企业做好差旅费内控管理主要措施探微

2019-12-20王亚兰中车大连机车车辆有限公司

新商务周刊 2019年1期

文/王亚兰，中车大连机车车辆有限公司

1 引言

在市场经济体制下，企业外部交往活动更加密切，差旅费成为必不可少的一部分。为了实现资源最优化配置，要将费用控制在合理范围之内，不能出现超支的情况。从企业自身的实际情况出发，制定出一套完善的制度，可以起到很好的规范作用。

2 做好差旅费预算数额工作

根据企业发展需求，可以做一个预算，对各项活动进行合理安排，保证顺利开展下去。增量预算法主要是以上一年度差旅费实际发生额作为预算编制的起点，删除一些不合理方面，在根据今年的运营情况制定计划，这样会更加具有针对性，保证能够很好的落实下去，满足企业差旅活动的需求。零基预算法也是一种很好的方式，在编制中不受客观条件的影响，主要是以实际情况为主。综合考虑内部的各个部门，对员工出差、旅游次数进行详细统计，制定出一份表格，再由企业预算领导小组审核确认。这两种方法都可以起到很好的效果。

3 实行出差人员事先审批制度

为了更好的对差旅费进行管理，应该提前制定好计划，确保实现合理的支出。

出差申请单内容应该包括姓名、部门、路线、交通方式以及往返时间等具体项目，经过相关负责人同意之后才可以执行。出差是一项非常复杂的活动，要做好打算才可以减少不利因素的影响，在规定时间内完成任务，有利于企业更好的发展。如果其中出现一些不合理情况要及时调整，例如对于交通工具的选择，在确保规定时间达到目的地之外，要选择价格相对较低的方式。审批是非常重要的，可以创建出稳定环境，避免出现混乱局面，造成资金的不必要浪费。

4 制定差旅费报销标准制度

每个企业具体情况是不一样的，所以要坚持具体问题具体分析原则，制定内部的报销制度，对各项内容进行详细规定。例如对于刚成立的企业而言，由于资金非常有限，所以可以适当削减差旅费，有利于提高办公效率。如果是员工的培训学习，那就需要较长的时间，要对其进行统一安排，会追求更加优惠的价格。当然标准并不是一成不变的，因为企业每年面临情况是不一样的，所以可以适当做出调整，会和实际情况相符合。在出差的时候一定要严格遵守制度，按照具体规定去办事，不能因为个人原因而增加费用，这显然是不合理的。

5 选择合适的交通工具

在经济快速发展的今天，出现了各种各样的交通方式，为人们出行带来了极大的便利，有效缩短了时间。在外地出差的时候可以选择乘坐火车，价格会相对比较低，如果距离过于遥远可以选择飞机，这些都要根据实际情况而定。差旅费管控不是一味的节省费用，而是可以很好的完成任务。有的交通方式虽然比较便宜，但是时间长，很有可能会失去和其他商家合作的机会。所以出差交通工具现则要灵活应变，要结合人员的职务、路程远近、任务紧急程度等方面来决定。通过全面考虑选择合适的交通方式，不仅可以节省费用，还能够高效完成任务。

6 行政部门实施差旅费包干制

为了确保差旅费不超过规定的标准，对于和企业经济效益没有直接关系的部门，例如办公室、人事部门、财务部门等可以实行费用包干制。在做预算的时候，要确定一个合理的限额，并且和绩效考核挂钩，会发挥出更好的作用。在综合考评的时候，如果出现差旅费剩余的情况，就可以将其奖励给所属部门。对人员也是一个很好的激励。如果费用超支了，对相关负责人要进行惩罚，有利于整顿内部纪律作风，避免这种情况的出现。虽然这种方式看起来有点不合理，但是执行效果却非常好，对人员进行严格的规范，对差旅费进行合理使用。

7 加强差旅费财务审核与监督

首先原始票据的真实性和合法性是财务入账的依据，也是税务机关对企业涉税审查的重点。因此在出差的过程中，一定要保留好相关票据，内容和本人信息相一致，不能出现偏差、错误的情况。其次是票据签批手续完整性的审核。人员在报销差旅费的时候，要根据所属部门进行严格的审批手续，同时要注意不能越级或者打乱次序进行票据审核，对于上级部门没有审核通过的票据，下级部门可以拒绝审批，票据一定要本人保管递交，不能有他人来替代。最后是差旅费报销及时性的审核。为了提高工作效率，要在出差完成后的一段时间内到财务部门办理报销手续，对于违反规定的人员要由他们自己承担经济责任。

8 做好差旅费的宣传培训工作

为了更好的对差旅费进行管控，要提高全体人员的意识，从自我做起，营造出良好的氛围。对人事部门和财务部门员工进行定期培训，增强他们的成本费用意识，全面掌握制定的相关标准。对于具体流程要熟练操作，避免出现错误给结果造成不利影响。提高员工对企业的忠诚度，将企业利益放在第一位，禁止出现违规操作的情况，创建出稳定有序的环境。外部环境是不断变化的，所以要定期学习才能掌握最新动态，为工作计划制定提供重要的参考依据。