吕春兰

（天津华能杨柳青热电有限责任公司，天津 300380）

引言：随着热电企业的不断发展，需要处理的信息也越来越多，传统的档案管理体系较为封闭，不能很好地适应企业的生产经营发展，这时要充分运用现代化手段，将计算机技术应用到档案管理中。通过计算机技术建立档案数据库，通过网络提供机读目录，能够提高信息检索的速度，缩短查找时间，方便档案利用，进一步提升电力档案管理水平。

一、应用现状

热电企业，顾名思义，是热电联产的企业，能够同时供应两种能量，是国际上公认的环保企业，对我国经济的发展和环境的保护都有深远的影响。档案管理是企业的基础工作，记载着企业的发展历程和与企业职工利益相关的依据，所以不能忽视档案管理的重要作用。在当今时代，计算机技术迅猛发展，热电企业也早早将其引入到档案管理等多个专业领域中，但因大多数人理念存在偏颇，领导层不重视等多种因素，导致档案管理并不能形成完整的体系机制，各部门之间缺少沟通，档案信息化应用程度远不及理论层面。而且部分档案管理人员缺乏相关的职业素养，专业化水平不高，档案管理工作存在多方面的不足，现有的规章制度不健全，加之对档案管理的监督不力，档案管理部门虽有满腔热情但相关法律法规的规定并不全面，执行起来也比较难度不小，所以要加快运用现代化管理手段，改进现有计算机应用系统是迫在眉睫之事。

二、应用措施

（一）改变观念，充分利用好信息化管理平台

要转变热电企业对档案管理的陈旧观念，树立档案也是资本的认识，通过创新方法和手段，引入先进的管理观念，做好档案管理工作，提高企业员工的综合素质，增强热电企业的核心竞争力。

做好档案管理工作，其最终目的就是保证档案的有效利用，信息化管理平台恰好满足这一要求。首先结合热电企业的具体情况，建立完整的数据库，将档案信息录入电脑，进行信息的处理和归档。计算机系统应用于档案管理中可实现档案的自动编目和检索、档案业务管理、档案自动存储以及文档整体管理等[1]。可以在档案中插入图片、语音、视频等，不拘泥于传统的表格、文字形式，打开就可以直接看到。利用者可通过企业局域网在自己的权限范围内方便快捷地查询档案，这样方便对资源进行检索，节约查找信息的时间，信息的内容也更加丰富，还可以提高各部门信息的通用性，实现资源的共享。

（二）提高档案管理人员的专业水平

即便计算机技术再高超，得不到良好的应用也是枉然。这就需要热电企业在招聘档案管理工作人员时，充分考察应聘人员的计算机应用水平，对相关有基础、有经验的工作人员优先录用，使工作人员对计算机技术有充分的掌握，以便在日常工作中能够应对各种专业问题。定期对档案工作人员进行培训，邀请行业专家进行讲座，提升工作人员的专业知识和业务水平，对档案管理设备设施进行更新，提升档案管理人员对信息资源的开发意识，掌握电子信息的维护技术，以适应计算机技术的发展和社会进步的需要。

（三）建立完善的法律法规

计算机技术虽然改变了资源的载体表现形式，延长了资源的生命周期，但是也给不法分子带来了可乘之机。热电企业的档案管理通过联网形式实现了资源的共通共享，但是不法分子借助网络管理的漏洞轻易将资源盗取，这对企业的发展和个人的安全都产生了不利影响。电子档案具有证明功能，应该享有和传统纸质档案相同的法律地位，相关立法机关应加快对电子档案的立法，制定详细的规章制度明确电子档案的法律地位，提升法律效果，得到法律保障，消除对企业、个人的安全隐患。同时，法律法规也要对盗取电子信息的不法分子进行处罚，他们败坏社会的风气、窃取人民的隐私，将企业和人民置于危险境地，应加大惩戒的力度，避免信息泄露的情况发生。

（四）健全信息化档案管理体制

除了依靠依据国家制订的法律法规和行业标准，热电企业内部也应不断修改完善企业档案管理的各项规章制度，形成完整的信息化档案管理体制系，适应社会的进步和企业的发展。对企业档案管理工作的工作流程和工作步骤进行明确规定，形成科学、完整、合理、高效的内部管理机制，制定统一标准，明确各部门职责及相关人员的岗位责任，对细节的处理着重规定，避免出现操作上的失误，给企业的经济发展造成影响。

（五）加大资金、技术的投入

热电企业想要档案管理工作良性发展就应该就必须投入大量的资金，加强对科技的研究，加大设备设施的投入，进行人才的招募和软件的开发完善。保证信息资源的安全性，做好信息的保密和利用工作。还应完善相关软件，如OA办公系统，将其形成的电子文件直接挂接到档案管理系统中，确保档案管理的智能化和现代化。公司信息部门要努力尝试创建一个网络平台，这个平台必须功能齐全，操作方便，具有高度兼容性，具有较高的安全性[2]。自主研发或外购软件必须满足不同档案管理部门和其它部门、单位进行档案、办公等管理工作的具体要求。企业领导要支持档案工作，同时投入必要的设备设施，如扫描仪，将存量档案数字化，然后与档案系统进行挂接，充分利用企业局域网为利用者提供调阅，以此来提高档案的服务效率。

结束语：综上所述，计算机技术相比于传统管理方式科学、方便，可以帮助热电企业高效的处理信息，推动企业经济的飞速发展。所以热电企业在处理档案时应发挥计算机技术的优势，加快研发速度，顺应时代发展潮流，实现档案管理工作的现代化。