大数据时代档案管理模式变化研究

2019-12-16郭晓蕾

陕西档案 2019年6期

文/郭晓蕾

随着社会的不断发展，现代科技成果的取得，大数据时代的出现，给档案管理的管理体系、服务体系和安全体系等方面带来了变化，档案管理面临着一系列挑战，我们只有通过建立安全体系，完善法律法规，改变采集方式等相应的方式和创新手段，才能做好大数据时代的档案管理工作

大数据时代的到来，使我们的生产生活发生了许多意想不到的飞跃。大数据不仅意味着容量的扩大，更重要的是对大量信息处理、整合后产生的价值。而处于大数据时代背景下的档案管理则在管理方法、管理模式，以及管理观念都受到不同程度的影响，不仅使档案管理面临许多新的挑战，而且也为改进档案管理方式指出了方向，提出了要求，所以转变档案管理模式是大势所趋。

一、档案管理模式的变化

1.技术手段的变化

置身大数据时代，传统的手工操作，计算机单一输入检出，已跟不上时代发展和数据增长的步伐。云计算的出现为档案工作者提供了新的技术支持。但是由于IT领域人才储备的不足，档案部门的云技术不能自主研发，为了能充分发挥云计算规模大、通用性强的优点，档案部门只能寻求与云计算服务商的联合，开发专门的档案管理系统。同时网络技术的应用也使得档案管理更容易受黑客的攻击，也会出现更多的漏洞，或者被人操控，泄密等问题。因此，技术手段的变革要求我们解决、控制好档案安全和技术自主团队研发的问题。

2.档案收集方式

传统档案管理都是文字记录，纸质保存，不利于查找，人工记录大量的档案一般更注重生成的结果，过程中的错误或者遗漏很难被发现，且纸质档案不利于长期保存，随着时间的迁移，纸质档案发黄和字迹不清的问题不可避免地给档案造成损失。再者管理人员重结果生成，轻过程把控，也容易漏掉部分档案信息，这对个人和单位都会造成不利影响。所以，大数据背景下，利用现代科技电子信息进行档案记录，既有利于长期保存，又可以随时随地调阅查询档案，相较传统方式更具灵活性和先进性。

3.档案管理部门职能义务的加重

部门职能义务不仅在于档案收集，还要做好大量档案信息的分类保存工作，满足绝大多数客户的不同需求，提高档案管理工作的地位。

二、大数据时代到来对档案管理的利弊

1.大数据时代于档案管理之优点

大数据时代的到来为档案管理提供了先进的技术，随着现代科学技术发展，更多先进的技术为档案管理的技术变革提供了条件。一是档案管理理念从传统注重保管数量到现代关注档案信息价值的转变；二是大数据为档案信息的保存过程与保存空间提供了更先进的技术，实现了由传统单一纸质保存方式过渡到电子储存的转变；三是纸质档案不易长期保存容易损失的现象得到了改善；四是实现了电子档案方便查询核证的功能，使档案信息资源得到了有效整合。

2.大数据时代档案管理面临之挑战

大数据时代的到来对传统纸质档案管理的保存方式带来巨大冲击，使其弊端暴露出来，但是由于我国现代科技起步晚，先进技术的应用与研发并没有很长的历史，各方面还处于不太完善的阶段，且电子信息使得档案管理安全性与隐私性受到挑战，在一段时间内还没有很好的解决措施与防治手段，相关的规定也不完善，造成信息的丢失与盗取屡见不鲜，给公民个人以及单位造成不同程度的损失。