高职院校内部控制制度的优化措施探讨

2019-12-31冼柏忠

知识文库 2019年23期

冼柏忠

高职院校在我国教育事业的发展过程中，肩负着培养社会所需求的技能型人才的使命，对于推动社会主义现代化进程具有不可替代的作用。因此，高职院校需要从内部控制制度方面入手，在新的发展时期做好内部约束工作，避免因风险事件或影响因素出现的各类管理问题。

1 引言

高职院校的教育规模不断扩大，且相比于高等全日制院校，其入学门槛更低，也更能够吸收众多专业职业技术教育的学生和社会人士前来就学。但需要注意的是，高职院校当前的发展规模加大，办学质量与自主招生规模也有了明显提升，院校会涉及更多的社会经济与经营活动，多元化的结构也需要内部控制制度进行不断优化。

2 高职院校内部控制存在的主要问题

2.1 缺乏内部控制意识

内部控制意识的缺乏主要表现为院校管理人员、教师并不熟悉学校内部的控制管理方案，说明相关文件的理念和行为要求并没有深刻落实。从这一层次分析，说明高职院校在权责分配方面缺乏合理性，更加强调相关管理部门的审核和决策制度，必然导致权力过分集中的问题，在缺乏必要的权利制衡与监督机制下，内部控制运行必然陷入僵局。

2.2 内部沟通机制不畅

内部沟通机制在相关政策的指导下需要借助控制制度来规范院校内的工作组织与编排程序，确保财务行为合理化、规范化，进而保障高校资产的安全性与内部制度的有效执行。但在内部沟通机制不畅的前提下，无论是监督反馈还是管理控制手段都无法起到良好的约束效果，在具体执行环节也存在模糊之处。

2.3 预算业务与收支业务不合理

办学规模的扩大必然导致收支业务增加，同时国家和地方的财政补贴也使得内部控制的资金内容变得更加复杂。以高职院校的后勤管理为例，业务控制活动涉及经营业务、管理业务与其它业务内容，部分高校在具体控制和执行的过程中未明确不同业务间的关系，在控制手段的选择上存在明显偏差，也无法为院校发展提供制度保障。

2.4 风险控制力度不足

部分院校并没有建立风险评估机制，缺乏风险控制能力。在风险事件的处理上，高职院校与一般企业具有明显差异，无法通过成本、利润、产值等量化指标来衡量管理工作的具体效益。对于学校而言，需要结合毕业生就业情况、招生比例、技术科研成果等指标来对院校经营活动中的风险进行分析研究，制定合理的应对措施。

3 高职院校内部控制制度的优化措施

3.1 优化内部控制环境

在构建了内部控制需要的人员组织与系统基础之后，还需要从制度建设的角度来逐步改进，创造更好的内部控制环境。具体来看，需要从人员意识的角度进行研究，明确不同人员的责任、义务和权限，并在统一領导的基础上结合授权层面的需求来规范和约束高职院校的内部行为。尤其是涉及经济责任层面的行为时，还应该考虑到决策层对于优化控制环境的作用，学校领导和部门主管领导应发挥其职责，对相关问题进行有效控制，改进高职院校的内控效果。从组织结构的角度而言，借助岗位责任制可以明确不同岗位可能出现的隐蔽性问题，借助合理的管理体系来推动标准化业务行为的建设，降低潜在的业务风险。

3.2 健全内部沟通机制

内部沟通机制的建设需要完善控制活动的各个环节。在围绕当前内部控制的主要问题制定了专业的控制方案后，应强化沟通机制建设，以信息传递为主要目标，为内部控制的运行优化创造有利条件。这样一来，院校的经营和发展环节可以基于全过程的风险变化来调整内部控制方案。可以借助信息技术来构建沟通与管理机制，针对可能出现的管理问题进行有效干预。例如在固定资产的管理工作中，会涉及不同部门的工作，此时我们可以借助固定资产的相关识别系统建立信息系统平台，及时掌握学校内部的资金状况，针对其业务的处理展开风险监督。所以，部门间的沟通机制建设工作至关重要，可随时根据控制环境的变化对方案进行调整。

3.3 加强预算与收支控制

高职院校的预算与收支控制包含三个层次的内容。一是事前控制与预算编制，需要避免与实际工作相脱节，尤其是不同部门需要与其可能的支出项目相匹配。二是事中控制，即在预算执行的过程中展开定期数据对比和分析，明确预算和实际支出产生差异的典型特征与影响因素，在后续的管控过程中进行改善。最后是事后分析，对于影响收支与预算的内容展开研究，为今后的预算收支控制工作提供参考和借鉴。需要注意的是，不得随意对预算内容进行更改。

3.4 加强风险评估与规避

学校需要从自身发展状态出发，合理地识别风险，强化风险控制与预警机制。例如学校可以建立专业部门来负责风险评估工作，以专家调查法作为风险评价的基础性保障，选择是规避风险、转移风险还是应对风险，更好地减少潜在损失。