智慧档案馆建设的信息安全管理*

2019-12-16庄元

山西档案 2019年2期

庄元

（青岛大学山东青岛 266071）

智慧档案馆的建设使得档案信息得到了更好的整合管理与应用，但由于智慧化、信息化的档案管理必须要在信息化平台以及网络上展开，因此一旦未能做好信息安全管理工作，就很可能会出现档案信息丢失、泄露等各种各样的问题，并给档案馆带来巨大的损失。因此，在智慧档案馆的建设过程中，信息安全管理工作往往发挥着至关重要的作用，而对于智慧档案馆建设中信息安全管理策略的研究，也是非常具有现实意义的。

一、智慧档案馆概述

智慧档案馆在大数据时代下又被称为第四代档案馆，是在数字档案馆（第三代档案馆）的基础上发展起来的档案信息化高级形态，综合利用了大数据、云计算、人工智能、物联网等多种新兴技术，集成档案收集、整理、归档、统计、编研、销毁等多项档案管理工作，将系统的智慧化档案管理体系建立了起来，不仅能够实现对档案资源的高效管理与利用，同时还具有着智能化、物联化、网络化等特点，并为用户与档案管理人员提供跨时空档案信息资源共享、跨平台的服务集成、档案信息一站式获取等多种优质服务，能够为档案馆的发展提供巨大帮助。

二、智慧档案馆建设中信息安全管理存在的问题

（一）工作人员素质不足

从目前来看，智慧档案馆的建设虽然已经在我国初步展开，并取得了较为良好的效果，但由于建设时间较短，因此相应的档案管理人才仍然是比较少的，在智慧化、信息化的管理模式下，档案管理人员不仅需要掌握档案管理方面的专业知识、技能，同时也要具备较强的学习能力与适应能力，以满足不断变化的工作要求，并对信息化技术以及信息管理系统的相关操作技能有所了解。然而从目前来看，由于档案馆的人才引进标准与工作要求尚未得到更新，因此大多数档案管理人员实际上都难以满足这一全新工作要求，即便档案馆在技术、设备等方面实现了智慧化建设，但在技术、设备缺乏有效利用的情况下，却很可能因操作失误而给档案馆带来信息安全隐患[1]。例如在设备管理方面，智慧档案馆中很多专业设备长时间持续运行，如果管理人员未能按要求对其进行定期维护检修，那么一旦设备出现无法修复的故障，那么存储在其中的档案信息就会面临丢失的危险。

（二）信息安全技术应用效果较差

在信息安全问题日益突出的情况下，信息安全管理已经在很多领域中得到了重视，而防火墙、数据加密、访问权限控制等信息安全技术也逐渐得到了应用，这些都给智慧档案馆的信息安全管理带来了强有力的技术支持。然而从目前来看，信息安全技术在智慧档案馆中的应用实际上并未取得应有的效果。首先，在复合型高素质档案管理人才稀缺的情况下，很多档案馆都缺少专门的信息技术团队，在信息安全技术的应用上往往只能依靠与掌握先进信息技术企业的合作，采取的信息安全防范措施经常会脱离档案馆实际情况，信息安全系统的级别也并不高。其次，很多档案馆对于信息安全管理的了解较少、重视程度不高，缺乏正确的信息安全意识，因此在智慧档案馆的建设过程中，并未对可能存在的信息安全隐患进行规避，使得信息安全技术的应用受到了很大限制。最后，档案馆工作人员对于信息安全技术的了解较少，日常工作中暴露出的信息安全隐患较多，如缺少系统账号密码保护意识、档案资料传输过于随意等，在这样的情况下，信息安全技术的应用效果同样会受到影响。

（三）网络环境比较恶劣

智慧档案馆建设是以网络和信息系统为依托的，因此在当前的网络环境下，智慧档案馆必然会面临病毒入侵、黑客攻击等各种各样的信息安全威胁，并给信息安全管理工作带来巨大的压力。以黑客攻击为例，大数据时代下数据信息的价值大大提升，而档案管理工作作为采集、整理、分析、应用数据信息的重要途径，自然也在各个行业领域中得到了高度重视，在这样的情况下，无论电子档案资料中记录的是个人隐私信息、商业机密还是专业技术信息，都具有着很高的利用价值，而很多不法分子也正是基于这一原因，才会选择通过网络攻击、恶意入侵的方式来窃取或销毁智慧档案馆中的电子档案信息，这给智慧档案馆建设所带来的信息安全威胁是非常大的[2]。

（四）信息标准难以统一

智慧档案馆建设是对传统档案馆或数字档案馆的全方面信息化、智能化改造，因此在档案馆内容，往往建立多个信息系统，如智慧档案馆温湿度监控系统、大数据云平台建设系统、防火防盗监控系统等等，这些系统的功能不同，建设时间不同，信息数据标准也存在着很大的差异，因此很难实现不同系统间的有效信息共享。在这样的情况下，智慧档案馆内部很容易形成信息孤岛现象，一旦信息数据难以在内部实现有效共享，那么信息安全管理工作的展开就会受到很大限制。

三、智慧档案馆建设中信息安全管理的有效策略

（一）提高信息安全意识

在智慧档案馆建设中，信息安全管理工作的有效开展离不开档案馆管理人员或上级单位领导人员的大力支持，为此，档案馆或上级单位的领导管理人员还需对信息安全管理工作进行更加深入的了解，正确认识当前智慧档案馆面临的巨大信息安全隐患以及智慧档案馆信息安全管理的重要意义，树立正确的信息安全意识。这样一来，信息安全管理工作在智慧档案馆建设中的受重视程度会大大提升，无论是基础设施建设、先进技术设备引进还是信息安全技术应用，都能够得到充足的支持，信息安全管理工作自然也就会更加顺利的展开[3]。另外，档案馆在提高领导管理人员信息安全意识的同时，还需对基层工作人员展开信息安全教育，使其能够在日常工作中积极配合信息安全管理工作，将档案馆的信息安全隐患降到最低。

（二）重视技术人才引进

在智慧化的档案管理工作中，档案管理人员往往与档案馆信息安全有着直接的关系，他们不仅是各项档案信息安全管理措施的执行者，同时在日常工作中一旦出现失误，也同样会成为档案信息安全问题的制造者。在这样的情况下，档案馆必须结合智慧档案馆的特点，对各项档案管理工作进行重新定义与规范，并在此基础上制定全新的人才引进标准，吸引更多同时掌握档案管理专业技能与信息技术的复合型高素质人才加入到档案管理队伍中来，提高档案馆工作人员的整体素质，以适应智慧化档案管理下的全新工作要求，提高档案馆信息管理水平。另外，智慧档案馆还需组织高素质的信息技术人才建立自己的信息技术团队，专门负责档案馆信息安全管理在技术方面的工作，如信息安全技术应用、信息化档案管理设备维修、档案管理信息系统维护等等，从而为信息安全管理工作的展开提供基础支持。

（三）强化安全业务培训

对于档案馆工作人员来说，智慧档案馆的建设虽然实现了档案信息资源的高效共享与整合管理，但由于电子化档案的存储介质较多，电子化载体的更新换代速度又比较快，因此档案信息安全管理工作的难度通常都是非常高的。面对这一问题，智慧档案馆还需加强对内部档案管理人员的业务培训，一方面从信息安全技术入手，为档案管理人员建立常态化的培训机制，定期组织档案管理人员学习与档案管理相关的信息技术，使其能够尽快实现自身专业素养与业务能力的提升，更好地完成各项档案管理工作任务，减少因工作失误而导致的信息安全隐患[4]。而在另一方面，则需要加强对档案管理人员的职业道德教育，通过工作制度来明确档案管理人员的各方面工作要求，帮助其树立正确的职业态度以及强烈的工作责任感，使其能够在日常工作中自觉对工作行为进行约束，提高工作的严谨性。

（四）建立安全监控体系

在复杂的网络环境下，智慧档案馆的信息安全隐患可能出现在各个领域，要想依靠人力对各种信息安全隐患进行预防并不现实，因此档案馆还需以人工智能、物联网等技术为基础，在内部建立完善的安全监控体系，对智慧档案馆的运营情况展开全面实时监控，以准确预知各方面的信息安全隐患，并及时采取相应的预防处理措施。例如在档案信息存储方面，档案馆需要对根据档案内容重要性对存储的各类档案资料进行评估，并为其中重要性较高的档案设立互联网标签，建立专门的物联网系统，以实现对重点档案的网络追踪监控，这样一旦重点档案在网络中出现非常规走向（非正规渠道检索、调取），物联网系统就可以立即发现并发出警报，以免重点档案资料被不法分子所窃取。

（五）做好数据安全备份

档案管理工作本身具有着很强的不确定性，即便是在智慧化档案管理模式下，也同样可能会受到硬件故障、自然灾害等突发性意外事件的影响，并产生一系列的信息安全隐患。面对这类问题，智慧档案馆虽然很难通过信息安全风险评估、预测来进行针对性的预防，但却可以对档案信息数据进行备份，以避免数据丢失等问题的发生。从具体措施上来看，智慧档案馆完全可以根据自身情况来采取相应的数据安全备份措施，以实现数据备份效果的最大化，例如在档案馆所在地自然灾害较多的情况下，可加大资金设备投入，建立异地档案信息备份平台，以有效预防因自然灾害而导致的数据丢失问题；而在档案信息数据保密性较高的情况下，也可以选择通过云端对档案信息进行多重的数据备份，并利用数字验证码等手段来提高备份数据的安全性。

（六）强化系统访问控制

前文中提到，智慧档案馆的内部信息系统较多，缺乏统一的信息平台，因此在众多用户、工作人员频繁访问系统的情况下，其身份往往很难进行准确识别，而系统中存储的档案信息也很容易因此而泄露，为此，智慧档案馆还需采用访问控制的方式来避免数字化档案信息被非法利用、访问。例如在系统登录方面，档案馆可以为各个系统设置用户名识别验证、用户口令识别与验证以及用户帐号缺省限制检查等多道检查关卡，一旦用户在登录时未能正确完成用户名、账号、口令的识别验证，即可进禁止其进入信息服务区域，以免非法用户访问系统。而在用户权限方面，则可以为各类档案信息设立不同的权限等级，并给予用户与工作人员以不同的访问权限，对其可以访问的目录、文件、信息资源以及能够执行的操作进行控制，避免机密档案信息的泄露。