才继超

河北省水利工程局第八工程处 河北石家庄 530000

1 存在的主要问题

1.1 不规范的文件形式

根据档案管理实践工作经验和相关资料统计分析，文件形式不规范存在以下类型: 对建设项目、平面布置与结构形式等超过 1 /3的重大变更没有重新绘制竣工图; 设计变更未在竣工图上显现或未按规定签字; 格式书写和检验记录签章不标准; 数据资料不利检索、分类混乱、数据准确性与完整性较低。不同类型的问题掺杂在一起，不利于数据资料的调取与再利用[1]。

1.2 不健全的文件归档

工程变更审批手续不规范或者没有审批资料，文件有请示、有复印件而没有批复和原件的情况较为常见，文件材料在项目建设前期缺失。在项目建设过程中施工、技术人员往往掌握着大量的文件材料，文件归档不及时容易造成材料归档不齐全。另外，由于档案借阅手续不规范使得部分材料不能及时收回，容易出现有借无还的现象。

1.3 不规范的文件整编

由于目前还未形成较为系统、完善的档案管理方法，因此在建设活动中往往存在较多的问题，主要体现在以下方面: 档案管理更多的倾向于建设过程、竣工验收的管理，而对项文件的编制、资料收集完整性不够重视，另外缺乏对人的有效激励机制并忽视了人的主观能动性，因此在档案管理过程中人员的潜能未被充分的挖掘和激发;主要体现在工程名称与卷案题名不规范、卷内备考表与目录没有按要求填写、组卷排序混乱和分类不科学等方面。……