成慧瑛/浙江外国语学院

高校干部人事档案管理系统是指高校严格按照国家相关法律法规及技术标准建设的信息系统，用以对干部人事档案进行数字化管理。高校构建干部人事档案管理系统是推动高校档案信息化建设的重要手段，也是高校信息化建设的重要内容。2018年11月20日，新颁布的《干部人事档案工作条例》明确要求组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系，因此构建干部人事档案管理系统还是高校贯彻落实国家有关法规政策的应有之义。

目前部分高校已陆续开展或已完成干部人事档案管理系统建设工作，但从整体上来看，系统建设要落后于高校文书档案管理系统建设。目前系统建设存在如下问题。第一，系统建设无序性、盲目性倾向较强。系统建设缺乏顶层设计，也没有制定总体规划和具体目标，片面地认为只要购置好相关软硬件、完成纸质档案数字化，整体的系统建设就实现了。事实上系统的整体建设远没有这么简单、粗放。第二，纸质档案的质量不过关，造成系统建设中数字化采集效率低下、进展缓慢[1]。部分高校系统建设之所以一直处在目录录入阶段、数字化工作迟迟无法开展，主要原因在于纸质档案质量低下，如干部人事档案材料不规范或不完整、真实性得不到保障、分类和排序、编目、页码不准确等。纸质档案质量不过关影响了数字化前期工作的顺利进行，如纸质档案字迹模糊会对数字化过程中的图像处理造成不利影响。第三，系统安全维护比较困难。系统维护人员配备和维护资金投入不到位，给恶意盗取及侵害档案数据的人或行为造成可趁之机[2]；此外档案系统的安全维护人员素质不高，又缺乏信息安全知识，不及时对档案数据进行加密、备份或恢复，不能确保档案数据安全。笔者认为，要做好系统建设工作，应明确系统的建设步骤，以及系统的建设原则。

1 系统的建设步骤探讨

1.1 明确设计宗旨

高校干部档案管理系统的设计宗旨是主体明确、标准规范、全面高效、安全共享。主体明确是指依据《干部人事档案工作条例》的规定，以高校组织部门作为牵头与指导部门，人事、档案、科研、工会、纪委等部门参与系统建设。标准规范是指系统建设严格遵照相关的法律法规、人事档案管理标准、档案数据技术标准等，如《干部人事档案工作条例》《干部档案整理工作细则》《纸质档案数字化规范》《电子文件归档与管理规范》《档案信息系统安全基本要求》等。全面高效是指系统建设应讲求内容齐全、脉络清晰、功能全面、操作便捷。以脉络清晰为例，高校干部人事档案以干部个人为单位建档，按规定分为履历类、自传思想类、考核鉴定类、学历职称类、政审审核类、党团类、表彰奖励类、违规违纪处分类、工资任免出国类及其他等十大类的卷宗，系统建设应依照此十大类梳理建设脉络和进行内容构建[3]。安全共享是指系统建设要立足干部人事档案的保密属性，重点考虑数据的安全采集、安全存储、安全维护和安全访问等，并在保证绝对安全的前提下建设在线查阅和远程利用功能模块。

1.2 明晰网络构建及系统架构

一是网络构建。由于高校干部人事档案具有保密性，系统网络建设分局域网络和系统专网两种模式，分别用于档案网上浏览和远程查借阅。二是系统架构。系统采用星型局域网及C/S（客户端/服务器）模式、B/S（浏览器/服务器）模式。其中C/S结构控制信息安全的能力很强，适用于高度机密的信息系统，且一般面向相对固定的用户群。由于系统具有保密的需求，因此系统的档案扫描采集、数据整理及日常业务管理等核心功能基于C/S模式开发。B/S结构面向的用户群一般不固定，适宜网上发布可公开的部分信息，因此系统的干部档案网上查借阅等功能基于B/S结构开发。

1.3 加强功能构建

一是数据采集的功能建设。主要包括目录录入维护、基本信息表维护、档案数字化采集处理、数据导入导出、审核检测等几方面的若干功能，如目录录入维护包含目录导入功能、目录打印功能、数据导入导出包含交换功能、审核检测包含检测数据完整性与次序性功能。二是档案及新材料日常管理工作的功能建设。如流程登记功能，负责管理档案转入、接收、转出、查询；暂收未归档功能，负责对材料进行鉴别；目录自动、手工排序功能，负责材料更新；保存归档功能，负责档案及新材料的保存及归档；查询功能，能够利用姓名字段进行检索或利用OCR技术进行全文检索；日志管理功能；等等。三是数据统计分析的功能建设。要求能够统计基本的高校干部年龄、党龄、性别、职务、职称等信息，并具备领导班子分析、干部队伍分析、人员性格分析等深度统计分析功能。四是安全保护的功能建设。如与相关系统联合进行电子材料实时收集时，采用离线定期接收数据等安全防护手段；采取数据备份恢复、光盘刻录等数据安全防护措施；应用防火墙、杀毒软件、WAF（Web应用防护系统）、堡垒机等系统安全防护手段；应用人脸识别、权限设定、操作痕迹记录等技术，在用户访问时确保信息绝对安全。

2 系统的建设原则分析

根据高校干部人事档案量大、管理人员少的现状，明确系统建设遵循分期、分批、逐层递进的建设原则。

2.1 分期：其一为数字化前期的纸质档案整理、查缺、审核期。包括纸质档案整理合同的签订、整理环境的布置、档案查缺单的出具、整理审核的验收。其二为目录录入期。应做到逐份逐条录入，不多录、少录、错录。其三为数字化扫描、图像处理期。数字化扫描首先根据纸质档案材质选择滚筒或平台扫描方式；其次按每份档案的十大类顺序依次进行扫描，扫描过程中要避免重扫、漏扫的情况发生；再次是图像处理，分为原始图像处理和高清图像处理，要求做到原始图像与纸质档案的排序一致、高清图像与原始图像的排序一致，并且图像清晰、平整、干净。其四为纸质档案与数字档案目录、内容核对，以及原始图像与高清图像的一致性核对期。其五为数字档案日常管理、安全维护功能建设期。包括接收、存储、转出、查询、权限等功能建设。其六为数字档案开发利用共享建设期。包括基础信息的统计建设及深层次的档案数据价值开发。

2.2 分批：按高校人才结构层次性进行分批录入、数字化采集及核对，如将中层以上的干部、教授与副教授等高层次人才纳入首批系统数据采集范围，将一般教职工、退休人员等纳入二批等[4]。

2.3 逐层递进：每年确定具体的系统建设目标，细化到基本信息表更新、目录录入进度、纸质档案数字化程度、档案数据管理、开发、利用等进展目标，最终完成系统的整体建设。

3 几点思考

第一，系统建设面临的最大困难为数据采集困难，这是因为前期纸质档案不规范、不齐全造成的。要重视系统数字化采集前期的纸质档案整理查缺工作，根据干部档案审核工作的相关检查标准对纸质档案进行规范性、完整性的鉴别审核，尤其注重对“三龄两历”的审核[5]，这样既能保证系统顺利采集数字信息，也能提升纸质档案质量。

第二，系统建设的制度保障及绩效考核要同步跟上。首先要制定与本校系统建设相适应的基本制度规范。主要包括以下几方面：系统建设的基础软硬件标准的制定；干部人事档案目录录入、鉴别、扫描、图像处理、数据存储、验收、交接、备份等采集环节的规章制度和数据标准的制定；档案转入、归档、转出、更新等日常系统工作运行制度规范的制定；系统建设后期维护保障制度的制定，包括人员、资金等方面的保障。

其次要开展系统安全维护制度建设。主要包括以下几方面：（1）建立健全纸质档案数字化外包安全管理制度。主要包括数字化加工企业的保密资质审核及保密协议签定制度；数字化场所及加工设备的安全管理规定；档案实体及数字化成果移交接收、设备处理安全管理的规定。（2）建立并完善电子档案真实性保障制度。主要包括电子档案操作者的身份识别与权限控制规定；电子印章、数字签署等防非法使用规定；防错漏、防调换技术的规定；操作日志安全记录的规定等。（3）建立健全电子档案查询的权限管理制度。建立档案密级分级管理制度，明确使用权和管理权、申请授权审批等权限，确保系统数据查阅利用的绝对安全。（4）建立并完善计算机、系统、网络的安全维护制度。对系统硬件设备进行定期保养、对系统软件进行定期升级与维护并设立防火墙、对数据进行定期备份，确保系统的绝对安全。（5）建立健全干部人事档案工作人员网络信息安防技能培训制度。明确要求对档案人员定期开展信息安全法律知识培训、网络安全维护技能培训等，提高其安防技能。

最后要开展系统建设绩效考核制度的制定工作。通过数据统计的方式，对指导或参与系统建设的相关部门进行每年目标完成情况的考核，并将考核纳入高校年底绩效考核范畴，提升系统建设的成效。