韩冬丽

摘要：通过分析基层档案的形成与特点，结合实际情况和基层档案管理存在的问题，从宣传力度、业务培训、完善机制、信息化建设以及管理经费这几方面提出促进社区档案管理工作的可行性建议。更好地利用信息技术手段，提高基层档案管理的效率，为实现中国档案事业的发展奠定良好的基础，确保基层档案管理工作能够顺利开展。

关键词：基层档案 形成与特点 建议

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1009—5349（2019）20—0143—02

档案管理作为当前服务于社区管理工作的一项重要内容，其重要性不言而喻。面对档案管理工作的特点，如何加强档案管理工作是需要考虑的一个问题。以下将对此作简单分析。

一、基层档案的形成与特点

1.内容复杂

社区尽管范围不大，但作为服务于人民的一个组织体系，其中几乎包括了人们生活所需要的一切基本设施。社区档案不仅有书面材料，还包含了历年来的奖项信息以及住房等琐碎信息内容。因此，各类档案的管理无疑是工作人员面对的一个挑战。

2.档案工作人员缺乏专业意识

档案工作人员缺乏专业意识是基层档案管理中存在的主要问题之一。在很多情况下，档案工作人员自身的意识和工作意识不强，导致基层档案管理出现许多问题，直接影响着他们的工作效率。

3.社区档案覆盖面广

作为一个强大的组织系统，社区有责任与社会各界保持密切关系。包括社区居民委员会或业主委员、当地党组织、民政、公安、司法、文化、卫生、社会保障、教育等部门。此外，社区是各种各样的人的家园，从普通百姓到名人商贾，发生在他们身上的事件有时会成为其档案的一部分。而上级政府发布的有关文件和资料，包括党建、居民自治、社区服务、综合治理、环境卫生、文化教育，等等，社区都要进行归档和保存，因此社区档案管理工作范围很广。

4.档案形成周期差异较大

社区的逐步发展促使社区档案一步步建成，社區的形成是一个长期而又漫长的过程，这其中包括了很多个复杂的步骤。有关社会保障等基础服务体系方面的建成时间与发展进度相对较为缓慢，而档案方面的信息材料的搜集与储存工作相对比较迅速。因此，档案工作人员须跟随社会发展的步伐，及时整理与搜集相关档案材料，协调好发展阶段与发展周期不一致的部分，保证档案的完整和准确，建立更为全面、准确的档案数据库。

二、促进社区档案管理工作的建议

1.宣传力度要加大

要通过改变相关领导的观念和态度，改变目前档案管理工作被忽视的状态。只有从源头得到根本的重视和理解，才能调动基层工作人员的积极性。社区工作者应利用所有可用的资源来加强社区宣传，让人们意识到档案管理工作的紧迫性与重要性，真正实现思想上的自觉。应整合现代管理意识，建立日常工作的规章制度，严格要求档案工作人员依法管理，明确档案管理的重要性，创建良好的工作氛围，有效改善基层档案管理的工作效率。因此，结合实际工作整合现代管理控制意识，明确档案管理的重要性，可以在一定程度上促进档案管理工作的发展。

2.开展业务培训，提高专业素质

很大一部分社区档案工作者，并没有受过专业培训，因此，有必要对档案管理工作人员定期培训，提高专业素质，调动工作热情，提升管理能力。建立档案这一项工作有着重要的意义，更利于专业人才的培养和新社区的发展。在基层单位的日常管理中，提高档案管理队伍的素质，提高档案管理工作的效率，也是彻底解决存在问题的有效对策之一。结合基层档案管理中存在的问题，积极完善档案管理方案，及时发现档案管理工作中的漏洞，对于推进基层档案管理工作，有着很大的促进作用。

3.完善相关机制

为了使社区档案的管理得到更好、更高效的发展，居委会应完善和社区档案管理机制。这一机制必须突破传统的档案管理模式，在发展的思路上创新，走一条与从前不同的发展道路。传统的档案管理工作，几乎所有的信息都要通过费事费力的手工操作进行整理和搜集，这样整理出来的档案很容易出现缺页、数据缺失以及编码错乱等情况。如今，科技发展迅速，大部分与数据相关的工作都由计算机技术所操控，同样，社区的档案管理工作可以尝试应用新的技术。尤其是有关大规模的数据处理方面，对社区档案的管理有很大的帮助，既节省了人力、财力，又提高了工作效率，并发挥出档案的价值。社区在档案工作方面也应该改变态度，档案的储存目的在于更方便地使用，而不是在于档案的数量有多么庞大，因此要不断建立更完善的机制，充分发挥档案的使用价值，使档案管理工作能够扬长避短，与时俱进。

4.加强信息化建设进程，完善档案管理基础设施

在实际工作过程中，为了使基层档案管理的有效性不被削弱，加强信息化建设，完善档案管理基础设施，是重要的发展对策之一。同时，要强调基层档案管理的重要性，加强基层档案管理人员的工作意识，逐步提高工作效率。此外，要鼓励员工提出问题，并及时给出解决方案。

5.增加档案管理经费

充足的资金是做好档案管理的前提。有了足够的资金，可以进购大量的基础设施设备进行档案管理，有利于更好地保存和保护文件。同时，还可以利用这些资金为档案工作者定期安排培训课程，提高档案工作团队的专业素质，培养一批专业的档案工作者，促进社区档案管理的长远发展。

三、结语

社区基层档案在城市发展建设的工作中逐渐形成，并对社区今后的发展有着不可估量的推动作用。管理好以及利用好社区基层的档案信息，对于提升社区的规范化管理，完善社区基层的各项服务工作，保障社区工作良好的发展态势，促进国家城市的精神文明与物质文明建设具有非常重要的意义。

责任编辑：孙瑶