高职院国有资产购置工作研究报告

2020-01-02金雨桐江苏食品药品职业技术学院

营销界 2019年39期

关键词：工时职能部门工作量

■ 金雨桐（江苏食品药品职业技术学院）

行政事业单位的管理方式通常以手续繁杂、审批程序复杂为特点，本文以资产购置工作为研究对象，用管理学方法研究实际工作问题，希望能找到一条高效行政采购之路。

一、现有采购程序

（一）资产购置管理结构

学校层面：审批购置项目。

资产职能管理部门：汇总购置申请、制定计划并提交、执行已审批项目。使用层面：发起购置申请。

（二）资产购置过程

1.资产购置申请。各单位应在每年年底前根据本单位事业发展规划、相关资产配置定额及固定资产存量、使用状况、安装条件及运行环境等情况，向相关职能部门提出下一年度的“固定资产购置申请”，其中单价(单台、单件、单套)在10万元以上（含10万元）的固定资产应同时提交可行性论证报告。固定资产购置部门提出书面购置申请，说明购置理由、固定资产名称、型号规格、技术指标、数量、价格、放置地点和动力要求、运行费用、使用安排、效益分析和保管措施等。因特殊原因（扩招学生、职能变化或新成立单位等），年初未列入财务预算的事项，但确因工作急需必须购置的固定资产，必须按照财务预算追加程序，申请批准后实施。资产处、后勤处、图文信息中心等相关职能部门应组织专家对各单位提交的“固定资产购置申请”进行审核，并报学院审批。根据学院的审批意见，资产处负责编制教学仪器设备和一般设备等固定资产年度购置计划，后勤处负责编制基建项目和家具用具等固定资产年度购置计划，图文信息中心负责编制图书资料等固定资产年度购置计划。2.固定资产的购置。资产处负责教学仪器设备和一般设备等固定资产年度购置计划的实施，后勤处负责基建项目和家具用具等固定资产年度购置计划的实施，图文信息中心负责图书资料等固定资产年度购置计划的实施。各单位购置固定资产时，应根据“固定资产年度购置计划”，向资产处、后勤处提交“固定资产申购申请报告”，并录入资产管理系统。职能部门根据学院年度预算情况及领导批复严格进行审核，审核通过后，进入采购程序，具体采购按照学院招投标管理办法的规定执行。3.固定资产的验收。学院新购置的单价在10万元以上（含10万元）或者批量价值在20万元以上（含20万元）的固定资产，由资产使用单位试运行一个月，设备运行正常后，向资产处或相关部门提交“固定资产验收申请表”。验收申请表应由使用单位负责人签字并加盖公章。资产处和相关职能部门根据验收申请，组织技术人员、专家及有关部门进行验收，验收合格后由相关职能部门办理付款等手续。学院新购置的单价在10万元以下或者批量价值在20万元以下的固定资产，一般由资产使用单位组织验收（三人以上），并接受资产处等相关职能部门的监督与检查。

二、执行现状

（一）采购项目平均工作量

设备购置计划于前一年度年底开始进行，使用部门提交后，需要1-2轮项目论证会议。审批协调约历时1个月。进入采购程序后需要2-3轮采购会议，历时2-4个星期。合同缮制需要1个星期。平均一个项目历时2个月，开会5次。设备购置项目从执行到完成需要十个步骤，提交5-6份签字盖章的纸质材料。共签字24次。其中，院领导批复2次，中层干部批复5次，职能部门领导批复11次，其他经手人签字6次。涉及67人次，消耗46工时。如表2 工作量估算：

表1 采购工作量

图2 机电工程系车床设备采购项目

（二）数控车间设备采购项目工作量统计

以2013年机电系数控车间设备采购项目为例。从立项开始，于2012年5月18日至5月28日期间发布招标公告，同时提交了纸质申购申请报告。5月29日得到院领导批复，5月30日召开了资格预审会议，参加人包括资产处、纪委、审计和机电系老师共8人。6月11日发出招标文件，确定开标时间为6月15日。招标结果为流标。6月21日资产处召开项目协调会，建议采购方式转为集体采购。6月26日向党政办公会提出书面申请，6月27日审议通过。8月20日成立集体采购小组并报院领导审批。采购小组成员共6人，组成成员为院领导1人、职能部门领导1人办事员1人、使用部门领导1人、老师2人。采购小组于8月27日提交采购报告，9月7日收到所有经销商报价。9月15日签订合同，12月21日全部两批车床验收完成。

此项目的工作量为涉及118人次，耗时净工时77.2小时，历时半年。如图2机电工程系车床设备采购项目所示。

（三）2020年总项目工作量预计

我院2020年有64个采购项目，采购总额达1900万元，根据平均数据，预计需要开会300次、提交300-360份材料、相关人员签字1440次，需要净工时2944小时。全部项目均由资产处牵头完成，则意味着，资产处3个人在分管院长的带领下，需要动员7552人次，全天候24小时不眠不休工作123天才能完成采购任务。实际情况是，由于涉及人员多，部门多，很多环节不能及时按照估计时间完成，耗时只有增加没有减少。平均完成时间2～3个星期。

（四）资产处项目工作量分布

1.资产处组织分工

由分管院长进行审批、项目决策；处长开会、签字、项目制定、项目协调、采购负责；科长进行会议记录、采购经办、项目执行、材料撰写；科员具体承办项目、与乙方沟通、电话、材料撰写、材料整理、材料统计、联络传达。

2.任务量分解

表2 任务量分解

三、分析结论

从上面分析可以看出，执行采购项目的净工作量是3000小时，任务分解后的工作量上升到4500小时。如果继续执行原有采购管理，2020年采购工作将花掉三分之一以上的有效工作量，即1500工时撰写各类材料；花掉将近四分之一的工作量即1125工时口头联络传达指令；十分之一的工作量即450工时开会和签字；不到三分之一的工作量采购及沟通采购事项。资产处标准的工作日将是：三个人花2.6小时写材料，办事员花2小时通知各部门开会，催收各部门材料，用将近一个小时时间奔波往返于领导办公室签字，科长陪同处长参加1个小时采购会议并进行会议记录，之后两人花2.6小时出去采购或同使用方沟通采购事宜。