□钟红丽

干部人事档案记录了干部个人基本情况、社会关系、学习和工作经历，反映了其在德、能、勤、绩、廉等方面的表现，是党选人用人的重要依据。 本文研究了南京科技职业学院在开展干部人事档案专项审核工作中出现的问题，深刻剖析了问题产生的原因，提出构建干部人事档案监督体系，确保干部人事档案来源准确和内容真实的工作思路。

一、干部人事档案专项审核工作中出现的问题

1.“三龄两历”基本信息前后记载不一致。 在南京科技职业学院干部人事档案专项审核工作中，发现少数干部人事档案中“三龄”前后信息填写不一致，姓名信息前后填写不一致。 干部人事档案均无涂改，但有7 卷干部人事档案中出现出生年月信息前后记载不一致的情况，组织部派工作人员到其原户口所在地户籍部门调查取证，并形成调查报告，在综合研判基础上，将干部任免审批表和干部人事档案专项审核认定表提交专项审核领导小组研究确定后，反馈干部本人确认签字后归入个人档。 例如，该校一名中层领导干部最早形成材料高中毕业生登记表记载“出生年月”为1970年1月，且出现多个不一致的“出生年月”，最新干部任免审批表中1972年11月，最早与最新档案记载相差2年以上。组织部两位同志前往其原户籍所在地派出所调查核实，调查“户口底册”信息，因“户口底册”材料形成时间晚于其高中毕业生登记表的形成时间，同时该同志承认曾因报考研究生时改过年龄，并写了“情况说明”。根据《中共中央组织部、人事处、公安部关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41 号）文件规定，认定该同志出生日期为1970年1月。

2.干部人事档案材料收集不齐全。 在南京科技职业学院干部人事档案专项审核中发现干部人事档案材料归档不完整，主要体现在入党材料、学籍材料、早期干部任免表、参加工作的证明材料、工作调动材料等。 根据《干部人事档案材料收集归档规定》要求，完整的入党材料包括入党志愿书、入党申请书、积极分子考察登记表、预备党员考察登记表、转正申请书、政审材料等；完整的学籍材料主要包含专家推荐表（研究生阶段）、学生登记表、学生成绩表、毕业生登记表、学位申请书、授予学位的材料等。在本次专项审核工作中发现缺失较多的材料是学生登记表、授予学位的决定、报到证、转正定级表等。对专项审核中，发现的档案佐证材料不完整的，工作人员到其原来的学校或工作单位档案馆（室）复印原始材料，加盖档案部门公章，经工作组审核后，补充归档。通过专项审核工作补充收集各类归档材料150 余份。

3.归档材料管理不规范。 在干部人事档案材料生成的过程中，干部本人在填写档案材料时书写不规范，出现使用圆珠笔、铅笔填写材料及字迹潦草、涂改、缺少本人签字等现象。 中共中央组织部《关于印发＜干部履历表＞的通知》中明确要求书写干部履历表时应用钢笔或毛笔，并使用碳素或蓝黑墨水，字迹要清楚端正，并对填表要求作出了详细的解释。此外，在干部履历表、年度考核表、干部任免表等材料审批过程中有时会出现缺少组织审批盖章等现象，干部所在单位的组织、人事部门应对材料填写内容仔细核对，确认无误后，加盖部门公章。

二、干部人事档案专项审核工作中产生问题的原因

1.干部个人档案意识较为淡薄。 干部人事档案材料大多是干部本人填写形成的材料，但教职员工档案意识较为淡薄，填写材料随意，书写不认真，导致档案材料出现随意涂改，档案信息填写前后不一致等现象。

2.干部人事档案的监督效用未能体现。 干部人事档案管理部门一般是被动接收干部人事档案材料，干部人事档案材料从形成到归档的过程是一个动态过程，涉及多个部门，材料形成部门归档意识不强，缺乏监督机制，归档不及时，干部人事档案管理部门也未及时跟进收集档案材料，导致部分档案材料的缺失，档案内容不全面。此外，在实际工作中档案工作人员对材料内容未能履行监督职责，导致部分干部人事档案材料制作不规范，档案内容不全面，对反映干部德、廉情况的材料收集不及时。

3.干部人事档案数字化程度不高。 目前高职院校在档案管理方面投入人力、财力较少，一方面干部人事档案管理部门人员配备不足，没有时间和精力去实施数字化，另一方面学校对档案工作重视度不高，档案数字化经费投入较少。

三、构建高职院校干部人事档案监督体系的几点思考

1.建立干部人事档案日常审核制度。 第一，干部人事档案工作人员应把好材料入口关，做好档案监督审核工作。档案工作人员在日常工作中应履行审核职责，做到未经审核、手续不完备、填写不规范、内容不真实的材料不予归档，确保干部人事档案来源准确和内容真实。 第二，对于教职员工因职称晋升、在职读研读博取得学历学位，需要更改职称、学历学位信息时，其本人应提交更改职称或学历学位的申请表，经组织人事部门审核认定后，转递更改职称、学历学位信息通知书，并向档案室移交职称评审表、学籍等相关材料，档案工作人员审核材料并归档后，更改其相应的信息。 第三，注意做好干部人事档案在转递和利用过程中的监督工作，防止在档案的转递和利用过程中出现修改档案造假的现象。 干部人事档案的转递应通过机要方式转递或专人送取，杜绝本人携带干部人事档案。第四，对组织人事相关工作人员定期进行专业培训，提高档案工作人员档案法治意识、保密意识和监督意识，从根源上减少干部人事档案涂改造假现象。

2.加强高职院校干部人事档案从严管档制度体系建设。 加强干部档案人事制度建设，强化管理，加强监督，努力构建从严管档制度体系。 目前该校制定了《干部人事档案管理人员职责》《干部人事档案（材料）收集制度》《干部人事档案保管保密制度》《干部人事档案鉴别与归档制度》《干部人事档案检查核对制度》《干部人事档案接收与转递》《干部人事档案查借阅制度》等制度，并按照安全保密、便于查找的原则，对干部人事档案进行科学、规范的保管。在全面从严治党背景下，该校将制定监督制度，成立档案监督领导小组，确保干部人事档案按照制度办事；让干部人事档案审核工作常态化，对干部人事档案开展不定期的鉴定工作，杜绝造假现象的发生；审核工作遵守保密制度、监管制度和个人责任制，互相监督，严防信息外漏。

3.加强干部人事档案的内容建设。 加强干部人事档案的内容建设，有利于提升干部人事档案监督控制职能。 干部人事档案材料的收集是开展干部人事档案鉴别、保管工作的前提，对提高干部人事档案的使用价值有着重要的意义。 “选官，要知人，才可以善任；管官，要知绩，才可以奖惩。”档案工作人员应扩大干部人事档案的收集范围，注重收集能够反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料，收集其在科研创新、专业论著、学历学位、职称等方面的材料，从而确保干部人事档案内容完整全面、真实可靠。在全面从严治党、从严管理干部的新常态下，该校还对干部个人重大事项报告、党纪政纪处分情况、离任审计材料等进行收集，目前由纪委办公室负责整理以上相关干部人事档案材料，通过此项工作的开展，促进了学校干部队伍的健康发展。

4.推动高职院校干部人事档案数字化进程。 江苏省委组织部转发的《中共中央组织部办公厅关于贯彻实施干部人事档案数字技术规范的通知》（苏组办〔2017〕52号）文件指出，各地区各单位要高度重视干部人事档案数字化建设，以《干部人事档案数字化技术规范》的发布实施为契机，不断提高干部人事档案科学化、信息化、规范化。 目前该校已采用干部人事档案系统软件，建立干部人事档案目录数据库，在今后的工作中应加快干部人事档案数字化工作，严格按照文件要求，按照流程操作，执行技术指标，以纸质档案为基础，切实做好干部人事档案全文数字化，严格落实安全保密责任，保证档案和数据的安全，提升干部人事档案规范化、数字化水平，杜绝干部人事档案涂改造假现象。

四、结语

高职院校应以干部人事档案专项审核工作为契机，让干部人事档案审核工作常态化，建立从严管档制度，加强干部人事档案内容建设，提高档案数字化水平，构建干部人事档案监督体系，充分发挥干部人事档案在选人用人方面的重要作用，使档案管理工作更好地为学校事业发展服务。