的资源内部共享。这样可以有效提高员工的工作效率。其次，合理选择档案信息管理适用的信息存储方法。现阶段，主流的存储方式有硬盘存储、机械光盘存储、网络云端存储以及云备份存储等[6]。各种存储方式均有各自的优缺点。因此，为了更好地提高档案管理的标准化程度，需要管理者在综合考虑各类因素的前提下，在档案信息资料储存方式的选择上做到最优化选择。

3.大数据环境下反馈档案信息的管理方式

在大数据环境中，除了管理人员从硬件构建大数据档案资源管理环境，大数据环境也对档案资源管理有一定的反馈方式。一方面，大数据环境的不安全性，需要增强档案信息管理人员的安全意识。档案资源管理人员通过安全教育以及大数据反馈，认识到档案管理的重要性，进而以敬业、有责任心、上进的态度投入档案管理工作中，使大数据环境下档案信息管理工作得到进一步强化。此外，大数据环境的信息化也在迫使档案管理工作者主动学习、提升自我。档案工作人员只有提高在档案资源管理方面自身的知识水平，才能在实际工作中借助自身知识，提高档案资源的服务质量。

4.大数据环境下建立“垃圾数据”清除的档案管理方式

大数据的最大特征就是具有大量数据，在平时的档案资源管理工作中会产生海量数据。但有很多信息数据储存时间长，信息数据老旧，没有丝毫利用价值，其就变为档案信息中的垃圾数据。在垃圾数据逐渐增多的情况下，会妨碍档案资源管理工作开展。例如，造成获取档案信息数据的不准确性、检索速度的逐渐变缓、后期软硬件系统的维护困难加大等等。因此，有必要积极地对垃圾数据进行处理，创造一个高速安全的大数据环境给档案信息管理系统[7]。此外，可以借助国家相关法律法规来提高档案资源管理的安全性。要建立健全内部档案管理规章制度，严格遵守规章制度要求，依照规范流程办事，这样才能全面提升档案资源管理的安全水平。

大数据技术逐渐趋于成熟，为档案资源管理开拓了新视野，推动了档案资源向信息化方向的发展，其不仅改变了传统档案管理模式，还提高了档案数据信息的价值。因此要主动面对现有的传统纸质档案管理中所遇到的问题和挑战，积极利用大数据技术，做好档案资源管理工作，从而使档案资源更好地服务于社会。