关于档案管理与知识管理关系的分析与研究

2019-12-17张雪莲

魅力中国 2019年16期

张雪莲

（哈尔滨市阿城区第二敬老服务中心，黑龙江哈尔滨 150300）

当前，虽然还未出现知识管理的正式定义，但是随着社会经济的快速发展，现代的管理知识日益丰富，知识管理逐步被认可为是一种具备创新性的管理意识，对提高社会管理的水平有着巨大的帮助作用。档案管理工作的主要内容则是收集与管理影响信息、文献资料以及数据，并将价值赋予这些信息资源之上，与档案管理相比，知识管理在管理的流程和目标等方面都与档案管理相似，但二者之间的差异也不容忽视，因此，如何正确地认识档案管理与知识管理的关系，促进两种管理方式的融合与发展，充分发挥其在社会管理中的作用就显得尤为重要，由此可见，档案管理与知识管理的关系研究有着极为重要的现实意义。

一、档案管理与知识管理的类似点

（一）管理的对象重叠

档案管理的对象主要是重要的文件与档案，而知识管理的对象顾名思义就是知识，知识的范围十分广泛，学界将知识划分为显性知识与隐性知识，其中文件与档案就是显性知识的主要来源，而期刊、图书以及数据库等则是隐性知识的主要来源。因此，从广义上讲，档案管理可以归属于知识管理，档案管理与知识管理的对象有部分重叠。

（二）管理的目标相似

档案管理的目标主要是服务于社会政治、经济以及文化等方面的发展，其管理的基本目标就在于向各种组织提供档案服务，这同时也是档案管理的最终目的。而知识管理的基本目标在于让知识发挥自身的价值，服务企业，助力企业的发展，为企业竞争力的提高奠定坚实基础，所以在一定程度上档案管理与知识管理的目标都在于为社会组织提供知识服务，让知识的价值得以充分发挥，两者的管理目标十分近似。

（三）管理的流程近似

在一般的情况之下，档案管理的流程主要有保管、统计、利用、接受、收集以及鉴定等六个环节，在开展文件管理与档案管理工作时必须严格遵循这些流程，这是确保档案管理目的实现的重要途径。知识管理的流程与档案管理十分相似，要想顺利地完成管理工作就必须严格遵守管理的各项流程，将知识的价值充分发挥出来，所以说档案管理与知识管理的流程近似。

二、档案管理与知识管理的差异

如上文所述，档案管理与知识管理在管理的对象、管理的目标以及管理的流程等方面都十分相似，但在具体的管理过程中，它们还是存在一定的差异性。

（一）管理的层面不同

档案管理的专业性较强，是一项极为专业的管理活动，需要在管理的过程中使用各种管理技术。知识管理不仅是一项需要各种管理技术的管理活动，更是需要完善的管理体系与先进的管理理论知识的管理类型，由此可见两者的管理层面是不同的。

（二）管理的深度不同

档案管理的主要对象就是文件与档案，而且是文件与档案的实体，但知识管理则不侧重于管理文件与档案的实体，而是侧重于文件与档案所蕴含的知识，也即与档案管理相比，知识管理的深度更深。

（三）管理的范围不同

档案管理的范围局限于文件和档案，主要的工作就是遵循有关规定和要求对文件和档案进行管理，知识管理不仅包含了文件与档案的管理，还涵盖了图书的外部信息也就是外部知识的管理，从这个角度看，档案管理与知识管理的管理范围是不同的。

（四）管理的重点不同

档案管理重点关注文件的真实性与可靠性的保障，主要目的在于长久地保存文件和档案，以此来保障文件与档案的凭证价值，而就知识管理而言，其主要的关注点则在于文件、档案以及有关知识的使用价值，以文件的情报性价值为出发点，也就是说档案管理与知识管理的重点是各不相同的。

（五）管理的特征不同

程序化、规范化管理是档案管理的主要特征，创建创造性、宽松性的管理体系则是知识管理的主要特征，从这个层面讲，档案管理与知识管理的特征差异巨大。

三、档案管理与知识管理的相互作用

（一）知识管理能完善档案管理

知识管理可以扩大档案管理的管理范围，可以促使档案管理的价值得以大幅提升。在传统的档案管理模式下，会严格地区分档案、文件与图书情报，这在一定程度上对档案管理的范围造成了极大的限制。此外，传统的档案管理更加注重于保管历史记录，忽视了其强大的现实作用，这使得档案管理作用发挥的领域被极大地限制了。知识管理注重将企业生产经营中的所有知识有机地融合在一起，建立起一个全新的知识资源体系，为企业的各项创造活动积极服务，在知识管理的助推之下，档案管理就能够进入一个全新的领域，拥有更加广阔的空间，最终促使档案管理的管理范围得以极大的提升。与此同时，知识管理还注重运用现代化、数字化的管理技术，让知识的价值得以充分发挥，促使企业的竞争力得以不断提高，对提高档案管理的价值具有重大意义。