田娥 田萍

摘 要：基于社会不断发展的背景下，人们的各项工作都不能离开数字化与信息化。计算机技术也给事业单位的档案管理工作提出了一定的方便，不仅能够有效提高档案的利用率，还能够使工作效率得到显著的提升。但是在事业单位的数字化档案管理过程中，数字化技术还有待推广。基于此，本文从事业单位数字化档案管理的现状与意义进行分析，并提出几个方面的措施，希望能够为事业单位的档案管理人员提供参考。

关键词：事业单位;数字化;档案管理;优化对策

随着信息化时代的到来，不管是工作还是生活都与数字化技术有着直接的关系。利用先进的办公设备与科技技术，能够不断提升工作效率，还能够保证工作质量。所以，事业单位的档案管理应当从传统的纸质管理变成数字化管控模式。通过建立完善的数据库，对资源进行优化配置，还能够解决档案的安全性不高的问题。在完善数字化管控系统的基础上，构建高素质的人才队伍，加强对全过程的管控，促进事业单位的健康长远发展。但是，从我国当前事业单位档案管理情况来看，依然存在一定的不足与问题，缺乏较大的安全保密性以及规范性，为实现档案管理数字化以及信息化目标奠定良好基础，进一步提高档案管理利用率，最终推动我国事业单位更加快速持续的发展进步。

1 事业单位数字化档案管理的现状与意义

1.1 提升单位的经济效益

由于事业单位内部的信息量越来越大，需要进行管理的档案也越来越多。传统的档案管理模式下，数据的档案与管理工作变得越来越复杂，容易造成工作质量与效率低下的问题，对单位的社会形象产生了直接的影响[1]。另外，事业单位与数字化模式脱轨，需要大量的使用纸张，导致了资源的浪费，而工作量的加大也需要更多的人力投入，导致成本增加。因此，实现档案的信息化管理，不仅能节约资源的支出，还能够有效提高工作效率，将经费投入到实处。

1.2 提高工作效率

档案的收集需要消耗掉更多的人力、财力与物力，信息的准确性也不够高。档案的管理与归纳工作则需要投入更多的精力。如果在工作中出现错误的话，就表示需要消耗更多的时间弥补，不仅工作效率低下，也会影响工作人员的积极性。档案的查询工作更加复杂，由于档案大多会以纸质的形式进行保存，除了会占用更多的场地之外，工作人员查询档案十分困难，有的档案可能会由于存储不当导致丢失与损毁。

1.3 进一步提高档案利用率

现阶段，科学技术的快速发展，日常工作以及学习过程中更加广泛的应用档案信息，大部分社会活动的开展都同档案活动之间具有密切关联。如果在此过程中，使用传统档案管理方式，就会很大程度上浪费人力以及物力资源，并不利于档案管理效率的提高，而且在此过程中发，档案管理方式也具有一定复杂性，不利于档案管理工作的开展。而采用数字化档案管理方法，则可以便于用户将数据信息存储到计算机当中，当人们使用档案时，就可以通过计算机技术的利用，上网查阅相关数据档案信息，具有较大的便利性。在此过程中，事业单位相关工作人员为群众调取档案信息时，仅仅需要群众提供基本信息，就能够及时调取到相应的信息内容，不需要在浪费人力查找信息内容，进一步提高了档案利用效率。

2 事业单位数字化档案管理的优化对策

2.1 创新现代化数字档案管理系统，实现与办公系统的衔接

基于新时代背景下，网络信息化技术的广泛运用，给事业单位的数字化档案管理提供了许多方便之处，对人们的日常工作产生的直接的影响，属于未来档案管理的趋势。事业单位在开展数字化档案管理工作的時候，逐步开展了综合性的管理，因为其中涉及的内容比较多，因此，事业单位通过建立完善的数字化管理系统，结合单位的实际情况，创建现代化的数字档案系统，对档案与系统进行严格的处理，逐步营造出良好环境，促进事业单位后续工作的顺利开展。另外，为了保证数字化档案管理工作的顺利开展，就要加强办公系统与档案管理之间的衔接。在进行方案设计的过程中，增加与资料相关的查询功能，还要搭建良好的衔接基础，结合数字化档案的实际情况，制定完善的归档管理制度。由于事业单位的档案具有一定的特殊性，大都是需要进行保密的，仅仅是有一小部分是需要公开的[2]。因此在事业单位的档案管理工作中，利用有效的措施保证信息资源的完整性，将档案管理的价值体现出来。最后，在融入软件方面需要选择有多级权限与密码管理的控制手段，避免出现数据丢失或是被破坏的问题，进而在一定程度上保证数据的完整性与安全性。

2.2 提高档案的利用率，降低管理成本的支出

就传统的事业单位档案管理工作进行分析，大部分单位都沿用了粗放型的管理模式，也就是说配备了专门的档案工作人员，还更新了档案管理软硬件的设备，增加了财政的预算工作，将其作为基础的解决方式。但是这种解决方案会导致单位的档案管理工作成本大幅度增加。利用现代化的信息技术转存到电脑当中，利用数字化管控的优势，不仅能有效的节约大量的成本支出，还能够转变为机读档案，使管理者查阅资料也比较方便，进而避免了资源的浪费与消耗问题。数字化档案管理利用扫描、录入等技术，将重要的信息档案进行归集，并尽快的提供与利用。在事业单位的发展中，档案资料的应用十分广泛与及时，岗位的调动与安排都需要准确的档案信息[3]。而数据库能够提供更加准确的数据信息，还能够为领导的经营决策提供依据。采取数字化管理的大平台，真正突破空间与时间的限制，有效提高了工作效率。

2.3 完善档案管理安全保证制度，构建高素质人才队伍

不管是对于员工的信息还是组织的信息，都有一定的保密要求。如果出现了信息资料泄露的问题，就可能会被不法分子所利用，为档案的拥有者带来许多不便之处。因此，事业单位要建立健全的档案管理安全保密制度，对不同级别的档案采取不同的保管方式，使用的权限也要有明确的规定，才能够保证事业单位档案信息的安全性。在开展日常工作时，事业单位的相关工作人员要本着严谨的态度，需要使用的时候才能够打开需要的信息，使用完毕要将数据库关闭。单位还要配备安保人员，对重要的资料保存场所进行保护。另外，事业单位还要采取多元化的方式，不断提升员工的综合能力，以不断提高工质量。通过定期开展考核与培训工作的方式，掌握更多的工作技巧。在提升员工服务意识的基础上，使其能够意识到数字化档案管理的重要意义。创新管理方法的思想，积极的学习先进的基础与理念，实现数字化档案管理的优化。

3 结束语

总而言之，在现代社会的发展中信息化技术得到了广泛的运用，使事业单位的档案管理需要走上数字化的道路，不但提高管理质量与效率。从信息化管理、采集与服务等功能的转变，进而不断提升工作人员的综合能力。通过树立正确的科学化的管理机制，使档案管理人员能够更加积极的投入到工作中。采取规范性的管理目标，合理融入信息化技术，避免出现信息丢失的问题。在加快事业单位档案管理现代化步伐的基础上，推动单位的战略性发展。

参考文献

[1]夏巍.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].科技创新导报，2018，v.15;No.437（05）：224+226.

[2]刘雨，王中菲.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及应对措施[J].长江丛刊，2017（3）：152-152.

[3]张其龙.新时期事业单位档案管理工作的优化措施分析[J].办公室业务，2018，No.293（12）：122.